17. Наведіть класифікацію управлінських документів.

Схема класифікації управлінських документів

Як свідчить практика, переважну і найважливішу частину інформації фіксують. Фіксування інформації є обов'язковим елементом управлінської діяльності у підприємствах, оскільки без цього немає можливості її зберігати, одержувати, передавати і опрацьовувати. Матеріальними носіями зафіксованої інформації є документи. В історичному аспекті документи виникли разом із писемністю, спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а потім як засіб комунікацій, передавання ділової інформації. Нині документи розглядають як засіб закріплення на різних носіях інформації про явища, події реальної дійсності або розумової діяльності. Документ — це матеріальний об'єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді. Управлінський документ — це документ, який містить відомості організаційного, розпорядчого або повідомного характеру, що створюється в цілях управління і відповідним чином оформлюється. Документи, які використовують в управлінській діяльності, класифікують за багатьма ознаками (рис. 7.1): I. Залежно від використаного для фіксації матеріалу: 1) документи на паперовій основі: а) письмові (це рукописні або машинописні документи, а також виготовлені за допомогою розмножувальної техніки або друкарським засобом). У загальному документообігу підприємств торгівлі і громадського харчування вони становлять близько 95 % усіх документів. б) графічні (це креслення, схеми, графіки, рисунки та ін). їх перевагами їх є доступність для будь-якого фахівця. 2) документи на фото -, кіноплівці, магнітній стрічці. II. За походженням: 1) офіційні (службові) — направляють адресатові від імені підприємства або посадової особи і оформлюють у встановленому порядку; 2) особисті (іменні) — створює особа поза сферою своєї службової діяльності (заява, скарга, лист громадянина керівнику підприємства або депутату та ін.). III. За видами діяльності: 1) організаційно-розпорядчі документи; 2) документи з фінансово-розрахункових питань; 3) документи з постачально-збутових питань; 4) документи з особового складу. IV. За найменуванням виділяють кілька десятків видів і різновидів документів. Вид об'єднує документи з погляду цільової спрямованості і структури, наприклад, наказ, анкета, акт, договір та ін. Різновидами документів є накази по особовому складу і з основної діяльності, акт приймання-передавання і дефектний акт. V. За кількістю відображених питань: 1) прості (звичайно містять одне питання); 2) складні (з кількома питаннями). VI. За місцем складання: 1) зовнішні (одержані підприємством або відправлені ним за його межі): а) вихідні — відправлені з підприємства; б) вхідні — адресовані підприємству. 2) внутрішні (складені на підприємстві для внутрішнього використання). VII. За строками виконання: 1) термінові документи; 2) нетермінові документи. VIII. За формою: 1) індивідуальні; 2) типові; 3) трафаретні. IX. За засобами передачі інформації: 1) рукописно-друковані; 2) графічні; 3) фото -, кінодокументи; 4) звукові. X. За строками зберігання: 1) постійного зберігання; 2) довгострокового зберігання; 3) тимчасового зберігання. XL За стадією утворення: 1) оригінали документів (перший або єдиний примірник офіційного документа); 2) чернетки; 3) копії документів (відображають інформацію, яку повністю або частково містить оригінал). Існують три різновиди копій: а) відбиток (повна копія вихідного документа, яка залишається у справі замість відправленого адресатові); б) витяг (копія, що відбиває частину оригіналу документа, завірену в установленому порядку); в) дублікат (повна копія оригіналу, яка має ту саму юридичну силу). Дублікат видається у випадку втрати оригіналу. XII. За ступенем гласності: 1) секретні документи (містять інформацію, що є державною таємницею); 2) документи для службового використання (містять інформацію, поширення якої за межами підприємства може завдати йому шкоди); Керівники підприємств самостійно визначають види інформації і перелік документів, які є комерційною таємницею, а також порядок роботи з такими документами. 3) звичайні документи (вільно видають для ознайомлення усіх, хто в цьому зацікавлений, включаючи споживачів, постачальників та ін).