36. Основні вимоги до написання доповідних записок. Зразок

Доповідна записка - це документ, адресований керів­никові структурного підрозділу, установи, вищої організації, у якому викладається інформація про факти, події, ситуацію, що склалася, виконану роботу тощо, а також наводяться свої висновки й пропозиції.

Доповідна записка складається з таких реквізитів:

1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі зліва).

2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).

3. Назва документа.

4. Дата.

5. Номер.

6. Заголовок (Про…).

7. Текст.

8. Посада адресанта.

9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Деякі реквізити в доповідних записках як внутріш­ніх документах досить часто не пишуться (структурний підрозділ, звідки надійшов документ, номер, заголо­вок).

Приклад доповідної записки

Кафедра української мови                                                                     Деканові факультету

психології Тарасову Г. Д.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА № 34-12/243 25.03.2006 р.

Про введення курсу української мови.

Практичні заняття з правопису української мови в межах курсу «Ділова українська мова» (10 – 12 годин) не дають змоги радикально змінити ситуацію на краще.

З метою поліпшення мовної підготовки студентів прошу включити в навчальний план на 2006 – 2007 навчальний рік курс сучасної української літературної мови (36 годин аудиторних занять)

Завідувач кафедрою

української мови                                                          (підпис)                                       М.С.Сіверко

37. Основні вимоги до написання пояснювальних записок. Зразок

Пояснювальна записка — це документ, в якому- особа викладає причини якихось подій, фактів, допущених нею порушень;- міститься додаток чи доповнення до основного до¬кумента, в якому пояснюється зміст окремих йо¬го положень Пояснювальні записки можуть бути службовими (відтворюються, як правило, на бланках) й особис¬тими (відтворюються на аркушах паперу за підписом автора).

Службова пояснювальна записка містить такі рекві¬зити:1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі ліворуч).2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).3. Назва документа.4. Дата.5. Номер.6. Заголовок (Про…).7. Текст.8. Посада адресанта.9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Особисті пояснювальні записки часто пишуться з такими реквізитами:1. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали).2. Адресант (посада, установа, прізвище, ініціали).3. Назва документа.4. Текст.5. Дата.6. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Приклад особистої пояснювальної записки

Деканові факультету іноземних

мов ЛДУ проф. Дацишину А.П.

студента курсу факультету

іноземних мов гр. 11-АМ

Чернавського Олега Вікторовича

Пояснювальна записка

Я не відвідував заняття з 24.10 до 28.10.2008 р. у зв’язку з перебуванням у лікарні за місцем проживання батьків. Довідка додається.

29.10.2008 р. (підпис) О.В. Чернавський