50. Табличный процессор Microsoft Excel: ускорение ввода данных (средства Автозавершение, Автозаполение, Автозамена).

Что такое автозавершение?

С помощью автозавершения можно быстро заполнить повторяющихся записей в столбце.

Если первые несколько знаков, введите в ячейке соответствует существующей записи в этом столбце, Microsoft Excel указана в остальные символы. Заполнение только операции, содержащие текст или комбинация текста и чисел, не выполняются операции, которые содержат числа, даты или времени.

-Чтобы принять предложенный, нажмите клавишу ВВОД.

-Выполненные операции совпадает с шаблоном прописных и строчных букв из существующих записей.

-Для замены автоматически введенных знаков, продолжайте ввод текста.

-Для удаления автоматически введенных знаков нажмите клавишу BACKSPACE.

Можно выбрать из списка записи уже имеются в столбце. Чтобы отобразить список, нажмите клавиши ALT + СТРЕЛКА ВНИЗ для отображения списка, или щелкните правой кнопкой мыши ячейку и нажмите кнопку Выбрать из списка в контекстном меню.

Что такое автозаполнение?

Автозаполнение позволяет заполнять данными область ячеек по определенным правилам. Excel осуществляет поиск правила заполнения введенных данных для того, чтобы определить значения пустых ячеек.

Для того, чтобы произвести автозаполнение ячеек:

1.Выделяем исходную ячейку.

2. в нижнем правом углу находится маркер заполнения, помещаем курсор мыши на него, он примет вид +

3.При нажатой левой клавише растягиваем границу рамки на группу ячеек.

4.При этом все выделенные ячейки заполняются содержимым первой ячейки. При этом при копировании и автозаполнении соответствующим образом изменяются адреса ячеек в формулах. Например, формула = А1 + В1 изменится на = А2 + В2.

Если формула содержит адреса, ссылка на которые не должна изменяться, перед этим адресом необходимо указать знак $.

Например: = $A$5 * A6

При копировании этой формулы в следующую строку ссылка на первую ячейку останется неизменной, а второй адрес в формуле изменится.

Что такое Автозамена?

Средство автозамены — встроенный корректор, который автоматически исправляет наиболее распространенные опечатки, грамматические и орфографические ошибки, а также неправильный регистр знаков. Возможен также ввод общеупотребительных символов. Для этого следует указать произвольное ключевое слово в поле Заменять при вводе, которое будет заменено нужным символом при вводе.

Использование автозамены:

1.В меню Сервис выберите команду Параметры автозамены.

2.На вкладке Автозамена выберите типы исправлений. Можно также указать исключения, нажав кнопку Исключения.

51. Порядок ввода формулы

Вводить формулу надо со знака равенства. Это надо для того, чтобы Excel понял, что в ячейку вводится именно формула, а не данные.

Выделим произвольную ячейку, например А1. В строке формул введем =2+3 и нажмем Enter. В ячейке появится результат (5). А в строке формул останется сама формула.

Дабы не ошибиться при вводе адресов ячеек, можно использовать при вводе ссылок мышь. В нашем случае надо проделать следующее.

Выделить ячейку А3 и ввести в строке формул знак равенства.

Щелкнуть на ячейке А1 и ввести знак плюс.

Щелкнуть на ячейке А2 и нажать Enter.

Результат будет аналогичным.

Под массивом обычно понимают набор данных, объединенных в группу. Массивы бывают одномерные (элементы массива образуют строку или столбец) или двумерные (матрица).

Формулы массива в Excel - это специальные формулы для обработки данных из таких массивов. Формулы массива делятся на две категории - те, что возвращают одно значение и те, что дают на выходе целый набор (массив) значений.

Приоритет операторов

В Excel используется стандартная очередность выполнения арифметических операторов, которую изучают в средней школе на уроках математики. Как известно, выполнение арифметических операторов осуществляется слева направо с учетом приоритета одних операторов над другими. Рассмотрим порядок их выполнения.

Все операторы, заключенные в круглые скобки.

Возведение в степень.

Умножение и деление.

Сложение и вычитание.

От очередности выполнения арифметических операторов зависит конечный результат вычислений. Предположим, в ячейках I, A2 и A3 введены цены товаров без учета НДС, а вам необходимо подсчитать общую стоимость этих товаров с учетом НДС. Если для этого воспользоваться формулой =А1+А2+А3*1,2, то в итоге получиться неверный результат. Согласно данной формуле, вместо »чтобы сложить все три значения, а затем полученную сумму на 1,2, Excel сначала умножит на 1,2 значение ячейки A3, а затем прибавит к полученному результату значения ячеек А1 и А2. Естественно, в этом случае итоговый результат будет неправильным, но вполне закономерным, поскольку умножение имеет больший приоритет, чем сложение. Для получения верного результата необходимо заключить в круглые скобки операторы, которые должны выполняться в первую очередь. В данном примере в первую очередь необходимо сложить значения ячеек А1, А2 A3, поэтому формула для расчета итоговой стоимости трех аров должна выглядеть так: = (А1+А2+АЗ) *1,2. Теперь Excel в очередь просуммирует значения в ячейках Al, A2 и A3, а ем умножит полученный результат на 1,2.

Excel позволяет использовать в формулах самые разнообразные операторы. В таблице 1 перечислены операторы, которые распознает программа. Кроме того, в Excel есть множество встроенных функций, с помощью которых можно выполнить дополнительные операции.

Оператор Название

+ Сложение

- Вычитание

* Умножение

/ Деление

^ Возведение в степень

& Конкатенация

= Логическое сравнение "равно"

> Логическое сравнение "больше чем"

< Логическое сравнение "меньше чем"

>= Логическое сравнение "больше или равно"

<= Логическое сравнение "меньше или равно"

<> Логическое сравнение "не равно"

Приоритет операторов в формулах Excel

Приоритет Символ Оператор

1 ^ Возведение в степень

2 * Умножение

2 / Деление

3 + Сложение

3 - Вычитание

4 & Конкатенация

5 = Равно

5 < Меньше чем

5 > Больше чем

Из таблицы видно, что оператор возведения в степень имеет самый высокий приоритет (т.е. выполняется первым), а оператор логического сравнения — самый низкий.

Круглые скобки используются для того, чтобы изменить естественный порядок выполнения операторов. Выражение, заключенное в скобки, всегда вычисляется первым.

Редактирование формул

Ошибки, допущенные при вводе формулы, исправляют так же, как и ошибки, появившиеся во время ввода любых других данных. Просто выделите ошибочно введенный символ и введите вместо него тот, который нужен. Если же вы ввели формулу, нажали клавишу <Enter> и только потом заметили ошибку, дважды щелкните на ячейке с формулой для активизации режима редактирования, затем отредактируйте формулу.

Копирование и вставка формул

Копирование и вставка формул практически ничем не отличается от аналогичной процедуры, выполняемой над любыми другими данными. Необходимо помнить лишь о том, что в процессе вставки скопированной формулы Excel автоматически меняет адреса ячеек, на которые в данной формуле сделаны ссылки. Причем новая адресация зависит от того, в какую ячейку вставлена данная формула.

Во время вставки формулы Excel автоматически меняет только относительные ссылки, которые использованы в данной формуле.

В некоторых случаях нет необходимости автоматически изменять ссылку при копирование формул. Предположим, что в созданной вами таблице есть формула со ссылкой на ячейку, где хранится текущий курс рубля по отношению к американскому доллару. Естественно, ссылка на эту ячейку не должна изменяться при копировании или перемещении формулы. Специально для таких случаев в Excel предусмотрены так называемые абсолютные ссылки, которые не меняются в процессе копирования или перемещения формул.

Для того чтобы изменить тип ссылки — относительную сделать абсолютной (или наоборот), переместите курсор на любой адрес ячейки, используемый в формуле, и нажмите клавишу <F4>. В результате перед буквой столбца и номером строки (в адресе ячейки) появится символ доллара ($). В принципе символ доллара можно вводить и вручную, но в большинстве случаев использование клавиши <F4> значительно упрощает эту процедуру.

Помимо относительных и абсолютных, в Excel предусмотрены смешанные ссылки. Суть ссылки такого типа напрямую связана с ее названием. В этом случае абсолютную ссылку создают только на столбец, а на строку делают относительную ссылку (или наоборот). После копирования формулы со смешанной ссылкой «нению подлежит либо только буква столбца, либо только номер строки. Например, $В4 (буква столбца не меняется во время копирования формулы) или В$4 (во время копирования формулы номер строки остается неизменным).

Для того чтобы изменить тип только что введенной ссылки, несколько раз нажмите клавишу <F4> (либо введите в нужной части адреса ячейки символ доллара ($) вручную).