Лекция 8. Система планирования работы местной администрации
Система планирования работы местной администрации позволяет согласовать во времени все стороны деятельности руководства и ее структурных подразделений.
В администрации разрабатываются годовые, квартальные, недельные планы. Порядок их разработки определяется регламентом работы администрации. Предложения по проекту плана вносятся Главой администрации, его заместителями, руководителями структурных подразделений и сводятся в единый проект аппарата администрации.
План работы администрации включает:
Вопросы, выносимые администрацией на рассмотрение представительного органа МО;
Вопросы, выносимые на рассмотрение коллегии администрации;
Вопросы, выносимые на рассмотрение Главы администрации;
Вопросы, рассматриваемые у заместителей Главы администрации;
Организационные мероприятия, проводимые в масштабах МО.
В планы включаются перечни конкретных мероприятий с указание ответственных исполнителей, сроков и форм контроля. Ход реализации планов рассматривается еженедельно на аппаратных совещаниях, проводимых Главой администрации либо его заместителями. Особое внимание при планировании уделяется анализу причин, которые не позволили достичь планируемых результатов.
Общий контроль за выполнение плана и всех его мероприятий возлагается на руководителя аппарата администрации.
Важным направлением деятельности администрации является ее взаимодействие с представительным органом МО, подготовка проектов нормативных документов, требующих рассмотрения в представительном органе. В качестве субъекта правотворческой инициативы в данном случае выступает Глава администрации.
Администрация составляет перечень нормативных правовых актов, требующих рассмотрения в представительном органе, и график их разработки. Разработчиками отдельных правовых актов являются профильные структурные подразделения администрации, а общая работа и контроль за их ходом возлагается на руководителя аппарата. Проекты нормативных правовых актов обязательно согласовываются с руководителем аппарата и юридической службой (в некоторых случаях – финансовым управлением).
Представители администрации участвуют в предварительном рассмотрении правовых актов в комитетах и комиссиях представительного органа и в работе согласительных комиссий. Депутаты представительного органа могут участвовать в подготовке проектов правовых актов. Во многих администрациях при Главе находятся коллегия – совещательный орган, предназначенный для коллективного обсуждения наиболее важных вопросов жизнедеятельности МО. Заседание коллегии проводится не реже одного раза в месяц, а возможно и чаще – в случае необходимости.
На этом заседании рассматриваются следующие вопросы:
Планы и программы социально-экономического развития МО;
Проекты крупных договоров на поставку и приобретение продукции за счет бюджетных средств;
Программы по охране окружающей среды;
Вопросы строительства и реконструкции природных объектов;
Вопросы деятельности структурных подразделений администрации по исполнению их полномочий;
Предложения о размещении, развитии и специализации предприятий, деятельность которых имеет значение для МО;
Сложные неординарные ситуации в МО, требующие обдуманных решений.
Перечень вопросов, выносимых на заседание коллегии, зависит от специфики МО. Порядок работы коллегии определяется Положением, утверждаемым Главой администрации. Решения, принимаемые на коллегиях, оформляются Постановлением или Распоряжением Главы администрации.
Закон устанавливает право граждан на индивидуальные или коллективные обращения в органы МСУ и к его должностным лицам, которые обязаны дать ответ по существу обращений в течении одного месяца. За нарушение сроков и порядка их рассмотрения законами субъектов установлена административная ответственность. Регламентом работы администрации предусматривается определенная система приема граждан руководителями администрации: дни и часы приема посетителей каждым руководителем, не реже 1-2 раз в месяц, а также порядок записи на прием. В приемной граждан все устные и письменные обращения регистрируются, а затем направляются в зависимости от значимости вопроса либо Главе администрации, либо его заместителю, либо в соответствующее структурное подразделение.
Приемная граждан осуществляет контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан. Для неотложных обращений создается срочная диспетчерская круглосуточная служба администрации. В выходные и праздники устанавливается дежурство работников администрации.
Под обращениями граждан понимаются заявления, предложения, жалобы. В качестве предложения рассматриваются пожелания и рекомендации граждан по вопросам совершенствования деятельности муниципальных и общественных органов в сфере муниципального хозяйства и социально-культурного строительства.
Заявлениями считаются письменные обращения, в которых выражаются просьбы об удовлетворении субъективных прав, свобод и законных интересов граждан. В заявлениях могут содержаться сведения о недостатках в работе муниципальных и общественных органов.
Жалоба – это информация о нарушении прав, свобод или интересов граждан, установленных законодательством или определяемых общими принципами законности и правилами общественного проживания. Обязательная часть жалоб – это требование или просьба об устранении нарушения.
В соответствии с законодательством жалобы и заявления должны быть рассмотрены не позднее 15 дней. Предложения рассматриваются в срок до 1 месяца. Законодательством не установлены ограничительные сроки для подачи жалоб, они могут быть поданы по прошествии ряда месяцев после нарушения.
Личная ответственность за организацию приема и рассмотрение обращений граждан в органы МСУ возложена на руководителя отдела по обращениями граждан. Поступающие письма граждан подлежат регистрации. На каждое письмо заполняется учетно-контрольная карточка обращения, в которой содержится: ФИО заявителя, вид обращения, регистрационный номер и дата поступления, краткое содержание, результаты рассмотрения. Не подлежат рассмотрению анонимные обращения, обращения, носящие абстрактный характер и обращения от недееспособных граждан.
Исполнение обращений граждан поручается работникам аппарата либо отделам территориального образования. В необходимых случаях, по инициативе руководителя органа управления создаются специальные комиссии. Обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все вопросы, приняты необходимые меры, заявитель письменно проинформирован.
Еще одним механизмом организации деятельности администрации являются совещания, семинары и др. с участием работников администрации и других заинтересованных лиц. Совещания и семинары проводятся в соответствии с планом работы администрации и ее подразделений. На них выносятся вопросы, которые требуют координации деятельности нескольких структурных подразделений. Семинары проводятся с целью обучения сотрудников новым формам и методам управленческой деятельности.
Организация управленческого труда муниципальных служащих – один из факторов эффективной работы местной администрации. Рациональная организация управленческого труда существенно влияет на обоснованное распределение обязанностей внутри управленческого аппарата.
Одним из направлений научной организации труда муниципальных служащих является создание рациональной системы труда и кооперации. Разделение управленческого труда означает разграничение и обособление различных видов деятельности, а кооперация труда – это совместное участие работников в одном или нескольких связанных между собой процессах управленческого труда.
Разделение труда и кооперация взаимосвязаны и взаимно обусловлены, это выражается в том, что разделение процесса труда на части с закреплением их за определенным работником предопределяет форму взаимодействий работников.
Основные цели разделения и кооперации труда в местной администрации:
Полное использование рабочего времени;
Увязка по времени выполнения различных видов работ;
Рост квалификации служащего;
Использование служащего в соответствии с его квалификацией и рациональное использование его кадрового потенциала;
Предотвращение дублирования в работе различных служб и исполнителей;
Освобождение служащего от работ, не связанных с его должностью;
Исключение «обезлички» за счет делегирования ответственности каждому служащему.
Таким образом, разделение и кооперация труда позволяют обеспечить стабильность системы муниципального управления.
Различают функциональное, технологическое и квалификационное разделение труда.
Функциональное разделение труда – это разграничение и обособление групп работников по функциям управления и относительно самостоятельным сферам деятельности.
Технологическое разделение труда – это разграничение по видам работ и операций, закрепление их за определенными группами работников и отдельными исполнителями, что обеспечивает специализацию работ, ориентацию работников на однородных или сопряженных видах операций.
В укрупненном виде технологическое разделение труда выражается в разделении управленческого персонала на руководителей, специалистов и технических исполнителей.
Формы технологического разделения труда (предполагается, что каждой категории управленческого персонала соответствует одна из форм):
Целевая – предполагает закрепление за работником широкого круга работ и разнообразных видов операций, связанных с достижением определенной цели (руководители);
Предметная – закрепление за работником одной или нескольких однородных, связанных между собой задач (специалисты);
Операционная форма – наибольшая степень дифференциации труда, когда за работником закрепляются однородные операции (технические исполнители).
Квалификационное разделение труда – это разделение обязанностей между работниками различной квалификации с учетом сложности поручаемых работ и занимаемой должности. Оно осуществляется внутри профессиональных групп специалистов и технических исполнителей в рамках структурных подразделений администрации.
Планирование личного бюджета времени работников сводится к составлению проекта процессов труда на предстоящий период.
При индивидуальном планировании работы муниципальных служащих необходимо использовать следующие принципы:
План составляется на определенную долю рабочего времени. 40%: 20% - непредвиденная активность, 20% спонтанная активность (творческая).
Проведение системного анализа вида деятельности и расхода времени.
Задания, которые предстоит решить в плановом периоде, преобразуются в последовательный план действий. В план необходимо включать такой объем работ, который реально выполним, план должен быть гибким, в нем необходимо стремиться к восполнению потерь рабочего времени.
