2. Организация приема посетителей. Планирование и подготовка приема посетителей. Виды приема посетителей.

Прием посетителей – это одна из важнейших функций секретаря.

Первое впечатление о фирме складывается по уровню организации приема.

Секретарь должен уметь встретить посетителей, быть любезным и приветливым, внимательным, предупредительным, доброжелательным, чтобы взаимодействовать с людьми, быть надежным посредником между руководителем и посетителями.

Виды приема гостей:

• Прием сотрудников по текущим вопросам;

• Прием сотрудников по личным вопросам;

• Прием командированных работников;

• Прием посетителей из других организаций (клиенты, деловые партнеры);

• Прием гостей, групп, делегаций (групповые визиты).

Обязанности секретаря при приеме посетителей:

1. Позаботиться о табличке «о приемных часах и днях»;

2. Вести учет посетителей и контролировать выполнение принимаемых в ходе приема решений;

3. Следить за очередностью приема и временем беседы, т.е. соблюдать регламент продолжительности посещения;

4. Производить предварительную запись на прием в журнале, делая соответствующую запись;

5. Секретарь должен хорошо знать структуру предприятия и обязанности руководящих сотрудников фирмы, чтобы перенаправить посетителя к ним для оперативного решения вопроса;

6. Не пропускать в кабинет руководителя посетителей без доклада, в верхней одежде, без предварительной записи;

7. Принимать все телефонные вызовы, и переадресовывать их заместителям руководителя;

8. В случае отмены приема посетителей, секретарь обязан известить посетителей об отмене и договориться, о назначении другого времени приема удобного для посетителя.

Сведения о посетителе, которые необходимы секретарю для записи на прием:

1. Ф.И.О. (имеется ли предварительная запись);

2. Должность, организация;

3. Цель визита;

4. Контактные номера.

2. Деловой имидж секретаря. Требования к внешнему виду.

Имидж складывается:

• Прическа

• Макияж

• Одежда

• Маникюр

• Обувь

• Аксессуары

Одежда секретаря должна быть элегантной, функциональной, безукоризненно чистой, в строгом выдержанном стиле не кричащих тонов.

Костюм должен быть удобным, практичным, хорошего качества, предпочтительно классического стиля.

Весь внешний вид должен быть тщательно продуман, опрятен и современен.

Главное правило: лучше недобор, чем перебор (в цветах, в аксессуарах, в парфюмерии, в поведении).

Блуза. В тон костюма, спокойных тонов, классического покроя, без глубокого декольте, без крупного яркого рисунка, не прозрачные.

Украшения. Средних размеров, не отвлекающих внимание, из 1 материала, создающие единый комплект (не более 8 аксессуаров).

Прическа. Волосы прибраны.

Макияж. Дневной, не яркий. Предпочтительно естественный.

Духи. Не приторные ароматы. Запах должен распространяться на расстояние вытянутой руки.

Обувь. Туфли. Высота каблука 4-5 см, желательно иметь 2-3 пары темных туфель, из натуральной кожи. Нельзя: блестящие, шпильки, босоножки. Максимальная высота каблука 8 см.

Маникюр. Френч, длина средняя, оттенки не яркие.