8.2. Методы контроля стоимости проекта

Контроль стоимости проекта возникает из-за влияния факторов, обусловливающих отклонения от ранее запланированного бюджета, и направлен на управление изменениями в стоимости проекта с целью снижения отрицательных аспектов и увеличения позитивных последствий изменения стоимости проекта. Контроль стоимости проекта включает:

• мониторинг стоимостных показателей реализации проекта с целью обнаружения отклонений от бюджета;

• управление изменениями в бюджете с целью обеспечения выполнения бюджета;

• предотвращение ранее запланированных ошибочных решений

• информирование всех заинтересованных лиц о ходе выполнения проекта с точки зрения соблюдения бюджета.

Контроль стоимости проекта имеет две составляющие:

1) учетную, т.е. оценку фактической стоимости выполненных работ и затраченных ресурсов;

2) прогнозную, т.е. оценку будущей стоимости проекта.

Базовыми показателями, используемыми при контроле стоимости проекта, являются следующие показатели.

• Необходимо для завершения (НДЗ). Устанавливается оценка затрат, которые предстоят для завершения работы или проекта. Оценка НДЗ является наилучшей текущей оценкой того, сколько надо дополнительно вложить на данный момент, чтобы завершить работу.

• Расчетная стоимость (PC). Наилучшая оценка общей стоимости, которую будет иметь работа или проект при завершении. Расчетная стоимость вычисляется как сумма фактических затрат на текущую дату и НДЗ.

Существуют два основных метода контроля стоимости:

1) традиционный метод;

2) метод освоенного объема.

Традиционный метод контроля использует следующие понятия (рис. 8.6).

• Плановые (бюджетные) затраты — BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled). Это бюджетная стоимость работ, запланированных в соответствии с расписанием, или количество ресурса, предполагаемого для использования к текущей дате. Текущая дата — это дата, на которую имеется фактическая информация:

BCWS = ВС (общий бюджет) × % по плану.

• Фактические затраты — ACWP (Actual Cost of Work Performed). Это стоимость фактически выполненных работ на текущую дату или количество ресурса, фактически потраченное на выполнение работ до текущей даты. Фактические затраты не зависят от плановых показателей по затратам или потреблению ресурсов.

Основной недостаток традиционного метода заключается в том, что он не учитывает, какие работы были фактически выполнены за счет потраченных денежных средств. Другими словами, он не оперирует временем или графиком выполнения работ.

Расхождение по затратам при традиционном методе рассчитывается как разница между фактическими и плановыми затратами.

Метод освоенного объема основан на определении отношения фактических затрат к объему работ, которые должны быть выполнены к определенной дате. При этом учитывается информация по стоимости, плановому и фактическому графику работ и дается обобщенная оценка по состоянию работ на текущий момент. Выявленные тенденции используются для прогноза будущей стоимости объема работ при завершении и определении факторов, оказывающих влияние на график выполнения работ.

При анализе освоенного объема используются три показателя для определения расхождения в графике работ и стоимости.

• Плановые (бюджетные) затраты (BCWS).

• Фактические затраты (ACWP).

• Освоенный объем — BCWP (Budgeted Cost of Work Performed). Это плановая стоимость фактически выполненных работ или количество ресурса, запланированное на фактически выполненный объем работ к текущей дате. Освоенный объем не зависит от фактически произведенных затрат по работе:

BCWP = Плановая стоимость × % использования ресурса.

Так как метод освоенного объема учитывает фактор времени, то он позволяет определить как реальное отклонение по затратам, так и отставание по графику выполнения работ.

Отклонение по затратам (перерасход денежных средств) представляет собой величину, полученную из разности фактической стоимости выполненных работ (ACWP) и плановой стоимости выполненных работ (BCWP). Для работы, находящейся в процессе выполнения, необходимо выполнить процентную оценку завершенности (с точки зрения затрат):

Отклонение по затратам - CV (Cost Variance) = ACWP - BCWP.

Отставание от графика определяется разностью между плановой стоимостью работ по графику (BCWS) и плановой стоимостью выполненных работ (BCWP).

Рис. 8.7 дает графическое представление анализа на основе факта.

Использование метода анализа освоенного объема требует дополнительной структуризации системы управления затратами по проекту и дополнительных усилий менеджера по сбору и анализу данных. Тем не менее, данный подход позволяет получить более точную картину состояния дел по проекту и представить ее высшему руководству и заказчику в виде разнообразных отчетов (рис. 8.8).

Основные показатели, используемые для анализа состояния затрат по проекту, представлены в таблице 8.4.

Таблица 8.4

Стоимостные параметры работ проекта

Показатель	Формула или способ расчета
Плановая стоимость выполненных работ (BCWP, освоенный объем). Плановая стоимость фактически выполненных работ или количество ресурса, запланированное на фактически выполненный объем работ к текущей дате	BCWP = Плановая стоимость × % использования ресурса
Общие бюджетные затраты	Полная стоимость работы, принятая в базовом плане
Бюджетная стоимость (BCWS). Часть стоимости работы, которая должна быть освоена к текущей дате в соответствии с базовым планом (стоимость работы в расчете за период времени по плану)	Общие бюджетные затраты × % по плану
Фактические затраты (ACWP)	Фактические затраты по работе на текущую дату
Индекс освоения затрат: = 1 — затраты на текущую дату соответствуют плану; > 1 — на текущую дату затрачено меньше средств, чем предусмотрено; < 1 — на текущую дату средств затрачено больше, чем предусмотрено	Освоенный объем / Фактические затраты
Отклонение по затратам: < 0 — перерасход средств на текущую дату; > 0 — недорасход средств на текущую дату	Освоенный объем - Фактические затраты
Относительное отклонение по затратам	Показывает отношение отклонения по затратам к запланированным по бюджету затратам на текущую дату (BCWS)
Оценка стоимости до завершения	Базируется на текущих результатах
Оценка (прогноз) стоимости по завершении — оценка полной стоимости работы, базирующаяся на текущих результатах	Фактические затраты + Оценка стоимости до завершения
Индекс выполнения плана — отношение освоенного объема к бюджетной стоимости работ по плану на текущую дату	Освоенный объем / Бюджетная стоимость
Расхождение по затратам: < 0 — перерасход затрат	Бюджетные затраты - Оценка стоимости по завершении
Процент перерасхода затрат, %	Расхождение по затратам / Бюджетные затраты

Основным достоинством методики освоенного объема является возможность «раннего обнаружения» (обнаружения на ранних стадиях реализации проекта) несоответствия фактических показателей проекта плановым, прогнозирования на их основе результатов выполнения проекта (сроков, затрат и т.д.) и принятия своевременных корректирующих воздействий, вплоть до прекращения проекта.

Помимо оценки суммарных затрат на выполнение проекта, на основании наблюдаемых показателей освоенного объема возможно также прогнозирование и других характеристик проекта.

Поясним разницу между традиционным методом и методом освоенного объема на примере.

Пример 8.1.

Бюджет проекта составляет 100 ден. ед. На выполнение работ до текущей даты планировалось израсходовать 25 единиц, а фактически было израсходовано 22 ед., т.е. BCWS = 25, а ACWP = 22. При этом, согласно плану, на выполнение работ нужно было израсходовать 20 ед., т.е. BCWP = 20.

В соответствии с традиционным подходом отклонение по затратам составляет 25 - 22 = 3 ед., т.е. наблюдается экономия. В соответствии с методом освоенного объема реальное отклонение по затратам составляет 20 - 22 - 2 ед., т.е. имеет место перерасход денежных средств. При этом отклонение от графика расхода денежных средств составляет 25 - 20 = 5 ед., что говорит об отставании реального хода выполнения проекта от запланированного на 20%.

Прогнозирование затрат подразумевает оценку конечной стоимости проекта на основании информации о затратах проекта на текущий момент времени.

Существуют следующие варианты оценки конечной стоимости проекта (ЕАС), при которых используются как традиционный метод оценки, так и метод освоенного объема:

Стоимость по завершении = Фактические затраты на текущую дату + Оставшаяся стоимость проекта, скорректированная с учетом индекса освоения затрат;

Стоимость по завершении = Фактические затраты на текущую дату + Оценка оставшейся стоимости проекта (ETC);

Стоимость по завершении = Фактические затраты на текущую дату + Новая смета на оставшуюся часть проекта.

Индекс освоения затрат (CPI) рассчитывается как отношение освоенного объема к фактическим затратам:

. (8.1)

Параллельно рассчитывается индекс выполнения расписания (SPI):

. (8.2)

С использованием этих показателей оценка затрат по завершении (прогнозировании затрат) рассчитывается следующим образом.

• Традиционный метод:

ЕАС = ACWP + ETC.

• Метод освоенного объема:

1) пессимистическая оценка:

; (8.3)

2) оптимистическая оценка:

. (8.4)

Также может использоваться показатель прогнозного отклонения от стоимости проекта (Variance at Completion — VAC):

VAC = BAC - ЕАС.

В этих формулах используются суммарные индексы, а не периодические или дискретные. Периодические данные о затратах в различные моменты времени могут значительно отличаться друг от друга, что в итоге некорректно отразится на конечной оценке. Суммарные данные сглаживают эти отклонения, оставаясь при этом более надежным инструментом для долгосрочного прогнозирования. В любом случае нельзя забывать, что с какой бы точностью ни была сделана оценка по завершении, она не будет на 100% корректно отражать конечный результат проекта. Чем ближе момент оценки к моменту завершения проекта, тем меньше разница между этими двумя величинами.

Пример расчета контрольных показателей стоимости проекта приведен в таблице 8.5.

Таблица 8.5

Пример расчета показателей выполнения бюджета проекта

Работа	Плановые затраты	Освоенный объем	Фактические затраты	Отклонение по затратам		Отклонение по расписанию
	BCWS	BCWP	ACWP	CV ($)	CVP (%)	SV ($)	VP (%)
1	63,000	58,000	62,500	-4,500	-7,8	-5,000	-7,9
2	64,000	48,000	46,800	1,200	2,5	-16,000	-25,0
3	23,000	20,000	23,500	-3,500	-17,5	-3,000	-13,0
4	68,000	68,000	72,500	-4,500	-6,6	0	0,0
5	12,000	10,000	10,000	0	0,0	-2,000	-16,7
6	7,000	6,200	6,000	200	3,2	-800	-11,4
7	20,000	13,500	18,100	-4,600	-34,1	-6,500	-32,5
Всего	257,000	223,700	239,400	-15,700	-7,0	-33,300	-13,0

Индекс освоения затрат будет равен 223,700 / 239,400 = 0,93, а оценка затрат по завершении всего проекта: 257,000 × 0,93 = 239,100. Из этих показателей видно, что проект пока выполняется с экономией стоимости проекта, и если он будет выполняться с теми же параметрами, то экономия в стоимости проекта составит: VAC = 257,000 - 239,100 = 17,900.

Отчетность по затратам

Отчетность обеспечивает основу для координации работ, оперативного планирования и управления. Процесс движения отчетной информации в организации изображен на рис. 8.9.

Исходной информацией для отчетности являются данные о планируемых затратах работ и фактических расходах на их выполнение.

На стадии планирования проекта формируют отчеты о бюджетной стоимости работ (табл. 8.6) и распределении бюджетных средств по счетам затрат (табл. 8.7) и т.д.

Таблица 8.6

Отчет о распределении бюджетных затрат на работы по месяцам

Описание работы	Бюджет работы	Июль	Август	Сентябрь
Определение требований системы	2960	2960
Разработка строительного дополнения	9600	4800	4800
Разработка системы	17000		17000
Подготовка чертежей для контроллера системы	2376		2376
Обзор и утверждение разработок	1680		1440	240
Утверждение разработки системы	1873		375	1498
Подготовка чертежей для оборудования контроля температур	2640		528	2112
Рассмотрение и утверждение системы контроллера	3426		685	2741
Сбор технических данных для теплового насоса	540			540
Подготовка площадки	19608			19608
Обзор технических данных о тепловом насосе	600			600
Рассмотрение и утверждение оборудования контроля температур	2826			282,6
Подготовка заявки для системного контроллера	784			784
Подготовка площадки	680			680
Всего за месяц	66593	7760	27204	31629

Таблица 8.7

Отчет о распределении бюджетных средств по счетам затрат

Счет затрат	Бюджетные затраты
+ 11101 Разработка автоматизированной системы	21833,00
+ 11211 Разработка оборудования термоконтроля	5466,00
+ 11213 Установка оборудования термоконтроля	35757,90
+ 11221 Разработка работы контроллера	500,00
+ 11223 Установка работы контроллера	44482,00
+ 11231 Разработка системного контроллера	5801,00
+11233 Установка системного контроллера	20299,80
+ 11314 Материальное обеспечение	11164,00
+ 11415 Тренинговые материалы автосистемы	1987,80
+ 12101 Разработка конвейерной системы	7299,00
+ 12213 Установка конвейерной системы	54620,00

На стадии контроля, как правило, собираются стоимостные данные о:

• трудозатратах;

• материалах;

• других прямых издержках;

• перерасходе денежных средств.

Отчет о перерасходе денежных средств формируется ежегодно либо ежемесячно на весь проект.

Значения фактических затрат (ACWP) и освоенного объема (BCWP) для каждой работы являются основными элементами, на которых строится отчетность о состоянии затрат. Эти данные собираются на уровне счетов затрат и попадают в отчеты. Обычно эти отчеты подготавливают ежемесячно для каждого уровня СРР или ССО в зависимости от требуемого уровня агрегирования информации. В дополнение к ним формируют еженедельные отчеты о фактических трудовых затратах, на основе которых можно проводить анализ использования человеческих ресурсов.

Вопросы для самопроверки

• Чем определяется стоимость проекта?

• Дайте определение понятию «бюджет» проекта, «смета» проекта.

• Перечислите виды оценок стоимости проекта и укажите на каких стадиях они применяются.

• Перечислите ресурсы, которыми определяется стоимость проекта.

• Перечислите шаги по оценке затрат проекта.

• Перечислите типы бюджетов в зависимости от стадии жизненного цикла.

• Перечислите основные понятия традиционного метода контроля и метода освоенного объема.

• Сформулируйте цель составления и представления отчетности.