59. «Логические»:

ЕСЛИ (): Синтаксис: ЕСЛИ(логическое_выражение; значение_если_истина; значение_если_ложь). Предназначение: Функция ЕСЛИ выполняет то ("Значение если ИСТИНА") или иное ("Значение если ЛОЖЬ") действие в зависимости от того, выполняется (равно ИСТИНА) условие или нет (равно ЛОЖЬ). аргумент1. Логическое выражение: Все, что дает в результате логические значения ЛОЖЬ или ИСТИНА. Обычно либо выражения отношения (A1>=12) либо функции, возвращающие логические значения (И, ИЛИ). аргумент2. Значение если ИСТИНА: любое допустимое в Excel выражение.

аргумент3. Значение если ЛОЖЬ: любое допустимое в Excel выражение. возвращаемое значение: может возвращать значения любых типов, в зависимости от аргументов 2 и 3. Функция ЕСЛИ позволяет организовать в формуле ветвление. Вспомните сказки: налево пойдешь -- коня потеряешь, прямо пойдешь -- в болото попадешь, направо пойдешь -- засосёт в чёрную дыру. Использование функций ЕСЛИ, И, ИЛИ граничит с программированием. Неудивительно, что для многих людей разобраться, как они работают, очень сложно. В голове должен быть чёткий алгоритм решения задачи и требуется хорошее понимание понятия "тип данных"

И ():Синтаксис: Логич_знач И( логич_знач1; логич_знач2; ... ; логич_знач30 ) Предназначение: Функция И используется тогда, когда нужно проверить, выполняются ли несколько условий ОДНОВРЕМЕННО. Одно из наиболее часто испльзуемых применений функции И -- проверка, попадает ли число x в диапазон от x1 до x2. аргументы: Функция И принимает от 1 до 30 аргументов (в Office 2007 -- до 256), каждый из которых является логическим значением ЛОЖЬ или ИСТИНА, либо любым выражением или функцией, которое в результате дает ЛОЖЬ или ИСТИНА. возвращаемое значение: Функция И возвращает логическое значение. Если ВСЕ аргументы функции И равны ИСТИНА, возвращает ИСТИНА. Если хотя бы один аргумент имеет значение ЛОЖЬ, возвращает ЛОЖЬ. Примечание: Функция И почти никогда не используется сама по себе, обычно её используют в качестве аргумента других функций, например, ЕСЛИ.

ИЛИ ():Синтаксис: Логич_знач ИЛИ( логич_знач1; логич_знач2; ... ; логич_знач30 ) Предназначение: Функция ИЛИ используется тогда, когда нужно проверить, выполняется ли ХОТЯ-БЫ ОДНО из многих условий. аргументы: Функция ИЛИ принимает от 1 до 30 аргументов (в Office 2007 -- до 256), каждый из которых является логическим значением ЛОЖЬ или ИСТИНА, либо любым выражением или функцией, которое в результате дает ЛОЖЬ или ИСТИНА. возвращаемое значение: Функция ИЛИ возвращает логическое значение. Если ХОТЯ БЫ ОДИН аргумент имеет значение ИСТИНА, возвращает ИСТИНА. Если ВСЕ аргументы имеют значение ЛОЖЬ, возвращает ЛОЖЬ. Примечание: Функция ИЛИ почти никогда не используется сама по себе, обычно её используют в качестве аргумента других функций, например, ЕСЛИ.

60. «Текстовые»:

ТЕКСТ ():ТЕКСТ(значение;формат); Значение — либо числовое значение, либо формула, вычисление которой дает числовое значение, либо ссылка на столбец, содержащий числовое значение. Формат — числовой формат в текстовой форме. Замечания. При использовании функции ТЕКСТ значение преобразовывается в форматированный текст и результат больше не участвует в вычислениях как число.

61.

Стандартные типы диаграмм:

• Гистограмма

• График

• Лепестковая

• Круговая

• Кольцевая

• Точечная

• Линейчатая

Способы настройки диаграмм:

• Изменить любые цвета, вид, толщину линий, стиль маркеров и шрифты.

• Изменить диапазоны данных, которые используются при построении диаграммы, добавить новые ряды данных или удалить существующие.

• Выбрать вид линий сетки.

• Определить размер и расположение легенды (или удалить ее вообще).

• Изменить место пересечения осей.

• Откорректировать масштаб осей, указав максимум и минимум, изменить цену деления, подписи и т.д. Кроме того, можно задать, чтобы ось была проградуирована в логарифмическом масштабе.

• Добавить заголовки к осям и диаграмме, а также поместить любой текст в любое место диаграммы.

• Добавить линии тренда к наборам данных.

• Отобразить точки данных в обратном порядке.

• Повернуть объемные диаграммы в пространстве.

• Заменить в графиках маркеры данных рисунками.

62.

Если существуют данные, для которых необходимо спрогнозировать тренд, можно создать на диаграмме линию тренда. Например, если имеется

созданная в Excel диаграмма, на которой показаны данные о продажах за первые несколько месяцев года, можно добавить к ней линию тренда, которая проиллюстрирует общую тенденцию продаж (рост, снижение или стабилизация) или продемонстрирует предполагаемый тренд на ближайшие месяцы.

В данной процедуре предполагается, что диаграмма, основанная на имеющихся данных, уже создана. Если это не так, см. статью Создание диаграммы от начала до конца.

Щелкните диаграмму, чтобы выделить ее.

Выберите ряд данных, к которому нужно добавить

линию тренда или

линию скользящего среднего.

На вкладке Макет в группе Анализ нажмите кнопку Линия тренда и выберите нужный тип регрессионной линии тренда или скользящего среднего.

Чтобы определить параметры и форматирование регрессионной линии тренда или скользящего среднего, щелкните линию тренда правой кнопкой мыши и выберите пункт Формат линии тренда.

Выберите параметры линии тренда, тип линий и эффекты.

Если выбран тип Полиномиальная, введите в поле Степень наибольшую степень для независимой переменной.

Если выбран тип Линейная фильтрация, введите в поле Период число периодов, используемых для расчета скользящего среднего.

Примечания

В поле Построен на ряде перечислены все ряды данных диаграммы, поддерживающих линии тренда. Для добавления линии тренда к другим рядам выберите нужное имя в поле, а затем выберите нужные параметры.

Если к двумерной диаграмме (диаграмме распределения) добавляется скользящее среднее, то это скользящее среднее базируется на порядке расположения значений X в диаграмме. Для получения нужного результата перед добавлением скользящего среднего, возможно, потребуется отсортировать значения X.

63.

Одной из типичных задач, выполняемых с помощью электронных таблиц, является ведение списков - имен и адресов людей, номеров телефонов, характеристик товаров и т.д. Excel имеет богатый набор средств для работы с такими данными, позволяя легко анализировать и систематизировать такого рода информацию.

По сути, список почти ничем не отличается от обычной таблицы Excel, кроме, разве что, размеров - списки обычно достаточно велики. При работе со списками или базами данных обычно придерживаются следующей терминологии: строки называют записями, а столбцы - полями.

Чтобы достичь максимальной эффективности при дальнейшей работе со списком, желательно следовать некоторым простым правилам:

Каждый столбец должен содержать информацию одного типа. В списке товаров, например, один столбец стоит отвести под название товара, другой - под его стоимость, третий - под дату продажи и т.д., а не "валить все в одну кучу" как это часто бывает.

Лучше делить информацию на как можно большее количество столбцов (полей). Например, ФИО лучше делить на три отдельных столбца с фамилией, именем и отчеством, соответственно, чтобы впоследствии лего найти всех людей с нужным именем (а если завтра "Татьянин День"?)

Верхняя строка списка должна быть "шапкой", т.е. содержать заголовки столбцов. К сожалению, Excel в большинстве случаев не умеет корректно работать с многоуровневыми "шапками", поэтому красивую многострочную "шапку" с кучей объединенных ячеек лучше приберечь для отчета или презентации, а в реальном списке ограничиться однострочной без пустых и объединенных ячеек.

Список не должен содержать внутри пустых строк и столбцов - это может вызывать большое количество сложностей в будущем, поскольку Excel считает пустые строки/столбцы окончанием текущего списка.

Не стоит размещать какие-либо другие данные слева или справа от списка - они могут быть скрыты во время фильтрации списка, например, с использованием Автофильтра.

Закрепление/разделение строк и столбцов

При просмотре списков большого размера, первая проблема с которой сталкивается пользователь - это прокрутка заголовков строк или столбцов за пределы окна и все неудобства, связанные с этим. В такой ситуации имеет смысл закрепить "шапку" таблицы, т.е. сделать так, чтобы полосы прокрутки не влияли на первые строки и/или столбцы таблицы.

Для этого надо установить активную ячейку так, чтобы закрепляемые строки и столбцы находились выше и левее и выбрать в меню Окно - Закрепить области (Window - Freeze Panes). Теперь можно смело прокручивать список, не теряя из виду заголовки строк и столбцов.

Существует также возможность разделить лист на области - вертикально, горизонтально или в обоих направлениях (крест-накрест) одновременно. Области окна предоставляют возможность независимого прокручивания разных частей рабочего листа, чтобы, например, увидеть рядом сразу 125-й и 213-й столбцы или "голову" и "хвост" большого списка.

Для разделения окна на области установите активную ячейку в центр экрана (примерно) и выберите в меню Окно - Разделить (Window - Split). Окно разделится на четыре части, причем "перекрестие" деления можно свободно перетаскивать мышью по экрану:

Там же, в меню Окно можно отключить закрепление (Unfreeze) и разделение (Remove Split) областей экрана.

Поиск записей

Если необходимо найти в большом списке строку (запись) с нужной информацией, то можно воспользоваться командой в меню Правка - Найти (Edit - Find) или нажать сочетание клавиш Ctrl+F.

На экране отобразится окно поиска, куда и нужно ввести ту, информацию, которую Вы ищете:

После ввода искомого значения в строку Найти: пользователь должен нажать на кнопку Найти далее - Excel переместит его к первому вхождению искомого текста в документ. Последующее нажатие на кнопку Найти далее приведет к перемещению к следующему вхождению и т.д. Кнопка Найти все выводит на экран список всех найденных объектов, причем каждый элемент списка является гиперссылкой:

Если нажать кнопку Параметры >>, то в нижней части окна поиска появятся элементы управления, позволяющие производить поиск нужной записи более детально:

Выпадающий список Просматривать позволяет выбрать направление просмотра - по строкам (т.е. сверху вниз) или по столбцам (т.е. слева направо).

Выпадающий список Область поиска задает место, где будет производиться поиск требуемой информации - в формулах, значениях или примечаниях к ячейкам.

Флажок Учитывать регистр позволяет задать - надо ли различать при поиске строчные и прописные буквы.

Флажок Ячейка целиком позволяет искать в ячейках искомый текст в качестве подстроки или же полностью.

Кнопка Формат позволяет искать ячейки с нужным форматированием, например, все ячейки залитые желтым или ячейки с полужирным начертанием текста.

Просмотр и ввод данных через форму

Пользователь всегда может внести новую информацию в список, просто перейдя к первой пустой строке внизу списка и введя данные с клавиатуры. Но еще проще это сделать с помощью формы. Для тех, кто имеет хотя бы небольшой опыт работы в Microsoft Access формы Excel уж точно открытием не станут - идея та же.

Выделите любую ячейку в списке и выберите в меню Данные - Форма (Data - Form). На экране появится форма:

В строке заголовка формы Excel выводит имя листа, на котором расположен список. Чуть ниже находятся заголовки всех столбцов списка. В правом верхнем углу окна выводится информация об общем количестве строк в списке и номере строки, отображаемой в данный момент. По умолчанию отображается содержимое первой строки списка. Перемещение по списку производится полосой прокрутки в центральной части окна или кнопками Назад и Далее.

Для добавления новой записи пользователь должен щелкнуть по кнопке Добавить. Excel выведет пустую форму, в строки которой нужно ввести новые значения и после окончания ввода нажать кнопку Закрыть. Excel автоматически расширит список вниз, дописав введенные данные после последней строки.

Кнопка Критерии - выведет пустую форму, с помощью которой можно искать записи по введенным критериям.

Кнопка Удалить - удалит текущую запись (строку).

64.

Сортировка данных в списке

Строки в списке можно сортировать по значениям ячеек одного или нескольких столбцов. Строки, столбцы или отдельные ячейки в процессе сортировки переупорядочиваются в соответствии с заданным пользователем порядком сортировки. Списки можно сортировать в возрастающем (от 1 до 9, от А до Я) или убывающем (от 9 до 1, от Я до А) порядке.

Для сортировки строк данных в одном столбце:

1. Выберите любую ячейку в сортируемом столбце.

2. Нажмите кнопку По возрастанию или По убыванию на панели инструментов, в зависимости от направления сортировки.

Для сортировки строк по двум или более столбцам:

1. Выберите любую ячейку в сортируемом списке.

2. Выберите команду Сортировка в меню Данные.

3. Укажите столбцы сортировки в полях Сортировать по и Затем по.

4. Выберите другие параметры сортировки и нажмите кнопку OK.

Примечание. Если сортировка ведется по нескольким столбцам, то строки с одинаковыми значениями в столбце, указанном в поле Сортировать по, сортируются в порядке, определяемом столбцом, указанным в поле Затем по. Строки с одинаковыми значениями в первых двух столбцах сортируются по столбцу, указанному в поле В последнюю очередь.

Для сортировки месяцев, дней недели и списков, которые требуется отсортировать в порядке, отличном от алфавитного:

1. Укажите ячейку или диапазон ячеек в сортируемом списке.

2. Выберите команду Сортировка в меню Данные.

3. Нажмите кнопку Параметры.

4. В поле Порядок сортировки по первому ключу выберите требуемый порядок и нажмите кнопку OK.

5. Выберите другие необходимые параметры сортировки.

Примечание. Заданный на шаге 4 порядок сортировки применяется только для столбца, указанного в поле Сортировать по. Чтобы использовать нестандартный порядок для сортировки нескольких столбцов, следует последовательно выполнить несколько отдельных сортировок для каждого из столбцов. Например, чтобы сортировать данные (сначала по А, а потом по В), сначала проведите сортировку по столбцу В, задав требуемый порядок сортировки в окне Параметры сортировки. Затем проведите аналогичную сортировку списка по столбцу А.

Чтобы отсортировать список в порядке, отличном от алфавитного, например при сортировке организационных данных, используйте пользовательский порядок сортировки.

65.

Сначала сформируйте список .

Затем выберите пункт меню <Данные - Фильтр - Автофильтр> (menu Data - Filter - AutoFilter).

Совет! Если задать список через меню <Данные - Списки - Создать список> (menu Data - List - Create List) или клавиши Ctrl+L, в списке автоматически включится автофильтр.

В результате в заголовке списка появятся <флажки> с выпадающими меню автофильтра. Здесь Вы увидите несколько вариантов отбора строк нашего списка.

Во-первых, Вам предложат выбрать одно из значений столбца. Тогда Excel скроет все строки списка, кроме строк с выбранным значением. Например, все проводки за определенную дату или все продажи определенного менеджера.

Во-вторых, автофильтр может показать первые несколько записей (например, десятку лучших менеджеров; предварительно отсортируйте список по убыванию объемов продаж).

В-третьих, можно отобрать строки по сложным критериям, выбрав пункт <Условие:>.

В появившемся диалоге можно задать до двух условий отбора записей списка.

Условия, как и в функции =ЕСЛИ(), могут относиться как к текстовым значениям, так и к числам. Например:

* Чтобы показать все записи, начинающиеся на букву А, выберите тип условия <равно> и значение <А*>;

* Чтобы показать все записи, объем продаж в которых больше 2000 руб., выберите тип <больше или равно> и значение 2000.

Последнее условие нужно задавать в столбце объема. Фильтры по разным столбцам можно комбинировать. Например, можно настроить фильтр для показа всех проводок по Дт сч. 20 за определенную дату. Для этого настройте фильтр в полях Дата и Дт.

О том, что список отфильтрован, свидетельствует надпись в строке состояния:

и отображение номеров строк ячеек синим цветом:

Обратите внимание: на рисунке вторая строка скрыта. Это можно заметить по более жирной границе между подписью первой и третье строк.

Чтобы снова показать все записи, выберите соответствующий пункт в выпадающем меню автофильтра в каждом столбце или просто отключите автофильтр. Для этого снова войдите в меню <Данные - Фильтр - Автофильтр> (menu Data - Filter - AutoFilter) и снимите галочку

Расширенный фильтр.

Фильтрация списка с помощью расширенного фильтра

Команда "Расширенный фильтр" используется для фильтрации по более сложным условиям отбора записей, чем автофильтр, например, по нескольким условиям отбора в одном столбце, по нескольким условиям отбора в нескольких столбцах или для отбора записей по условиям отбора с помощью формулы.

Перед применением команды "Расширенный фильтр" необходимо подготовить условия отбора, которые, как правило, надо располагать над списком. В связи с этим требованием на рабочем листе со списком должно быть не менее трех пустых строк, расположенных над списком. Кроме того, между списком и значениями условий отбора должна находиться хотя бы одна пустая строка.

Создание диапазона условий отбора:

Выделите заголовки фильтруемых столбцов списка и выполните команду "Копировать" любым из известных методов

Выделите первую строку для ввода условий отбора и выполните команду "Вставить" любым из известных методов

Введите требуемые критерии отбора записей в строки, расположенные под заголовками условий

На рисунке представлен образец диапазона условий отбора: показать в списке строки содержащие кондитерские продукты типа печенье в первом складе и напитки в четвертом складах.

После создания диапазона условий отбора, можно применить к списку команду "Расширенный фильтр".

Алгоритм фильтрации с помощью команды "Расширенный фильтр"

Выделите ячейку в списке

В меню "Данные" выберите команду "Фильтр" - "Расширенный фильтр"

Установите переключатель "Обработка" в положение "Фильтровать список на месте", если хотите, чтобы редактор выводил результаты фильтрации в списке, скрыв строки, не удовлетворяющие критериям отбора. Чтобы скопировать отфильтрованные записи в другую область рабочего листа, установите переключатель "Обработка" в положение "Скопировать результаты в другое место" и укажите диапазон для размещения результатов.

Проверьте исходный диапазон ячеек фильтруемого списка, диапазон должен содержать все ячейки списка с учетом ячеек заголовков столбцов

Проверьте диапазон условий отбора, он должен содержать все ячейки диапазона условий отбора с учетом ячеек заголовков столбцов

Щелкните на кнопке ОК для выполнения фильтрации. В списке будут отображены записи, удовлетворяющие заданным критериям