71. Отчетность в информационных системах бухгалтерского учета. Завершение отчетного периода и формирование отчетности в информационных системах бухгалтерского учета.

Для бухгалтерского учета характерна определенная цикличность выполнения учетных работ. Каждый месяц формируется финансовый результат от производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия, каждый квартал составляется промежуточная бухгалтерская отчетность, в конце года сдается годовая бухгалтерская отчетность. Наряду с бухгалтерской отчетностью ежеквартально и в конце года формируются и сдаются налоговая отчетность, отчеты во внебюджетные фонды, статистическая отчетность и другая отраслевая и региональная отчетность. Формы любой утвержденной отчетности в компьютерном учете относятся к регламентированным отчетам.

Выявлению финансового результата и составлению отчетности предшествует значительная подготовительная работа. В системах компьютерного учета эти процедуры реализуются с разной степенью автоматизации. Каждая программа предполагает использование определенной технологии закрытия месяца, отчетного периода, следовать которой должен бухгалтер. В ходе этого осуществляется ряд расчетов с формированием необходимых проводок, выполняется окончательный расчет итогов оборотов и сальдо по счетам и только после этого формируется баланс и другие отчеты.

Рассмотрим вкратце основные регламентные процедуры, которые необходимо выполнить перед определением финансового результата и составлением отчетности.

К завершающим регламентным процедурам месяца относятся:

1. Исчисление амортизации основных средств и нематериальных активов.

2. Расчеты по отнесению доли ранее понесенных затрат, предстоящих расходов в издержки производства, незаработанных доходов в доходы отчетного периода.

3. Определение налогов и сборов, относимых на издержки производства.

4. Распределение накладных издержек между объектами калькулирования и/или их прямое списание на реализованную продукцию (работы, услуги).

5. Определение фактической себестоимости продукции, работ, услуг.

6. Выявление реализационной прибыли (убытка).

7. Расчеты прибыли (убытка) от операций по реализации основных средств и прочих активов.

8. Выявление общего финансового результата деятельности предприятия.

Содержание соответствующих процедур регламентируется действующей нормативной базой, отраслевыми инструкциями и во многом зависит от декларированной предприятием учетной политики. Однако совершенно очевидно, что в конце месяца приходится выполнять большой объем достаточно сложных процедур, связанных с выявлением финансового результата деятельности предприятия. В системах компьютерного учета используются различные средства автоматизации этих процедур.

Для автоматического выполнения процедур 4-8 используется специализированный документ «Закрытие месяца».

Перечень выполняемых документом функций представлен в диалоговом окне документа. Каждая из перечисленных функций может быть включена или выключена пользователем путем установления или снятия флажка конкретной процедуры. Бухгалтер может выполнять последовательно процедуру за процедурой, контролируя результаты выполнения каждой процедуры. Но он может выполнить все процедуры за один прием с формированием всего комплекса проводок. В редакциях типовой конфигурации программы, существовавшей на момент написания этой книги, при проведении документа «Закрытие месяца» выполнялись следующие действия:

• Перенос остатков общепроизводственных (счет 25) и общехозяйственных (счет 26) расходов на счет производства (счет 20). При этом остатки распределяются по видам деятельности по каждому подразделению предприятия, пропорционально доле затрат на данный вид деятельности в общих затратах на оплату труда.

• Перенос остатков основного производства (счет 20) по видам деятельности, связанным с выпуском продукции, на счет выпуска продукции (счет 37). Затем последующий перенос остатков счета выпуска продукции (счет 37) в дебет счета реализации (счет 46). При этом, в зависимости от сальдо счета выпуска продукции (счет 37) проводка создается либо с положительной, либо с отрицательной суммой.

• Перенос остатков счета основного производства (счет 20) по видам деятельности, связанным с выполнением работ и оказанием услуг на счет реализации (счет 46).

• Определение прибыли или убытка с переносом остатков счетов реализации (счета 46, 47, 48) на счет прибылей и убытков (счет 80).

• Для торговли перенос остатков издержек обращения (счет 44) на счет реализации (счет 46) пропорционально реализованному торговому наложению по каждому варианту реализации относительно общей суммы реализованного торгового наложения, а также вычисление сумм списания и формирование соответствующих проводок по статьям издержек «Транспортные расходы» и «Затраты на оплату процентов за пользование займом».

Как видно из вышеперечисленного, документ «Закрытие месяца» реализует сложные, комплексные действия, выполнение которых вручную весьма трудоемко. При этом расчеты с использованием данного документа могут быть осуществлены повторно при обнаружении ошибок в исходных данных. Для этого достаточно исправить неверные данные, а далее заново выполнить расчеты, используя документ «Закрытие месяца». Система автоматически удалит старые проводки и создаст новые, вытекающие из исправленных данных.