- •Ответы по междисциплинарному экзамену По предмету «Секретарское дело»
- •Квалификационные требования, предъявляемые к секретарю (что должен знать и уметь секретарь).
- •Должностная инструкция секретаря: определение, права, обязанность, ответственность секретаря.
- •Организация и проведение совещаний. Документирование совещаний.
- •Организация приема посетителей. Планирование и подготовка приема посетителей. Виды приема посетителей.
- •Деловой имидж секретаря. Требования к внешнему виду.
- •Секретарь – первый помощник руководителя. Функции и задачи секретарской деятельности.
- •Трудоустройство секретаря. Собеседование, как технология трудоустройства.
- •Подготовка и организация деловых поездок (командировок) руководителя.
- •Работа секретаря с конфиденциальной информацией.
- •Основные эстетические требования к ведению телефонных переговоров.
- •Культура рабочего места секретаря. Аксессуары рабочего места.
- •Ступени квалификации секретаря, их основные функции.
- •Организация и проведение презентаций.
- •Профессиональные (деловые и личные) качества секретаря, их основные характеристики.
- •Трудоустройство секретаря. Правила оформления резюме.
- •Этапы телефонного разговора. Правила ведения телефонных переговоров.
- •Этикет служебных взаимоотношений «секретарь-руководитель».
- •Рабочее место секретаря. Санитарно-гигиенические требования к рабочему месту секретаря.
- •Этикет служебных взаимоотношений «секретарь-сотрудиники».
- •Планирование работы секретаря. Оптимальные ритм работы. Цикл рабочей недели.
- •Планирование и организация рабочего дня секретаря. Главные правила рабочего дня.
- •Организация приема посетителей. Этикетные правила приема посетителей. Приемы делегаций.
- •Секретарь – первый помощник руководителя. Основные направления секретарского дела.
- •Правила оформления и приема – передачи телефонограмм.
- •Ступени карьеры секретаря. Пути повышения квалификации.
- •Правила ведения деловой беседы.
- •Трудоустройство секретаря. Пути поиска решений.
Организация и проведение презентаций.
Презентация – это общественное представление чего-либо нового, недавно появившегося.
Презентатор – лицо, передающее сообщение, выступающий с устной презентацией перед аудиторией.
Презентация должна быть (желательно) до 50 человек. Хорошо продумана и спланирована. Чтобы презентация была успешной, она должна быть интересной по содержанию, оригинальной по форме, яркой, запоминающейся, побуждающей к активным действиям.
Цели презентации:
Продвинуть продукцию и услуги фирмы;
Расширить интересы, обогатить программу;
Распространять информацию среди широкой публики;
Повысить узнаваемость имени или названия продукции;
Найти пути и возможности воздействовать на потенциальных клиентов, избирателей.
Убедить присутствующих действовать в нужном направлении:
- поддержать новую идею, предложение
- одобрить предлагаемый продукт
- проголосовать за кандидата
- подписаться на периодическое издание
Предварительная подготовка презентации включает в себя:
Определение целей презентации;
Определение времени проведения;
Выбор и подготовка места проведения;
Составление списка приглашенных, оформление и рассылка приглашенных;
Составление схемы и порядка проведения;
Подготовка информации, материала;
Подбор рекламных подарков, сувениров.
Презентация может проходить в течение 1,5 – 2 часов. Начинать лучше с 15:00 или 16:00, а после организовывать фуршет.
Профессиональные (деловые и личные) качества секретаря, их основные характеристики.
Деловые качества |
Основные характеристики |
Профессиональные навыки |
- высокий уровень базового образования; - умение работать с ПК; - хорошее знание русского языка и иностранных языков; - скоростная и грамотная машинопись; - отличное знание офисного оборудования; |
Организаторские качества |
- умение организовывать свою работу и работу офиса; - способность выполнять одновременно несколько заданий; - рациональное ведение делопроизводства; - умение организовывать приемы, презентации, поездки руководителя; |
Ответственность и надежность |
- умение нести ответственность за поручения, данные руководителя; |
Инициативность и творчество |
- умение принимать самостоятельные решения в рамках своих полномочий, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу; |
Пунктуальность, исполнительность |
- своевременное и точное исполнение поручений и документов; - своевременная информация о встречах, переговорах, совещаниях; |
Преданность организации, умение хранить конфиденциальную информацию |
- чувство сопричастности ко всем делам фирмы; - направленность всей работы на процветание фирмы; - умение проявлять такт и осторожность; - не разглашать сведения конфиденциального характера; |
Личные качества |
|
Коммуникабельность и артистизм |
- умение легко устанавливать контакты с самыми разными людьми; - умение не терять самообладание в самых неожиданных ситуациях; |
Внешний вид |
- гармоничное сочетание привлекательности и строгого стиля; - элегантность; |
Доброжелательность |
- вежливость и любезность; - создание психологического комфорта в офисе; |
Любознательность, новаторство |
- желание повышать уровень знаний; - интересоваться новинками специальной литературы и с целью использования их на практике |