Лекція 3 Сучасний документ. Загальні вимоги до укладання та оформлення

План

1 Поняття про документ.

2 Функції документа.

3 Реквізит, формуляр, бланк.

4 Оформлення тексту документа. Вимоги до мови документа.

1 Велика частина робочого часу працівника у будь-якій сфері життя суспільства пов’язана з роботою над документами (їх написанням, опрацюванням, виконанням тощо), і тому необхідним складником підготовки фахівця вищої кваліфікації є формування основних знань основ справоведення, вироблення в нього умінь і навичок роботи з документами різних типів.

У наукових джерелах пропонуються найрізноманітніші визначення поняття «документ», що зумовлено використанням документів у різних сферах людської діяльності, а отже й різними суспільними функціями, які виконують документи. Адже документ – це джерело інформації, об’єкт дослідження (для вченого), засіб фіксації, передачі інформації та керуванням суспільством у цілому, колективом громадян чи окремою особою (для працівника управління), засіб доказу (для правника) тощо.

Документ (з лат. documentum – повчальний приклад, спосіб доказу). За останнє десятиріччя маємо аж чотири стандартизованих визначення поняття «документ».

ДСТУ 2392–94: «Документ – записана інформація, яка може розглядатися як одиниця у ході здійснення інформаційної діяльності»;

ДСТУ 2732–94: «Документ – матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має у відповідності з чинним законодавством юридичну силу»;

ДСТУ 3017–95: «Документ – матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом, для її передачі в часі і просторі»;

ДСТУ 2732: 2004 «Документ – інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати і передавати її в часі і просторі».

2 У людському суспільстві документи виконують ряд функцій. До загальних функцій документа належать:

інформаційна – будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати – причина укладання документа;

соціальна – документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою;

комунікативна – документ виступає як засіб зв’язку між окремими закладами, установами, фірмами тощо;

культурна – документ є засобом закріплення та передавання культурних традицій.

До специфічних функцій документа належить:

управлінська – документ є інструментом управління;

правова – документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві;

історична – документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства.

3 Кожен документ складається з окремих елементів – реквізитів. Розрізняють постійні й змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкують під час виготовлення бланка; змінні – фіксуються на бланку в процесі заповнення.

Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожний вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів.

Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком.

Управлінські документи оформляють на папері формату А4 та А5. Для зручності з усіх боків сторінки залишають вільні поля.

У ГОСТ 6.38-90 було встановлено такі розміри полів: лівого – 20 мм; правого – не менше ніж 8 мм; верхнього – не менше ніж 10 мм; нижнього – не менше ніж 8 мм.

На практиці, однак, переважно дотримувалися розмірів полів відповідно до ГОСТ 6.39–72, за яким ліве поле – 35 мм; праве – не менше ніж 8 мм; верхнє – 20 мм; нижнє – не менше ніж 19 мм і не менше ніж 16 (для формату А5).

На жаль, і сьогодні існує певна розбіжність ( а звідси і плутанина) у параметрах полів згідно з ДСТУ 4163–2003 (Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів) та Примірної інструкції з діловодства:

Берег (поле) ДСТУ 4163–2003 Примірна інструкція з діловодства

Лівий 30мм 20 мм

Правий 10мм не менше як 8 мм

Верхній 20мм не менше як 10 мм

Нижній 20мм не менше як 8 мм

Бажано дотримуватись вимог нового стандарту.

За новим стандартом є не 31, а 32 реквізити документів. Додався ще запис про державну реєстрацію.

4 Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга й наступні – на чистих аркушах паперу. Якщо текст займає не одну сторінку, то на другу не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту. Також не бажано:

• відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу;

• починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується, краще починати новий абзац на наступній сторінці;

• переносити слово на межі сторінок, слід перенести це слово на нову сторінку.

Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої. Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово «сторінка» не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначки.

При написанні тексту документа важливо дотримуватися рубрикації.

Рубрикація – це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації тощо. Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци. Вважається, що середня довжина абзацу – 4-6 речень, проте в текстах документів можуть бути абзаци, що складаються з одного речення. У текстах документів для зручності рубрики нумерують. Є дві системи нумерації – традиційна й нова. За традиційною системою нумерації використовуються знаки різних типів (римські та арабські цифри, великі та малі літери). Рубрики, більші за абзац, можуть називатися: параграф, глава, розділ, частина. Вони теж нумеруються.

Нова система нумерації базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Наприклад: 1.2.1.; 5.1.1.

Вимоги до мови документа: об’єктивність, логічна послідовність, свобода від суперечностей, повнота інформації, ясність викладу, точність опису, переконливість, лаконічність, стислість і чіткість викладу, нормативність, етикет ділових паперів.