3. Підготовка до публічного виступу.

Виступ – виголошення промови, заяви інформації і т. ін. Виступи класифікують залежно від їх мети:

• інформувати;

• переконувати;

• розважати.

Етап підготовки публічного виступу певною мірою визначає її ефективність. Науковці, найкращі оратори, посилаючись на так звану теорію формування розумових дій П. Я. Гальперіна, а також дослідження нейропсихолога А. Р. Лурії, рекомендують:

• готувати повний текст публічного виступу;

• надрукувати його, прочитати для себе вголос, пам’ятаючи, що читання однієї сторінки триває в середньому 2 хвилини. Це дасть змогу, по-перше, впорядкувати матеріал і не заплутатися в ньому, а по-друге, орієнтуватися в обсязі і часі;

• підкреслювати найважливіші думки;

• виокремлювати основні смислові блоки так, що перехід від одного до другого був природним;

• визначати основні думки в кожному блоці, їхню аргументацію, відповіді на можливі запитання і т. ін.

Досвідчені оратори вважають, якщо так працювати, то від самого початку текст не буде сумою окремих висловлювань, а цілісною структурою, в якій виділяються основні й другорядні питання, сильні та слабкі сторони чисто «ораторські» та змістовні прийоми. Тоді втрачається залежність від тексту, і він підкоряється тому, хто виступає. Промовець зможе говорити спокійно, невимушено, скорочувати текст, перебудовувати, доповнювати, а згодом майже не користуватися ним.

Усім подобається слухати промовця, який вміє включати до виступу цікаву оповідку й робить це доречно. Але слід зважати на те, що немає нічого гіршого, ніж невдало сказаний жарт, бо слухачі почнуть реагувати на нього і перестануть слухати. Якщо є можливість проілюструвати тему виступу наочними матеріалами, треба цим неодмінно скористатися. Це гарантує більшу увагу слухачів, бо вони не лише чутимуть, а й бачитимуть. Проте слід спочатку переконатися в тому, що в приміщенні є технічні засоби і вони перебувають у робочому стані, а ви вмієте з ними працювати.

Досить поширене явище серед промовців – страх перед аудиторією. Він дається взнаки по-різному: може тремтіти голос, вкриватися червоними плямами обличчя, виявлятися блокування будь-яких проявів волі. Найгірше, що це підсилює страх, і промовець зазвичай думає вже не про логічний виклад матеріалу, а про якомога швидше завершення «екзекуції», бо усвідомлює, що прояви страху помітні для слухачів. Знаючи про це явище, людині, яка має виступати, слід працювати над собою, використовуючи психологічні засоби впливу.

4. Види та жанри ділового спілкування

Люди, як правило, починають спілкуватися з якогось приводу. При цьому їхні дії пов’язані з предметом спілкування, який визначає його сутність дає змогу визначити його спрямованість.

Основними формами вираження усного ділового мовлення є монолог та діалог.

Особливим жанровим різновидом мовленнєвої діяльності є публічне монологічне мовлення. У ньому найповніше реалізується система мисленнєво-мовленнєвих дій – уміле використання форм людського мислення (логічного, образного та мовних засобів вираження). Діяльність людини професія якої пов’язана з постійним виголошенням промов, доповідей, читанням лекцій, вимагає набуття певної вправності у виборі відповідності жанру, формулюванні теми, відбору фактичного матеріалу та послідовності його викладу, а також високої культури мовлення та спілкування в цілому.

Залежно від змісту, призначення, способу проголошення й обставини спілкування виділяють такі жанри усного публічного монологічного мовлення: доповідь, промова, виступ, повідомлення.

Доповідь – це одна з найпоширеніших форм публічного мовлення. Доповідь може бути діловою, політичною, звітною, науковою.

Ділова доповідь – виклад інформації і шляхів розв’язання різних окремих практичних питань життя і діяльності певного колективу, організації. Своєрідним різновидом ділової доповіді можна вважати звітну доповідь, у якій робиться повідомлення про результат усієї роботи за певний період, тобто повідомляться не про одну чи декілька ділянок роботи, а про всю діяльність.

Промова – публічний виступ, присвячений злободенній, суспільно значущій темі. Виголошують на мітингах, масових зборах. Загальна мета може полягати у тому, щоб розважати, інформувати, надихнути, переконати, закликати до дії. Розрізняють промови розважальні, інформаційні, агітаційні вітальні.

Виступ – це короткотривале усне мовлення з приводу одного чи кількох питань (на зборах, нарадах, ділових засіданнях, конференціях, сесіях, відкритих слуханнях, семінарах тощо). Поширеним є виступ за доповіддю (дебати). У такому виступі орієнтовно має бути вступна частина (вказівка на предмет обговорення), основна частина (виклад власних поглядів на певне питання), висновки (пропозиції, оцінка роботи).

Повідомлення – невелика доповідь на якусь тему. Якщо тема широка, пишуть доповідь, вузька – повідомлення.

Приватне діалогічне ділове мовлення поділяють на ділові бесіди, спілкування керівника з підлеглими, розмову під час прийому відвідувачів, телефонну розмову тощо.

Ділова бесіда – це розмова, у якій беруть участь небагато учасників. Мета ділової бесіди – отримання інформації, розв’язання важливих виробничих проблем, вирішення певних завдань. Як і будь-яка розмова, це «будівля, яку зводять спільними зусиллями» (Андре Моруа). Відбувається обмін репліками, питаннями і відповідями, думками й оцінками.

Спілкування керівника з підлеглим може відбуватися з різних причин та в різних причин та в різних ситуаціях:

• керівник віддає розпорядження, вказівки, рекомендує, радить;

• керівник отримує зворотну інформацію про виконання завдання;

• керівник дає оцінку завданню, яке виконав підлеглий.

Прийом відвідувачів – це приватне ділове мовлення, що є засобом повсякденного спілкування людей у процесі виконання службових обов’язків. Мовлення керівника, який приймає відвідувачів, перестає бути його приватною справою – це мовлення офіційне, від імені установи, яку він представляє.

Поширеним видом усного ділового мовлення є телефонна розмова. Це найпростіший і найефективніший спосіб встановлення ділового контакту. Тут не працюють міміка, жести. Візуальний контакт між співрозмовниками відсутній, тому дуже важливими є інтонація та лексичне вираження.

Успіх ділової розмови по телефону залежить від дотримання певних правил поведінки – телефонного етикету.

«Не випускайте з уваги тієї обставини, що телефонна розмова – це великою мірою ваша візитна картка. Уміння ділових людей вести телефонні розмови сприяє й авторитету фірми, організації, яку вони представляють.

Службова телефонна бесіда має таку структуру:

• момент встановлення зв’язку (вітання, взаємне представлення);

• виклад суті справи (повідомлення мети дзвінка, ознайомлення з проблемою);

• обговорення ситуації, проблеми;

• закінчення розмови (резюме, прощання).