- •Ответы по междисциплинарному экзамену По предмету «Секретарское дело»
- •Квалификационные требования, предъявляемые к секретарю (что должен знать и уметь секретарь).
- •Должностная инструкция секретаря: определение, права, обязанность, ответственность секретаря.
- •Организация и проведение совещаний. Документирование совещаний.
- •Организация приема посетителей. Планирование и подготовка приема посетителей. Виды приема посетителей.
- •Деловой имидж секретаря. Требования к внешнему виду.
- •Секретарь – первый помощник руководителя. Функции и задачи секретарской деятельности.
- •Трудоустройство секретаря. Собеседование, как технология трудоустройства.
- •Подготовка и организация деловых поездок (командировок) руководителя.
- •Работа секретаря с конфиденциальной информацией.
- •Основные эстетические требования к ведению телефонных переговоров.
- •Культура рабочего места секретаря. Аксессуары рабочего места.
- •Ступени квалификации секретаря, их основные функции.
- •Организация и проведение презентаций.
- •Профессиональные (деловые и личные) качества секретаря, их основные характеристики.
- •Трудоустройство секретаря. Правила оформления резюме.
- •Этапы телефонного разговора. Правила ведения телефонных переговоров.
- •Этикет служебных взаимоотношений «секретарь-руководитель».
- •Рабочее место секретаря. Санитарно-гигиенические требования к рабочему месту секретаря.
- •Этикет служебных взаимоотношений «секретарь-сотрудиники».
- •Планирование работы секретаря. Оптимальные ритм работы. Цикл рабочей недели.
- •Планирование и организация рабочего дня секретаря. Главные правила рабочего дня.
- •Организация приема посетителей. Этикетные правила приема посетителей. Приемы делегаций.
- •Секретарь – первый помощник руководителя. Основные направления секретарского дела.
- •Правила оформления и приема – передачи телефонограмм.
- •Ступени карьеры секретаря. Пути повышения квалификации.
- •Правила ведения деловой беседы.
- •Трудоустройство секретаря. Пути поиска решений.
Правила оформления и приема – передачи телефонограмм.
Телефонограмма – это документ по оперативным вопросам, который передается по телефону и записывается получателем. Телефонограммы используются при необходимости срочного оповещения о деловых встречах, совещаниях и т. п. и особенно о каких-либо изменениях в ранее запланированных мероприятиях.
С помощью телефонограммы передают несложные тексты, такие например как приглашения на совещания, заседания и т.д.
Тест должен быть в 1 экземпляре и не превышать 50 слов.
Если передается нескольким адресатам, к ней прикрепляется список организаций, которым ее направляют, телефон по которым она должна быть принята.
Оформляется 3 способами:
Оформление подобно письму;
Оформление на бланке;
Оформление в журнале для приема телефонограмм.
В журнал для приема телефонограмм входит:
Должность, Ф.И.О, номер тел. передававшего;
Должность, Ф.И.О, номер тел. принявшего;
Дата и номер телефонограммы;
Время передачи;
Текст телефонограммы;
Должность, Ф.И.О лица от имени которого передается телефонограмма.
Ступени карьеры секретаря. Пути повышения квалификации.
Основные функции и квалификационные требования к секретарю
-
Должность
Основные функции
Квалификационные требования (образование)
Секретарь-машинистка
- печатание документов;
- ведение документации;
- ответы на телефонные звонки;
- отправка и получение корреспонденции
- знание делопроизводства, ПК, оргтехники;
- владение машинописью на русском языке;
(среднее специальное профессиональное образование; курсы секретаря)
Секретарь офиса (отдела)
- просмотр почты;
- отбор необходимой корреспонденции;
- ведение документации;
- ответы на стандартные вопросы;
- индивидуальный подход к телефонным звонкам;
- контроль исполнения заданий;
- являться координатором и диспетчером организационной работы офиса (отдела)
- знание делопроизводства, ПК, оргтехники;
- владение машинописью с использованием русского языка;
(высшее образование; среднее специальное профессиональное образование; курсы секретаря)
Секретарь – референт
- самостоятельное составление писем;
- контроль исполнения документов и заданий;
- составление графика рабочего дня руководителя;
- обзор и подготовка информации для шефа;
- подготовка и обеспечение переговоров
- знание делопроизводства, ПК, оргтехники;
- владение скоростной машинописью на русском языке;
- владение иностранными языками;
- коммуникабельность;
(высшее образование; среднее специальное образование)
Референт
- обработка и распределение корреспонденции;
- реферирование информации;
- подготовка отчетов и статей для шефа;
- разработка перспективных направлений деятельности фирмы;
- участие в разработке стратегий и тактики работы;
- подчиняться руководителю и офис-менеджеру
- знание делопроизводства, ПК, оргтехники;
- владение скоростной машинописью на русском языке;
- свободное владение иностранными языками;
- коммуникабельность;
(высшее образование; окончание специальных секретарских школ или учебных центров)
Офис-менеджер, руководитель секретариата, ассистент руководителя
- обеспечение деятельности офиса;
- решение административных вопросов;
- внедрение новых форм организации работы;
- участие в разработке стратегий фирмы;
- представительские полномочия;
- подбор, руководительство и обучение подчиненного персонала
- знание делопроизводства, ПК, оргтехники;
- владение скоростной машинописью на русском языке;
- владение иностранными языками;
- коммуникабельность;
(высшее образование; среднее специальное образование; подготовка по профилю организации; стажировка за рубежом)