33. Загальна характеристика інформаційних документів.

довідково-інформаційні документи - У них міститься інформація про фактичний стан справ в установі, організації, на підприємстві, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Інформація, що міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Довідково-інформаційні документи не містять доручень, не зобов'язують їх виконувати, як розпорядчі документи, а повідомляють дані, на підставі яких приймаються відповідне рішення, тобто ініціюють управлінське рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу.

Особливість цих документів полягає в тому, що вони направляються знизу вверх по системі управління: від працівника до керівника структурного підрозділу, від керівника структурного підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації до вищої.

До довідково-інформаційної документації відносяться такі види документів:

o акти; протоколи; o довідки; o службові листи; o пояснювальні та доповідні записки; o плани і графіки; o відгуки та рецензії.

34. Звт та його реквізити. Зразок

Звіт- документ, у якому письмово повідомляють про виконання якоїсь разової або тривалої роботи, про певні аспекти чи комплекс діяльності установи, підприємства, організації, їх структурних підрозділів за точно визначений період часу.

Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом бланках, текстові — на звичайному папері.

Реквізити:

• Назва виду документа.(ЗВІТ)

• Вказівка на період за який звітують, Заголовок (вказуються установа, напрям діяльності, звітний період).

• Назва установи, організації, про роботу яких звітують

• Текст, який має такі частини:

  • вступ (вказуються завдання, які було поставлено перед установою за звітний період);

  • основна частина (опис та аналіз виконаної роботи);

  • висновки (пропозиції, зауваження, перспективи на майбутнє).

• Підпис керівника установи або особи відповідальної за складання звіту.

• Гриф затвердження(якщо необхідно)

• Дата складання.

• Печатка.

Звіт Про педагогічну практику з 12.02.2003 по 12.03.2003 Студентки філологічного факультету Мандрики Н. Й. Педагогічну практику проходила у СШ № 34 м. Львова. У школі було створено належні умови для проходження практики.

За час практики провела 14 контрольних уроків з мови та літератури.

Практика в школі допомогла здобути практичні уміння і навички: проводити уроки різних типів, перевіряти будь-які види письмових робіт, планувати роботу з розвитку мовлення, виготовляти дидактичний матеріал для уроків. Педагогічна практика поглибила і закріпила знання, здобуті в університеті, з фахових і психолого-педагогічних дисциплін, виробила вміння проводити навчально-виховну роботу з дітьми середнього шкільного віку, випробувати себе як класний керівник. 12.03.2003 підпис

35. Протокол та його реквізити. Зразок

Протокол – це документ, в якому фіксується хід об­говорення питань і рішення, прийняті колегіальними органами на зборах, нарадах, конференціях тощо.Це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво має право вимагати від підлеглих виконання доручених їм завдань, видавати розпорядчі документи.

За обсягом протоколи можуть бути:

- стислими – містять лише назви обговорених пи­тань та рішення з цих питань; рубрики «Слухали» та «Ухвалили»;

- повними –рубрики «Слухали», «Виступили», «Ухвалили»;

- стенографічними – дослівно фіксуються виступи, запитання, зауваження, рішення, пропозиції тощо.

Протоколи складаються з таких реквізитів:

1. Назва документа.

2. Номер.

3. Назва колегіального органу із зазначенням харак­теру його роботи (загальні збори, виробнича нара­да, засідання кафедри тощо).

4. Назва підприємства, організації.

5. Дата й місце проведення зборів.

6. Кількісний склад учасників (якщо учасників бага­то, то вказується кількість присутніх і до протоколу додається реєстраційний лист).

7. Посади, прізвища й ініціали керівників зборів, на­ради тощо (голови, секретаря, членів президії).

8. Порядок денний (питання можуть формулюватися в називному відмінку).

9. Текст.

10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кіль­кості сторінок.

11. Підписи керівників зборів, наради (голови й секре­таря).

Приклад протоколу

Відкрите акціонерне товариство «Будівельник»

ПРОТОКОЛ №12 2002 р.                                                                                                                                                  м.Харків

засідання ради директорів

Голова Журавльов О.Я.

Секретар Корженевська К.Г.

Присутні: Аверинцев М.Д., Закіров Р.Т., Лівощенко І.К., Тимощук В.В.

Відсутні: Зальцберг М.І. (у відрядженні).

Порядок денний:

1.Про створення СП «Траст компані» (доповідач – генеральний директор Аверинцев М.Д., директор СП «Інвест» Дж.К.Лі.).

2.Про призначення виконавчого директора СП «Будмен».

СЛУХАЛИ: 1. Про створення СП «Траст компаній (до­повідач — генеральний директор Аверинцев М.Д., дирек­тор СП «Інвест» Дж. К. Лі).

ВИСТУПИЛИ:

Аверинцев М.Д. (текст доповіді додається).

УХВАЛИЛИ:

1.1. До 16.01.2003 р. підготувати всі необхідні для ство­рення СП документи; завершити організаційну роботу до 26.01.2003 р. (відповідальний — Закіров Р.Т.).

СЛУХАЛИ: 2. Про призначення виконавчого директора СП «Будмен».

ВИСТУПИЛИ:

Аверинцев М.Д. запропонував на посаду виконавчо­го директора СП «Будмен»

УХВАЛИЛИ:

Призначити Наконечного О.Л. виконавчим директо­ром СП «Будмен» й укласти з ним контракт на виконання обов’язків директора терміном на два роки.

Голова                                                        (підпис)                                                           О. Я. Журавльов

Секретар                                                   (підпис)                                                      К. Г. Корженевська