18. Рабочее место секретаря. Санитарно-гигиенические требования к рабочему месту секретаря.

Рабочее место секретаря – зона, в которой секретарь выполняет свои обязанности, оснащенная необходимыми средствами.

Организация рабочего места – это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению.

Общая площадь приемной, где находится секретарь должна быть в пределах 12-18 м². (Не менее 4 м² на человека, 6 м² в полный рабочий день).

Приемная – помещение, слитное с кабинетом руководителя, где располагается рабочее место секретаря.

Условно приемную можно разделить на 3 части:

1 – основная. В ней находятся рабочий стол с приставками и необходимой оргтехникой.

2 – зона обслуживания посетителей. В ней находится диван (журнальный столик), кресло, шкаф, стулья, телевизор и т.д.

3 – вспомогательная зона. В ней находятся шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д.

Секретарь должен сделать все необходимое, чтобы посетитель чувствовал себя удобно и комфортно.

Секретарь должен располагаться так, чтобы встречать посетителей сидя к ним лицом, а не спиной.

Санитарно-гигиенические требования к рабочему месту секретаря

Санитарно-гигиенические факторы характеризует микроклимат помещения:

• t воздуха 20-22°С,

• влажность 40-60%,

• номинальная освещенность 300 люкс

• допустимый уровень шума – 50 Дцбел

• озеленение

• влажная уборка

Норма площади на одно рабочее место пользователя ПК должна быть 4,5 м² , если продолжительность рабочего дня составляет до 4 м² и 6 м² при условии продолжительности рабочего дня до 8 часов.

ФАКТОРЫ РАБОТЫ (условия труда)

• Технические факторы (Отображает уровень автоматизации и механизации производственных процессов)

• Психологические факторы (Атмосфера между сотрудниками, мелкие подарки, микроклимат)

• Психофизические факторы (Отражают напряженность и тяжесть труда, взаимоотношения работающих друг с другом)

• Социально – бытовые факторы (Общая культура производства, порядок на рабочем месте, озеленение территории)

• Эстетические факторы (Отражает соответствие эстетических потребностей человека и реализуемые в художественно-конструкторских решениях рабочего места)

19. Этикет служебных взаимоотношений «секретарь-сотрудиники».

С первого дня вашей работы в офисе установите контакт не только с руководителем, но и с сотрудниками.

После того как шеф представил вас, знакомьтесь с сотрудниками, запишите или запомните их имена-отчества. Имя человека – для него самое важное слово на свете!

Постарайтесь выяснить «кто есть кто», чтобы невольно не попасть в немилость к тому, кто имеет большое влияние на вашего начальника, хотя, может быть, и не занимает высокий пост.

Секретарь – стержневое звено «команды». У нее устанавливаются и в дальнейшем поддерживаются контакты не только с ближайшим окружением, но и с большинством служащих. Поэтому она должна служить образцом, эталоном хороших манер, а хорошие манеры служат залогом слаженной «командной игры» всего персонала офиса.

Вежливым и внимательным следует быть со всеми сотрудниками, даже теми, кто сегодня в немилости. Именно секретарю приходится сообщать сотрудникам «волеизъявление» начальника, далеко не всегда приятное. В таких ситуациях нужно быть деликатным и сохранять нейтральную позицию, доводя до сотрудников негативную информацию. Вам помогут фразы: «Мне очень жаль, но….», «К сожалению, я должна вам сообщить…»

В практике секретарской работы нередки случаи, когда секретарю приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителями и сотрудниками. Здесь многое зависит от профессионализма и гибкости поведения секретаря в сложных ситуациях, умения владеть своими эмоциями, от искусства ведения деловой беседы.

Иногда возмущенный или обиженный сотрудник выплескивает весь негатив не на руководителя, а на секретаря, настаивает наличном разговоре с начальником, и немедленно. Нужно быть к этому готовым и уметь сказать «нет», но вполне корректно: «К сожалению, сейчас трудно что-либо изменить…», «Возможно, в чем-то вы правы, но…», «Очень жаль, но время упущено…».

Если коллеги по работе приходят к вам за советом по личным вопросам, значит, у вас очень хорошие отношения с ними, более того, они ценят ваше мнение и доверяют вам. Когда вам говорят о своих бедах, имейте терпение и выслушивайте коллег до конца, даже если проблема вам кажется нелепой и смешной. Ведь для того, кто к вам пришел с ней, она очень важна.

Правила деловых отношений с сослуживцами

1. искренне интересуйтесь другими людьми;

2. если Вы хотите воздействовать на них, не вызывая чувства обиды, начинайте с похвалы и искреннего признания их достоинств;

3. указывайте на ошибки других не прямо, а косвенно;

4. говорите о том, что интересует Ваших собеседников, и умейте внимательно их слушать;

5. внушайте Вашим собеседникам сознание их значимости и делайте это искренне, создайте людям хорошую репутацию, которую они будут стараться поддерживать;

6. сначала говорите о собственных ошибках, а затем критикуйте сослуживцев;

7. добивайтесь того, чтобы люди были готовы сделать то, что Вы предложите;

8. научитесь помогать людям, делая это ненавязчиво, но в то же время так, чтобы было понятно – Вы оказываете им любезность

9. будьте пунктуальны и не забывайте о своих обязанностей и обещаниях сослуживцев.