Тема 2.2. Проектный менеджмент

В последнее время в российском арт-мснеджменте появилось направление, которое одни называют менеджмент проектов, другие - проектный менеджмент. Проектный менеджмент появился как новое направление управленческой деятельности и требует материальных и трудовых ресурсов, организационного, экономического и правового обеспечения по реализации творческого замысла проекта. Т.е. проектный менеджмент направлен на получение эффективного результата от конкретного проекта в определенных условиях, в определенный срок. Этот результат оценивается по творческим и экономическим показателям.

87

До сих пор еще не устоялось определение самого понятия «проектный менеджмент». Некоторые специалисты предполагают, что проектный менеджмент постепенно вытеснит устаревший менеджмент организаций. Другие видят в проектном менеджменте инновационную компоненту, направленную на освоение современных управленческих технологий, новых форм взаимодействия с аудиторией и потребителем, на развитие социального и сетевого партнерства, осуществление взаимодействия сферы культуры с другими сферами и т.д.

Постепенно осваивают этот тип менеджмента и бюджетные организации, которые имеют незначительные внутренние стимулы к развитию, реформированию и модернизации своей деятельности, поскольку они зарегистрированы как некоммерческие организации. За счет проектной деятельности эти организации осваивают новые технологии финансового планирования и управления ресурсами.

Проектный менеджмент ориентирует творческий коллектив на достижение конкретного результата в определенные сроки, ориентируясь на ограниченные результаты - финансовые, кадровые, информационные, организационные и т.п.

Проектный менеджмент предполагает публичность и ис
пользование таких управленческих механизмов, которые способ
ны учитывать разные группы внешних интересов. С этой целью
при учреждениях культуры, фирмах, ассоциациях формируются
разного рода «правления», в состав которых входят обществен
ные организации, потребители, спонсоры, представители органов
власти. В управленческой практике российских учреждений ши
рокое применение находят такие формы, как попечительские со
веты, клубы друзей, функции которых ограничены лишь привле
чением финансовых ресурсов. Вопросы кадровой политики, фор
мирования планов развития, репертуарной политики находятся
вне зоны их компетенции. --"

Современные рыночные отношения в сфере культуры и искусства заставили научиться руководителей этой сферы оперировать новыми терминами, такими, как «продукция», «производитель», «потребитель» и др. В деятельности арт-менеджера все более активно используются приемы, в недалеком прошлом так не типичные для этой сферы деятельности:

88

«оперативное управление финансами»;

«распределение людских ресурсов»;

«управление информационными потоками»;

«формирование потребительского спроса» и др.

Проектный менеджмент играет решающую роль в эффективном осуществлении замысла проекта, в донесении проекта до (ригеля как конечного пункта творческого процесса, осуществлении организационно-управленческих решений, адекватных рыночным условиям.

Для проектного менеджмента также характерны функции: организации, планирования, мотивации, контроля. Каждая из тгих функций жизненно необходима для арт-менеджера. Планирование обеспечивает основу для реализации главной стратегической цели - создания и реализации проекта, получения прибыли, а функции организации, мотивации и контроля ориентированы на выполнение тактических задач.

В организации как технологическом процессе проявляются характерные для арт-деятельности особенности и принципы, среди которых можно выделить следующие:

Ситуационный принцип, основанный на определении степени и характера организации и устанавливающий ее пределы.

Принцип партнерских отношений, предусматривающий построение отношений между участниками на уровне субъектно-субъектных отношений, взаимоуважении, взаимном интересе, партнерстве.

Принцип постоянного действия организационного фактора, пронизывающий все стадии подготовки и реализации проекта.

Независимо от масштабов проекта ар.т-менеджер в ходе выполнения организационной функции должен уметь:

разобраться и определить цели проекта, детализировать их, выявить степень участия в проекте той или иной организации, личности;

выявить виды деятельности, необходимые для достижения выявленных целей;

произвести распределение видов деятельности между специалистами и объединить их в управляемые рабочие группы и подразделения;

89

наладить координацию различных групп и видов деятельности посредством установления рабочих взаимоотношений, распределения ролей, круга обязанностей, видов отчетности, сроков исполнения;

объединить рабочие группы единством цели деятельности, где каждый член организации работает на общее благо и никто не имеет права работать против целей организации;

определить размах менеджмента: число рабочих групп, число руководителей и подчиненных.

Функция организации заключается в том, чтобы свести воедино деятельность всех специалистов, занятых в разработке и осуществлении проекта, определить миссию, роль, ответственность и подотчетность каждого из них.

Организация - важнейшая функция управления процессом разработки и реализации арт-проекта. Поэтому мы можем предложить следующее ее определение. Организация управления арт-проектом представляет собой структурную систему в виде взаимоотношений, прав, целей, ролей, видов деятельности, а с другой стороны, является процессом, посредством которого разрабатывается и реализуется проект, уточняется, расширяется, сохраняется или уменьшается структура учреждения, фирмы, оргкомитета, правления, совета клуба и т.д., запятых в проекте.

Понятие «управление» более универсально и применяется в тех случаях, когда решаются задачи воздействия на систему или личность с целью превращения их в новое качество на основе присущих этой системе законов. Управление выполняет функции регулирования, координации и контроля за деятельностью различных учреждений и организаций, рабочих групп, комитетов, принимающих участие в проекте на разных стадиях.

Управление арт-проектами достаточно сложное образование, поскольку оно вбирает в себя содержательную сторону'дея-тельности, организацию и технологии. Содержание процесса управления проектами определяется сущностью, целями и задачами, принципами, методами, функциями, спецификой отрасли, уровнем данного органа в общей системе органов управления.

Наибольшее распространение в арт-проектах получила функциональная система управления, построенная с учетом це-

90

!|сй и задач конкретного проекта, фирмы, учреждения. В наиболее обобщенном виде ее можно представить в виде схемы:

Дирекция (учреждения, фирмы, проекта) ОТДЕЛЫ (СЕКТОРА)

I

Художественно- !

творческий

Связей I

Маркетинговый

с общественностью и |

рекламы ;
Финансово- | Оформительские и

Технический
экономический творческие мастерские < I

В зависимости от задач, решаемых в каждом конкретном проекте, система управления может уточняться, расширяться, дробиться, представляя собой сложную динамическую структуру, II которой можно выделить три взаимосвязанных стороны: функциональную, структурную, информационную. Так, в крупномасштабных проектах необходимы: специальное распоряжение городских властей, санкционирующее проведение акции, организация охранных зон, схем барьеров безопасности, разработка форм аккредитаций и пропусков. Значительную нагрузку несут и рекламно-информационные службы, изготавливающие рекламные ролики, аудио- и видеоклипы, афиши, рекламные растяжки, рекламные интервью в СМИ. По современным рыночным стандартам стоимость рекламной кампании доходит до 40 процентов стоимости первой партии нового продукта, что необходимо учитывать при составлении бизнес-плана проекта.

Каждый элемент управленческой системы функционирует и развивается на основе решения поставленных целей и задач, и в то же время все элементы системы, функционируя, приобретают новое качество и новое значение. Процесс управления арт-проектами характеризуется постоянной сменой состояний в системе, изменениями связей между ее элементами, обусловленными целями и задачами конкретной возрастной или социальной группы.

Хозяйственно-экономическое управление проектами включает систему ресурсного обеспечения:

91

штатное расписание;

финансирование;

размеры заработной платы;

виды поощрения или наказания;

материально-технические ресурсы.

Поскольку многие учреждения культуры (театры, музеи, киностудии, филармонии, государственные учреждения культуры и частные продюсерские фирмы) постепенно переходят на рыночные условия существования, где есть потенциальный потребитель и потенциальный производитель, главной целью проекта становится соединение их интересов и получение взаимной выгоды. Зритель получает возможность получить удовольствие от общения с искусством, организаторы - материальную прибыль, Однако дивиденды, т.е. получение прибыли от арт-проектов, носят не только материальный, но и моральный, нравственный характер.

В рыночных условиях при разработке проекта остро стоит вопрос проектной стоимости, заработка, получения доходов, прибыли, т.е. получения прогнозируемого результата. При подсчете стоимости проекта, имеющего автономное финансирование, учитываются два основных параметра - материальные и нематериальные расходы. При определении стоимости проекта государственного театра включаются все расходы, связанные с его | созданием: простой незанятых актеров; зарплата работников театральных мастерских; коммунальные платежи и т.п.

Завоевание рынка сбыта арт-нроекта - одно из главных условий рыночной экономики, и начинать деятельность по его завоеванию надо со сбора и анализа информации о зрительской аудитории, т.е. с маркетинговых исследований.

Маркетинговые исследования могут включать сбор информации по следующим вопросам:

создавались ли подобные проекты за последние пять лет;

если создавались, то кому они были адресованы;

имели ли они зрительский успех;

какова была продолжительность их эксплуатации;

92

в какой географической точке города или региона они Располагались;

какова схема ценообразования;

- какова была реакция профессионалов и зрителей и т.д.
Если проект создается впервые, то зрительскую аудиторию

необходимо изучить с точки зрения сегментации информационного поля для выявления интереса к планируемому проекту. Бойсе подробно о маркетинговых технологиях в арт-менеджменте мы поговорим в следующем параграфе.

Следующий этап - запуск проекта в производство: разработка и запуск рекламной кампании по продвижению проекта на рынок, начало репетиционного периода, включение в работу всех служб (мастерских, постановочных цехов, световых и радиостудий и т.п.).

Модель управления проектами и принципы формирования правления и делегирования ему полномочий определяются в процессе конструктивного диалога между заинтересованными лицами, организациями, правовыми и финансовыми структурами и регламентируются соответствующими документами. Важным условием эффективного менеджмента становится использование разных моделей участия заинтересованной общественности в управлении проектом: участие в принятии решений, участие в разработке и реализации проекта, участие в оценке деятельности творческой группы, участие в получении планируемых результатов.

При разработке и внедрении творческих проектов арт-мснеджеру необходимо учитывать возможные способы реализации программы и мотивации проектов. Основная предпосылка заключается в том, что личное вознаграждение сотрудников, внесших вклад в реализацию инвестиционного проекта, должно быть оценено исходя из степени инновационности и рискованности проекта, а также степени участия сотрудника в проекте. В случае удачной реализации проекта можно говорить, что часть прибыли получена благодаря творческим и профессиональным усилиям отдельного человека или группы лиц.

93

ПРОЕКТЫ

Рискованные

(наибольшее влияние

на полученную прибыль)

Условно рискованные

(наименьшее влияние

ка полученную прибыль)

^

РЕЗУЛЬТАТ

Создание преимуществ, повышение эффективности, расширение бизнеса

Расширение существующего бизнеса, замена оборудования

1ЕРСОНЫ

Инициаторы, разработчики, внедренцы, руководители

Руководители, технические службы

Для того чтобы определить личный вклад каждого участника проекта (или группы участников), необходимо разбить проектный процесс по сферам ответственности, выделить ключевые персоны в процессе его разработки и реализации, определить индивидуальный порядок мотивации каждого. Ключевыми персонами являются:

1. Лица, являющиеся инициаторами идеи проекта в рамках конкурса или «мозгового штурма».

94

Лица, участвующие в разработке проекта и его защите перед инвесторами.

Лица, ответственные за вЕседрение проекта.

Реализация любого творческого проекта требует материальных и трудовых ресурсов, а также организационного, юридического и финансового обеспечения.

Образцом реализации театрального проекта может служить модель театрального проекта на Бродвее. Театральный проект на Ьродвее обычно состоит из двух частей - постановки спектакля и его проката.

Для реализации театрального проекта создается юридическое лицо, формируется команда, включающая творческий, технический и организационный персонал. Параллельно, в рамках созданной организации идет поиск инвесторов, осуществляется аренда репетиционных помещений, сценической площадки, изготавливаются декорации, костюмы; арендуется сценическая техника; проводятся рекламные и РК-акции и т.п.

Основу организаций подобного типа составляют лица, определяющие художественный замысел спектакля, т.е. режиссеры, художники, артисты, а также менеджеры, технические работники.

Репетиционный период строго лимитирован, длится от шести до восьми недель и заканчивается премьерой.

Прокат театрального проекта решает задачи окупаемости и прибыли. Для того чтобы постановка окупилась, что является одной из важнейших целей проекта, спектакль на Бродвее играется не менее восьми раз в неделю.

В случае прекращения проката спектакля проект приходит к своему логическому завершению: организация ликвидируется, команда распускается, имущество распродается.

При возобновлении постановки или организации гастрольных туров формируется новый, мало связанный или не связанный вообще с предыдущим проект. Его осуществляет новая команда, подбирающая свой творческий состав, комплект декораций, костюмы, технику, сценические и репетиционные площадки, свои организационную и финансовую базы. Таким образом, новый проект начинает собственный «жизненный цикл».

95

Проекты подобного типа существуют благодаря поддержке отдельных меценатов, попечительских советов, масштабным фандрайзинговым компаниям, собственным заработанным средствам. Государственная поддержка в этом случае может выступать в качестве одного из источников финансирования.

Благотворительные же организации и спонсоры, оказывающие материальную помощь, исходят из своих интересов, поддерживая либо отдельного режиссера, актера, либо выражают интересы отдельной этнической группы, либо проявляют заинтересованность в конкретной теме или конкретном авторе.

В целях защиты своих интересов и прав, в целях обеспечения социальных гарантий творческие деятели объединяются в мощные профессиональные союзы.

Кроме менеджмента отдельного проекта в России существует и так называемый организационный способ функционирования художественного процесса, который происходит в рамках постоянно действующих структур - репертуарного театра, филармонии и других учреждений культуры. За этими структурами закреплено большинство творческих работников и значительная доля бюджетного финансирования.

Подобный способ управления творческим процессом предполагает наличие соответствующего репертуара, постоянной творческой группы, бюджетного финансирования организации в целом, а не конкретного проекта. В этом случае возможен менее запрограммированный репетиционный процесс, а прокат спектакля после премьеры может растянуться на годы. Однако такие нюансы самого процесса эксплуатации спектакля, как ремонт и пополнение художественного оформления спектакля, ввод новых исполнителей, гастроли, юбилейные показы, освещение в прессе часто требуют дополнительных средств.

Более свободными стали разнообразные деятели культуру и искусства в выборе индивидуальных гастролей как в России, так и за рубежом, многие из них подолгу работают в разных странах. Стали более распространенными и различные проекты совместных постановок, аренда готовых зарубежных и российских оперных, театральных проектов. На протяжении многих лет различные культурные организации плодотворно сотрудничают с из-

96

вестными режиссерами, дирижерами, солистами, которые становятся постоянными членами труппы.

Проектный менеджмент сегодня получает широкое применение в репертуарных театрах, бюджетных учреждениях культуры, создаются экспериментальные проекты новых художественных форм, новых организационных моделей. В контексте отдельных проектов налаживается сотрудничество со спонсорами, заинтересованными в этом проекте. Возникают последовательные и параллельные проекты. Отдельные направления художественных программ, реализуемые в определенный период времени, разовые акции, призванные привлечь внимание к организации, сотрудничество с другими организациями и компаниями могут и должны рассматриваться как отдельные проекты.

Заслуживает внимания и гастрольный менеджмент - гастрольные проекты. Они являются главным источником дохода. Понятие «гастроли» служит для обозначения различных видов деятельности, объединенных общим термином:

Турне - представляет собой цикл выступлений (или каких-либо иных мероприятий), которые организуются коллективом в различных местах в течение одной поездки. На всем протяжении турне коллектив не возвращается в родной город.

Одноразовое представление с ночевкой - представляет собой выступление, которое организуется для конкретного спонсора и является частью турне.

Выезд - понимается как представление в ближайшем городе или районе, которое может включать в себя и другие мероприятия - «уроки мастерства», «мастер-классы», ночевка на месте не требуется.

Цели гастролей могут быть самыми разными: финансовые мотивы, желание «обкатать» конкретную постановку, раздобыть денег на турне у государственных или частных компаний, обеспечить актеров работой и дать возможность набраться опыта.

Сформулировав причины и цели проведения гастролей, администрации гастролей необходимо ответить еще на один ряд вопросов:

1. Какой спектакль (постановка) и в каком составе будет гастролировать?

97

Какова минимальная продолжительность ангажемента во время турне (разовое представление с ночевкой, недельный выезд? и т.д.)?

Сколько времени (дней, недель) продлится турне по м№ нимуму и максимуму? I

С помощью каких транспортных средств будет путешествовать коллектив?

Где будут проходить гастроли?

Когда будет проходить турне?

В какую сумму обойдутся гастроли организации?

Какую разумную долю расходов можно будет покрыть за счет спонсоров?

Возможны ли иные источники финансирования гастролей (грант национального фонда культуры (искусств), других организаций, поддержка финансовых структур и т.п.).

Информацию о спонсорах можно почерпнуть из различных источников. Это могут быть региональные департаменты по делам культуры и искусств, частные агентства, компьютерные сети.

Поиск ангажемента (закрепленного в виде договора обязательства, приглашающего артиста или коллектив на известный срок для участия в концерте или спектакле) становится важным этапом в проведении успешных гастролей. Успех поиска ангажемента зависит от нескольких факторов: популярности коллектива или артиста, их востребованности, качества и популярности продукции, личных качеств менеджера, ведущего переговоры.

Менеджер, занимающийся поиском ангажемента, обязан:

встретиться с художественным руководителем, директором-распорядителем и членами попечительского совета для обсуждения гастрольных приоритетов и бюджета;

провести (или дать задание соответствующей службе) маркетинговые исследования; ^

достать адресные списки и осуществлять надзор за почтовой рассылкой;

проводить телефонные переговоры со спонсорам»;

отправлять им дополнительные письма и материалы;

обсуждать жалование и услуги, участвовать в разработке маршрута турне;

98

посещать конференции, посвященные вопросам предос-|;|нления ангажементов;

составить архивные данные о контактах со спонсорами и обмене корреспонденции.

Приоритетным направлением проектного менеджмента становится и осуществление зрелищных программ: конкурсов, фестивалей, театрализованных представлений, карнавалов, праздников, народных гуляний.

Организация и проведение подобных масштабных форм становятся реальными и продуктивными при наличии меценатов, спонсоров, приобретении прав на показ акции телекомпанией. возможность окупаемости этих акций и получения прибыли может быть реальна при высокой стоимости билетов (как, например, на концерты Пласидо Доминго) или при увеличении количества проката этих акций.

При выборе, подготовке и проведении крупномасштабных акций следует обратить внимание на:

- тематический характер акции - юбилейное или празднич
ное событие; форму проведения; жанровую особенность какого-
либо вида искусства (фестиваль джазовой музыки, конкурс им.
П.И. Чайковского, конкурс эстрадной музыки или рок-фестиваль
и т.п.);

- место проведения (международные, региональные, ло-.
кальные формы в конкретных городах и поселках на традицион
ных или вновь открываемых площадках);

частоту проведения (один раз в месяц, год, два года и другая частота);

объем (по охвату участвующих коллективов, солистов, количеству зрителей);

систему финансирования;

- рыночную направленность (международную, националь
ную, региональную, локальную).

Все чаще и государственные, и коммерческие структуры стали проявлять интерес к выделению специальных грантов и объявлению конкурсов на разработку конкретных проектов и целых направлений культурной жизни России.

99

Остановимся подробнее на оформлении заявки на грант. В своих рекомендациях фонды обычно указывают количество страниц проектной заявки и последовательность изложения. Если фонд не выслал инструкций, то следует использовать сложившуюся и апробированную в практике форму.

1. ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ:

Название проекта

Организация-заявитель

Руководитель проекта

Ф..И..О.,

Звание, должность

Адрес

Тел., факс (с кодом города), Е-таП

Бухгалтер проекта

Ф..И..О.,

Звание, должность

Адрес

Телефакс (с кодом города), Е-таН

География проекта (где будет проходить работа по проекту)

Срок выполнения проекта

Запрашиваемая сумма

Имеющиеся средства

Полная стоимость проекта

Сведения о полученных ранее грантах

Название проекта

Экспертная оценка результатов выполнения проекта

Ф.,И.,0., руководителя

2. Аннотация проекта (до 15 строк)

Изложение сути заявки, се основных позиций, каждая из которых должна быть сформулирована в одном - двух предложениях. В аннотации называются исполнители проекта, в чьих интересах он разработан, каков ожидаемый результат, какова расчетная стоимость проекта.

100