70. Организация хранения записей о хозяйственных операциях в информационных системах бухгалтерского учета.

Данные о совершившихся и подтвержденных хозяйственных операциях в компьютерной системе хранятся в массиве информации о хозяйственных операциях.

Массив информации о хозяйственных операциях — это совокуп­ность записей обо всех хозяйственных операциях предприятия, совершенных с начала использования компьютерной системы.

Этот массив является стержнем информационной базы любой автоматизированной системы бухгалтерского учета. Он содержит основные исходные учетные данные, которые в дальнейшем подвергаются логико-арифметической обработке с целью формирования результатных показателей для составления учетных регистров и бухгалтерской отчетности.

Данные этого массива отражаются в хронологических регистрах — журналах (книгах) учета хозяйственных операций. В них бухгалтер может просматривать все записи о введенных в систему операциях.

Данные о хозяйственных операциях вводятся либо непосредственно в журнал учета хозяйственных операций через специальные экранные формы, либо автоматически, при проведении заполненных оправдательных документов.

Структура и содержание массива информации о хозяйственных операциях, как и журнала, отражающего его записи, могут быть разными. Это определяется тем, что именно вкладывается в понятие «запись» массива идеологией программы. Под записью может подразумеваться как бухгалтерская проводка, так и бухгалтерская операция. Бухгалтерские проводки массива могут быть связаны с породившей их операцией, но могут храниться и вне связи с ней.

В программном обеспечении бухгалтерского учета сведения о хозяйственных операциях могут храниться в виде:

• расширенных проводок,

• бухгалтерских операций;

• Закодированных бухгалтерских операций, подразумевающих проводки (виртуальные проводки).

При первом способе хранения массив хозяйственных операций представляет собой набор проводок, которые явно не объединены по фактам хозяйственной деятельности. Этот способ характерен для многих систем, базирующихся на единой модели представления учетных данных. При этом, чем подробнее представлена информация классификационных и идентификационных полей расширенной проводки, тем более глубокую аналитическую работу в дальнейшем можно проводить с созданной базой данной, получая различные разрезы выходных документов в стоимостном и количественном выражениях, а также использовать ее в специальных расчетах.

На этих принципах реализованы правила ведения массива хозяйственных операций в системах «1C: Бухгалтерия Проф 6.0» (не путать с версиями, начиная с 7.5, где использована другая модель), «БЭСТ-4», «Компас», «Янус», «Главный бухгалтер».

При данном способе представления сведений о хозяйственных операциях каждая строка журнала (книги) учета хозяйственных операций представляет собой проводку и включает все ее реквизиты. Расширенные проводки вводятся непосредственно в журнал.

Часто в экранном представлении списка расширенных проводок можно видеть только часть реквизитов каждой из них, а полный набор информационных полей отражается только в специализированной экранной форме, раскрывающей содержание расширенной проводки.

При втором способе хранения массив информации о хозяйственных операциях хранит бухгалтерские операции, которые представляются двумя уровнями: заголовком операции и одной или совокупностью нескольких проводок, которые полностью отражает в учете хозяйственную операцию. В этом случае массив записей фактически разбивается на два иерархически связанных массива, в комплексе, составляющих единое целое. В первом массиве хранятся заголовки проводок, а во втором сами проводки, дополненные той информацией, которая является уникальной для каждой из них. Эти массивы программа представляет в двух взаимосвязанных регистрах: журнале операций и журнале проводок. Каждой операции первого журнала соответствует одна или несколько проводок второго журнала.

В системах автоматизации учета реализованы разные подходы к представлению сведений об операциях в указанных регистрах.

При третьем способе хранения каждая запись массива информации о хозяйственных операциях отражает закодированное представление операции, которое называется «определение» или «тип» операции. Проводки, связанные с хозяйственной операцией, вообще в это массив не заносятся и в нем не хранятся. Но в системе создается специальный справочник «видов операций», в котором хранятся «определения» операций.

До начала эксплуатации системы опытный бухгалтер сам создает «определения» операций и устанавливает правила построения проводок для данного типа хозяйственной операции и алгоритмы расчета сумм проводок, либо корректирует готовые»» определения операций, предложенные разработчиком. Для каждой операции может быть установлена одна или несколько связанных проводок.

Обращение к справочнику «видов операций» идет при расчете остатков и оборотов счетов. Программа применяет правила построения проводок в отношении каждой записи массива информации о хозяйственных операциях, ориентируясь на тип операции. После этого выполняется расчет сумм проводок по операции и далее расчет сальдо и оборотов счетов. Перед обработкой операции бухгалтер может посмотреть, какие проводки в ней будут учтены в расчетах. Таким образом, каждая хозяйственная операция связана с некоторым набором проводок, но их нет в массиве, однако они присутствуют в расчетах. Поэтому они и носят название «виртуальных проводок».

К справочнику «видов операций» бухгалтер обращается и при вводе данных в массив информации о хозяйственных операциях. С помощью этого справочника шаг за шагом конструируется формализованное (закодированное) описание операции, отражающее ее содержательный смысл. Ввод операции осуществляется в реестр операций, который включает сведения обо всех введенных за отчетный период операциях.

Использование рассмотренного способа хранения бухгалтерских операций позволяет в некоторых случаях значительно снизить трудоемкость исправления ошибок. К ним относятся те ситуации, когда ошибка тянет за собой необходимость перерасчета по логической цепочке всех выполненных расчетов.

В большинстве программ, основанных на первом и втором способах организации массива информации о хозяйственных операциях, есть два пути исправления таких ошибок: сторнировать все неверные записи после соответствующих расчетов, либо удалить все неверные записи-проводки и ввести новые.

В программе «Финансы без проблем» достаточно исправить ошибку в операции оприходования материалов. Далее все зависимые расчеты будут выполнены автоматически, поскольку хранятся не проводки, а закодированные операции, которые будут интерпретированы только при составлении выходных документов. Именно в этот момент по всей цепочке заново будут сформированы проводки и выполнены все расчеты.

Однако такой способ хранения записей в массиве имеет и недостатки. Во-первых, приходится выполнять большой объем вычислений каждый раз в процессе расшифровки операций при формировании выходных форм. Во-вторых, перечень формализованных операций и правил их перевода в проводки должен быть определен уже на этапе внедрения системы. Учесть же все операции на этапе внедрения бывает довольно сложно. К тому же постоянные изменения в методологии учета требуют изменений ранее определенных правил формирования проводок и расчета сумм по ним, что создает определенные проблемы в процессе эксплуатации системы.

Элементы механизма выполнения автоматического пересчета сумм проводок имеются и в программах, основанных на других способах ведения системы записей о фактах хозяйственной деятельности. Так, например, в программном комплексе «БЭСТ» записи ведутся в виде расширенных проводок, но для записей списания себестоимости израсходованных материалов или реализованных товаров предусмотрен режим пересчета сумм, который может применяться пользователем неоднократно.