- •Ответы по междисциплинарному экзамену По предмету «Секретарское дело»
- •Квалификационные требования, предъявляемые к секретарю (что должен знать и уметь секретарь).
- •Должностная инструкция секретаря: определение, права, обязанность, ответственность секретаря.
- •Организация и проведение совещаний. Документирование совещаний.
- •Организация приема посетителей. Планирование и подготовка приема посетителей. Виды приема посетителей.
- •Деловой имидж секретаря. Требования к внешнему виду.
- •Секретарь – первый помощник руководителя. Функции и задачи секретарской деятельности.
- •Трудоустройство секретаря. Собеседование, как технология трудоустройства.
- •Подготовка и организация деловых поездок (командировок) руководителя.
- •Работа секретаря с конфиденциальной информацией.
- •Основные эстетические требования к ведению телефонных переговоров.
- •Культура рабочего места секретаря. Аксессуары рабочего места.
- •Ступени квалификации секретаря, их основные функции.
- •Организация и проведение презентаций.
- •Профессиональные (деловые и личные) качества секретаря, их основные характеристики.
- •Трудоустройство секретаря. Правила оформления резюме.
- •Этапы телефонного разговора. Правила ведения телефонных переговоров.
- •Этикет служебных взаимоотношений «секретарь-руководитель».
- •Рабочее место секретаря. Санитарно-гигиенические требования к рабочему месту секретаря.
- •Этикет служебных взаимоотношений «секретарь-сотрудиники».
- •Планирование работы секретаря. Оптимальные ритм работы. Цикл рабочей недели.
- •Планирование и организация рабочего дня секретаря. Главные правила рабочего дня.
- •Организация приема посетителей. Этикетные правила приема посетителей. Приемы делегаций.
- •Секретарь – первый помощник руководителя. Основные направления секретарского дела.
- •Правила оформления и приема – передачи телефонограмм.
- •Ступени карьеры секретаря. Пути повышения квалификации.
- •Правила ведения деловой беседы.
- •Трудоустройство секретаря. Пути поиска решений.
Планирование работы секретаря. Оптимальные ритм работы. Цикл рабочей недели.
Важнейшая задача секретаря – это разгрузка руководителя, помощь ему в рациональном распределении времени, освободить руководителя от технической работы.
План рабочего дня секретаря зависит от плана рабочего дня руководителя.
Важный атрибут в работе секретаря – ежедневник.
Ежедневное;
Еженедельное;
Ежемесячное:
Квартальное;
Ежегодное.
День должен быть организован так, чтобы в течение дня помогать руководителю, информировать его о чем либо лучше заранее за час, а если мероприятие важное то и за день. Это возможно в тех случаях, когда планы секретаря координируются и согласовываются с планами руководителя.
Выполнение дел по их срочности:
Важные дела
Срочние дела
Менее важные дела
Менее срочнее дела
Текущие дела
Планирование и организация рабочего дня секретаря. Главные правила рабочего дня.
Важнейшая задача секретаря – это разгрузка руководителя, помощь ему в рациональном распределении времени, освободить руководителя от технической работы.
План рабочего дня секретаря зависит от плана рабочего дня руководителя.
Важный атрибут в работе секретаря – ежедневник.
Ежедневное;
Еженедельное;
Ежемесячное:
Квартальное;
Ежегодное.
Планирование необходимо осуществлять на день, неделю, квартал и т.д.
Повторяющуюся работу ставьте на одно и тоже время.
День должен быть организован так, чтобы в течение дня помогать руководителю, информировать его о чем либо лучше заранее за час, а если мероприятие важное то и за день. Это возможно в тех случаях, когда планы секретаря координируются и согласовываются с планами руководителя.
Оптимальный ритм работы
Наиболее благоприятное время для выполнения заданий с 10 по 12 и с 14 по 17 часов.
Понедельник – день вхождения в рабочий ритм, Вторник, Среда, Четверг – наиболее продуктивные дни, Пятница – накапливается усталость, посещают мысли об отдыхе.
Поэтому важные дела (встречи, переговоры) лучше назначать на середину недели. Секретарю при планировании для лучше согласовываться с руководителем (подписание документов, прием сотрудников и т.д.).
Цели и преимущества планирования
Достижение целей;
Соблюдение сроков исполнения;
Экономия рабочего времени;
Отсутствие забывчивости;
Создание резерва времени;
Повышение эффективности труда;
Снятие стресса.
Выполнение дел по их срочности:
Важные дела
Срочние дела
Менее важные дела
Менее срочнее дела
Текущие дела
Организация приема посетителей. Этикетные правила приема посетителей. Приемы делегаций.
Посетитель приемной может оказаться клиентом фирмы, и от того, как он будет принят, зависит впечатление о фирме, так что встречайте любезно и доброжелательно каждого посетителя.
Для того чтобы определить, к кому направить посетителя, секретарь должен знать структуру фирмы, функциональные обязанности начальников отделов и специалистов предприятия и т. п.
Если руководитель готов принять посетителя, то секретарь приглашает посетителя войти. Можно доложить шефу о приходе посетителя по связи и, получив согласие на прием, предложить посетителю пройти в кабинет.
В каждой организации существует круг лиц, которые имеют доступ к руководителю в любое время, вы должны их знать и беспрепятственно пропускать к шефу.
Если руководитель не может принять посетителя в данный момент, следует сообщить ему дату и время, когда его примут.
Для приема сотрудников организации по текущим вопросам желательно иметь установленные для этого часы и дни – первое условие рационального планирования рабочего дня руководителя. Секретарь должен довести часы приема по текущим вопросам до сведения всех сотрудников организации. К сотрудникам, пришедшим на прием, надо обращаться по имени и отчеству.
Прием сотрудников по личным вопросам. Личным вопросом считается вопрос, касающийся интересов, отношений, частной жизни отдельного сотрудника и решаемый руководителем за счет использования ресурсов организации.
Решение личных вопросов сотрудников руководитель осуществляет в той мере, в какой это способствует мотивации, т. е. процессу стимулирования сотрудников на деятельность, направленную на достижение общих целей организации. По личным вопросам руководитель принимает всех сотрудников организации, вне зависимости от их должностных рангов.