- •Ответы по междисциплинарному экзамену По предмету «Секретарское дело»
- •Квалификационные требования, предъявляемые к секретарю (что должен знать и уметь секретарь).
- •Должностная инструкция секретаря: определение, права, обязанность, ответственность секретаря.
- •Организация и проведение совещаний. Документирование совещаний.
- •Организация приема посетителей. Планирование и подготовка приема посетителей. Виды приема посетителей.
- •Деловой имидж секретаря. Требования к внешнему виду.
- •Секретарь – первый помощник руководителя. Функции и задачи секретарской деятельности.
- •Трудоустройство секретаря. Собеседование, как технология трудоустройства.
- •Подготовка и организация деловых поездок (командировок) руководителя.
- •Работа секретаря с конфиденциальной информацией.
- •Основные эстетические требования к ведению телефонных переговоров.
- •Культура рабочего места секретаря. Аксессуары рабочего места.
- •Ступени квалификации секретаря, их основные функции.
- •Организация и проведение презентаций.
- •Профессиональные (деловые и личные) качества секретаря, их основные характеристики.
- •Трудоустройство секретаря. Правила оформления резюме.
- •Этапы телефонного разговора. Правила ведения телефонных переговоров.
- •Этикет служебных взаимоотношений «секретарь-руководитель».
- •Рабочее место секретаря. Санитарно-гигиенические требования к рабочему месту секретаря.
- •Этикет служебных взаимоотношений «секретарь-сотрудиники».
- •Планирование работы секретаря. Оптимальные ритм работы. Цикл рабочей недели.
- •Планирование и организация рабочего дня секретаря. Главные правила рабочего дня.
- •Организация приема посетителей. Этикетные правила приема посетителей. Приемы делегаций.
- •Секретарь – первый помощник руководителя. Основные направления секретарского дела.
- •Правила оформления и приема – передачи телефонограмм.
- •Ступени карьеры секретаря. Пути повышения квалификации.
- •Правила ведения деловой беседы.
- •Трудоустройство секретаря. Пути поиска решений.
Правила ведения деловой беседы.
Под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.
Посредством деловой беседы реализуется стремление одного человека или группы людей к действию, которое изменит хотя бы одну из сторон какой-либо ситуации или установит новые отношения между участниками беседы. В мире бизнеса или политики деловые беседы представляют собой устный контакт между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия со стороны своих организаций или стран для их проведения и разрешения конкретных проблем.
Деловые беседы направлены на реализацию следующих функций:
поиск новых направлений и начало перспективных мероприятий;
обмен информацией;
контроль начатых мероприятий;
взаимное общение работников из одной деловой среды;
поиски и оперативная разработка рабочих идей и замыслов;
поддержание деловых контактов на уровне предприятий, фирм, отраслей, стран.
Трудоустройство секретаря. Пути поиска решений.
Критерии влияющие на получение работы
Внешний вид (данные);
Вежливость, воспитанность, доброжелательность, культура речи;
Образование, опыт работы, квалификация;
Профессиональные навыки;
Медицинские характеристики;
Возраст;
Портфолио;
Семейное положение;
Пунктуальность, ответственность, коммуникабельность, самостоятельность, целеустремленность, организованность, ценить время и правильно его распределять;
Интерес к данной организации, наличие сведений о компании;
Умение принимать и реагировать на критику (уравновешенность).
Что может помешать продвижению по службе молодым специалистам
Отсутствие жизненного опыта и опыта работы;
Неорганизованность, безответственность;
Неготовность проявлять инициативу;
Неготовность принимать самостоятельные решения;
Неадекватная самооценка;
Нежелание брать на себя ответственность;
Психологические проблемы в общении;
Неготовность к интенсивному труду
Прием и оформление командированных работников.
Процветание фирмы, ее успех зависят от Вашего умения принять клиента (посетителя). Для этого необходимо:
Увидев посетителя, отложить все дела, встать и поприветствовать вошедшего;
Установить причину посещения;
Зарегистрировать посетителя в специальном журнале;
Предупредить руководителя о посетителе;
Быть радушной и гостеприимной.
Организуя прием командированных работников, секретарь должен узнать согласовано ли посещение заранее, выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель.
Секретарь отмечает командировочное удостоверение, при необходимости помогает в размещении в гостинице, организует встречу с нужными людьми.
Если на прием прибыла делегация, то секретарю следует позаботиться заранее о выделении сотрудника, который будет сопровождать ее.