14. Розкрийте сутність і значимість поняття «діагностика часу».

Виявлення видів діяльності, на які витрачається час непродуктивно, та які можуть виконувати інші особи, називається діагностикою часу. Для полегшення діагностики часу, який витрачається працівниками управління, його можна розподілити за такими функціями: обдумування проблем, розробка рішень, підготовка до роботи; керівництво людьми (розподіл завдань, інструктаж, консультування, оцінка діяльності, вирішення конфліктів); прогнозування та планування діяльності на перспективу; підготовка нарад, виступів, різних заходів; контроль за діяльністю підлеглих; здійснення зовнішніх комунікацій (участь в переговорах, обмін досвідом, конференції).

В процесі аналізу необхідно визначити, які фактори обумовлюють найбільші втрати часу і є в цьому значенні самими "найдорожчими": візити, зустрічі, телефонні розмови, відвідувачі, підлеглі тощо. їх вияв дозволяє шукати способи зміни структури затрат часу, які б найбільшою мірою допомагали досягати мети організації.

З метою удосконалення організації управлінської праці необхідно проводити аналіз витрат робочого часу за допомогою наступних методів: порівняння фактичних витрат часу по кожному виду робіт з нормативами; метод порівняння фактичних витрат часу даного менеджера із середніми витратами часу інших менеджерів того ж рівня; хронометраж; метод

спрощених спостережень; фотографія робочого часу.

Виявлення видів діяльності, на які час витрачається даремно, яку можуть виконувати інші особи, яка віднімає час у інших, називається діагностикою часу.

15. Назвіть основні причини втрати часу в діяльності менеджера.

- нечітке визначення цілей і пріоритетів, внаслідок чого люди не можуть правильно зорієнтуватися в ситуації, а тому беруть на себе або дуже багато, або дуже мало роботи;

- незадовільна організація планування, що не дозволяє менеджеру справитися з розподілом часу на виконання своїх справ;

- неорганізованість і недисциплінованість підлеглих, що приводить до багаторазової переробки однієї і тієї ж роботи;

- відсутність необхідної інформації для прийняття рішень, внаслідок чого їх доводиться постійно відкладати;

- нерішучість менеджера, невміння працювати з партнерами, підлеглими, відвідувачами, проводити збори і наради. Менеджеру необхідно проводити інвентаризацію часу за кілька робочих днів, щоб проаналізувати свій робочий стиль і розкрити причини виникаючих дефіцитів часу.

16. Висвітліть правила планування робочого дня менеджера.

Планування означає підготування до реалізації цілей і упорядкування часу. Головна перевага, що досягається шляхом планування роботи, складається в тому що планування часу приносить виграш у часі, що час затрачений на планування призводить до скорочення часу на використання й у кінцевому рахунку призводить до економії часу в цілому. В часу, як у багатьох інших процесів, колись наступає оптимум, після якого подальше планування не має змісту. Але все ж, як я думаю, якщо приділяти хоча б 10 хвилин у день, то можна заощаджувати до 2-х годин.

Щоб правильно виконувати свої функції і досягати цілей потрібно чітко уявити собі свій бюджет часу і сукупність своїх задач. Тоді ми будемо готові передоручати менше важливі справи і зменшувати їхнє число. При плануванні варто притримуватися деяких основних правил:

1) При упорядкуванні плану дня краще лишити 40% робочого часу вільним. Тобто 60% – запланований час, 20% – непередбачений час, 20% – спонтанний час.

2) Необхідно документувати витрачений час. При цьому треба вказувати як і на що воно було витрачено. Щоб мати постійне уявлення про витрату свого часу і досвід як основу для майбутньої потреби в часу.

3) Зведення задач воєдино – план дій. Щоб скласти гарний план необхідно мати уявлення про майбутні справи, до приклада розділити їх на довгострокові, середні і короткострокової справи.

4) Регулярність – системність – послідовність. Над планами часу потрібно працювати регулярно і системно, послідовно доводячи до кінця почату справу.

5) Реалістичне планування. Необхідно планувати лише той об‘єм задач із яким ми реально можемо справитися.

6) Заповнення втрат часу. Заповнювати втрати часу краще по можливості відразу, наприклад краще один раз довше попрацювати ввечері, ніж протягом наступного цілого дня наганяти втрачене напередодні.

7) Фіксація результатів замість дій. Фіксувати в планах потрібно результати або цілі, а не просто які-небудь дії, щоб зусилля були спрямовані безпосередньо на досягнення цілі. Це допоможе уникнути позапланової діяльності.

8) Установлення тимчасових норм. Досвід показує, що на роботу, як правило, витрачається стільки часу, скільки його є в розпорядженні. Тому варто задавати точні тимчасові норми, передбачати в плані рівно стільки часу на ту або іншу справу, скільки воно дійсно вимагає.

9) Термін виконання. Щоб уникнути зволікання і відкладання справ, варто встановлювати точні терміни виконання для усіх видів діяльності.

10) Переробка – повторний огляд. План потрібно постійно переробляти і перевіряти ще раз з погляду того, чи можуть ті або інші задачі бути виконані цілком.

Початком складання служить план на декілька років вперед. Він виводиться з плану життя. Після того, як складений план на найближчі декілька років, можна скласти план на рік. При цьому треба стежити за тим, щоб випадково не займатися більш пізніми справами. Далі складається квартальний план, що служить інструментом контролю за річним. Враховані в місячному плані задачі і цілі переносяться з квартального плану місяця. Декадний план – це ще більш детальний, точний прогноз майбутнього періоду. Денний план являє собою останню й одночасно найважливіший щабель у системі планування часу, конкретне втілення поставлених цілей. Денний план будується на основі декадного плану.

Упорядкування планів дня за допомогою методу «Альпи».

Цей метод включає 5 стадій:

а) упорядкування завдань;

б) оцінка тривалості акцій;

в) резервування часу (у співвідношенні 60:40);

г) прийняття рішень по пріоритетах і передоручень;

д) контроль (облік незробленого).

Щоденник часу – є найважливішим робочим засобом щоденник є гарним інструментом планування, довідником і інструментом контролю.

Необхідно завжди перевіряти ще раз свої плани і змінювати їх, якщо вони надаються не здійсненими або не дозволяють досягти поставленої цілі до терміна.