48Табличный процессор Microsoft Excel: управление рабочими листами.

Каждая новая рабочая книга содержит по умолчанию 3 рабочих листа.

Каждый рабочий лист состоит из 65536 строк и 256 столбцов. Строки рабочего листа пронумерованы (номера представлены в области заголовков строк), а столбцы по умолчанию обозначены буквами от А до IV. Вместо букв в области заголовков столбцов можно задать отображение номеров столбцов.

Указатель ячейки обозначает активную ячейку, образуемую пересечением активной строки и активного столбца (Например ячейка В7 – ячейка, находящаяся на пересечении 7 строки и 2 столбца с именем В).

Кнопка в левом верхнем углу окна рабочей книги, являющаяся пересечением областей заголовков строк и столбцов, используется для выделения всего рабочего листа.

Каждый рабочий лист может быть разбит на отдельные области (подокна) как по вертикали, так и по горизонтали. Для этого следует выполнить команду Окно – Разделить или переместить разделительные линии, обозначенные расположенными сверху от вертикальной и справа от горизонтальной полос прокрутки вешками, в нужное положение.

С помощью ярлычков рабочих листов, отображенных в нижней части окна рабочей книги, можно быстро перейти к нужному листу. Расположенные слева от ярлычков кнопки перехода между листами рабочей книги предназначены для представления на экране ярлычков других листов.

Типы листов в рабочей книге Excel

Типы листов в рабочей книге Excel предлагает пользователю возможность включать в рабочую книгу листы любого из пяти доступных типов:

Рабочий (табличный) лист используется для ввода (хранения) данных и выполнения вычислений.

Лист диаграмм предназначен для представления данных табличного листа в графическом виде. Диаграмма, однако, может быть также внедрена в табличный лист.

Лист диалогового окна предназначен для создания пользователем собственных диалоговых окон.

Дополнительно в распоряжении пользователя имеются листы двух типов, используемых при программировании на макроязыке Excel 4.0. Эти типы листов обеспечивают совместимость с предыдущими версиями Excel.

Переход к нужному рабочему листу

Ярлычки рабочих листов обеспечивают удобное и быстрое перемещение между отдельными листами рабочей книги. Если необходимо обработать за один раз несколько листов рабочей книги, то нужные листы предварительно выделите.

Перемещение между листами рабочей книги

1. Выбор рабочего листа в качестве активного (активизация).

- В строке ярлычков щелкните на ярлычке с именем нужного листа. Если ярлычок нужного листа не представлен в строке ярлычков, используйте для его отображения на экране кнопки перехода между листами рабочей книги.

- Или из контекстного меню одной из кнопок перехода между листами рабочей книги выберите имя нужного листа.

- Нажав сочетание клавиш [Ctrl] + [Page Up] или [Ctrl] + [Page Down], можно быстро перейти к предыдущему или следующему листу рабочей книги.

- Имя активного листа рабочей книги представлено в полужирном начертании на белом фоне.

2. Отображение на экране ярлычков других листов.

- Чтобы представить на экране ярлычки других листов рабочей книги, используйте кнопки перехода между листами рабочей книги.

- Кнопки перехода между листами рабочей книги предназначены только для представления ярлычков других листов в строке ярлычков. Активный лист при нажатии любой из кнопок перехода между листами рабочей книги изменен не будет.

3. Изменение размера видимой части строки ярлычков.

- С помощью кнопки разделения, расположенной слева от горизонтальной полосы прокрутки, можно изменить размер видимой части строки ярлычков и соответственно размер горизонтальной полосы прокрутки.

- Поместите указатель мыши на кнопке разделения, расположенной между ярлычками листов и горизонтальной полосой прокрутки. Курсор мыши примет форму вертикальной линии с двумя стрелками.

- Перетащите кнопку разделения в нужном направлении.

- Чтобы вернуть предыдущий размер видимой части строки ярлычков, щелкните на кнопке разделения дважды. Путем изменения используемых программой по умолчанию параметров на вкладке “Вид” диалогового окна “Параметры” можно задать подавление отображения ярлычков листов.

Выделение рабочего листа

Вы можете выделить один или несколько листов рабочей книги.

1. Выделение отдельного листа.

Рабочий лист будет выделен, если определить его в качестве активного,

2. Выделение нескольких смежных рабочих листов.

Щелкните на ярлычке первого выделяемого рабочего листа и нажмите клавишу [Shift]. Удерживайте клавишу [Shift] нажатой щелкните на ярлычке последнего выделяемого листа.

3. Выделение нескольких несмежных рабочих листов.

Чтобы выделить несколько несмежных рабочих листов, щелкните на ярлычке первого рабочего листа, нажмите клавишу [Ctrl] и, удерживая ее нажатой, щелкайте на ярлычках других выделяемых рабочих листов.

4. Выделение всех рабочих листов.

Чтобы выделить все листы рабочей книги, выберите из контекстного меню любого ярлычка листа команду “Выделить все листы”.

5. Снятие выделения.

Для снятия выделения нескольких рабочих листов щелкните на ярлычке любого рабочего листа, не входящего в выделение. Этот рабочий лист станет активным рабочим листом, и выделение группы листов будет снято.

Или выполните команду “Разгруппировать листы” из контекстного меню ярлычка листа, включенного в группу выделенных листав. Этот способ снятия выделения удобен, например, если выделены все листы рабочей книги.

При выделении нескольких рабочих листов в области заголовка будет отображено обозначение “Группа”. Имена всех выделенных рабочие листов будут представлены черным шрифтом на белом фоне.

Управление рабочими листами

Вы можете добавить в рабочую книгу дополнительные листы, переименовать или удалить имеющиеся.

Вставка нового рабочего листа

- Выделите рабочий лист, перед которым вы хотите вставить новый лист.

- Для вставки нового рабочего листа выполните команду Вставка – Лист.

Чтобы вставить за один раз несколько рабочих листов, выделите перед выбором команды нужное количество листов.

- Чтобы вставить в рабочую книгу лист диаграмм, выделите рабочий лист, перед которым должен быть вставлен лист диаграмм, и выполните команду Вставка – Диаграмма.

В последнем из цепочки окон “Мастера диаграмм” следует указать, что диаграмма должна размещаться на отдельном листе.Для вставки листов в рабочую книгу можно также использовать команду “Добавить” из контекстного меню любого ярлычка листов. Выберите эту команду из контекстного меню ярлычка того листа, перед которым должен быть вставлен новый лист. На экране откроется диалоговое окно “Вставка”, в котором следует указать тип вставляемого листа. Кроме того, в этом диалоговом окне на вкладке “Решения” будут представлены доступные шаблоны.

Некоторые типы рабочих листов можно вставить также с помощью клавиатуры:

Сочетание клавиш

Результат

[Shift] + [F11]

Вставка в рабочую книгу одного или нескольких рабочих листов

[F11]

Вставка в рабочую книгу нового листа диаграмм

[Ctrl] + [F11]

Вставка в рабочую книгу листа макросов

Удаление рабочего листа

- Выделите один или несколько рабочих листов, которые должны быть удалены.

- Выполните команду Правка – Удалить лист, или выполните команду “Удалить” из контекстного меню ярлычка удаляемого листа.

- В появившемся на экране окне предупреждающего сообщения нажмите кнопку “ОК”.

Удаление листа отменить невозможно.

Переименование рабочего листа

Окно диалога для переименования рабочего листа может быть открыто тремя различными способами:

Дважды щелкните на ярлычке переименовываемого листа или

Выполните команду Формат – Лист, а в открывшемся подменю команду “Переименовать” или

Выполните команду “Переименовать” из контекстного меню ярлычка соответствующего листа. После ввода в ярлычке нового имени листа и нажатия клавиши [Enter] новое имя заменяет старое.

Имя рабочего листа может содержать, включая символы пробела, до 31 символа. При этом нельзя использовать в имени листа квадратные скобки, двоеточие, вопросительный знак, символ-звездочку и косую черту.

Задаваемое имя листа может встречаться в рабочей книге только один раз.

Временные имена листов следует заменить именами, дающими представление о решаемой в листе задаче.

Перемещение и копирование рабочего листа

Рабочие листы могут быть перемещены или скопированы как в пределах текущей рабочей книги, так и в другую или новую рабочую книгу.

Команду для перемещения или копирования рабочего листа можно выбрать из контекстного меню ярлычка соответствующего листа. Рабочие листы не могут быть перемещены или скопированы с помощью команд “Вырезать”, “Копировать” и “Вставить” в меню “Правка”.

Перемещение или копирование листа в пределах одной рабочей книги

- Сделайте рабочий лист, который вы хотите переместить или скопировать, активным.

Вы можете также выделить несколько листов и, таким образом, переместить или скопировать их вместе.

- Чтобы переместить рабочий лист, перетащите его ярлычок в нужную позицию. При перетаскивании маленький черный треугольник обозначит позицию вставки при отпускании левой кнопки мыши.

- Чтобы скопировать рабочий лист, перетащите ярлычок листа в нужную позицию, удерживая при этом нажатой клавишу [Ctrl]. Копия рабочего листа будет автоматически переименована путем добавления в имя листа номера копии.

Если перед перемещением или копированием Вы выделили несколько несмежных листов, то в новой позиции они будут представлены один рядом с другим.

Переместить или скопировать листы в пределах одной рабочей книги можно также с помощью команды Правка – Переместить/скопировать лист. Однако этот путь является более длинным и трудоемким.

Масштабирование окна

Расположенное внутри окна рабочей книги содержимое рабочего листа или листа диаграмм отображается на экране в выбранном пользователем масштабе.

Изменение масштаба отображения содержимого окна

- Выполните команду Вид – Масштаб.

- В появившемся диалоговом окне установите переключатель в нужное положение, или установите переключатель в положение “Произвольный” и введите значение масштаба в процентах

Допустимые значения находятся в диапазоне от 10% до 400%.

При установке переключателя в положение “По выделению” Excel автоматически определит и установит значение масштаба таким образом, что выделенный перед этим диапазон ячеек или лист диаграмм будет занимать все текущее окно.

Нужное значение масштаба может быть также указано в поле “Масштаб”, расположенном на панели инструментов “Стандартная”.

Выберите одно из встроенных значений, представленных а раскрывающемся списке. Здесь вы также найдете элемент “По выделению”, или после щелчка в поле “Масштаб” введите значение масштаба с клавиатуры (допустимые значения располагаются в диапазоне от 10% до 400%).

Установленное значение масштаба используется только для отображения данных рабочего листа или листа диаграмм на экране и не имеет никакого влияния на вид данных при печати.

Отображение документа во весь экран

С целью облегчения обработки данных существует возможность задать отображение документа во весь экран. При этом некоторые элементы окна программы будут скрыты.

- Выполните команду Вид – Во весь экран.

Excel скроет закрепленные панели инструментов (по умолчанию на экране отображены панели инструментов “Стандартная” и “Форматирование”), строки заголовка, формул и состояния. Кроме того, на экране будет отображена панель инструментов “Во весь экран”.

- Щелкните на кнопке “Вернуть обычный режим”, чтобы вернуться к прежнему виду окна, или выполните повторно команду Вид – Во весь экран.

49. Способы ввода данных в ячейки ЭТ. Особенности ввода числовой информации: разрешенные символы; способы ввода рациональных дробей и отрицательных чисел; режим ввода чисел с фиксированным количеством десятичных знаков

Для ввода данных в одну ячейку достаточно сделать ее активной и начать набирать текст, при этом мы входим в режим редактирования данных в ячейке. Для выхода из режима редактирования нужно нажать "Enter" или "Tab" ([+Shift]). Если до этого в ячейке были данные, они сотрутся; Для ввода одинаковых данных во многие ячейки, выделяем нужные ячейки, пишем текст, и, не выходя из режима редактирования, нажимаем "Ctrl+Enter"; Для принудительного ввода разрыва строки достаточно в нужном месте текста ячейки нажать "Alt+Enter"

Особенности ввода числовой информации: разрешенные символы; способы ввода рациональных дробей и отрицательных чисел; режим ввода чисел с фиксированным количеством десятичных знаков

«+» — сложение (Пример: «=1+1»); «-» — вычитание (Пример: «=1-1»); «*» — умножение (Пример: «=2*3»); «/» — Деление (Пример: «=1/3»); «^» — Возведение в степень (Пример: «=2^10»); «%» — Процент (Пример: «=3 %» — преобразуется в 0,03; «=37*8 %» — нашли 8 % от 37). То есть если мы дописываем после числа знак «%», то число делится на 100. Результатом вычисления любого арифметического выражения будет число Логические операторы ">" — больше; "<" — меньше; ">=" — больше, либо равно; "<=" — меньше, либо равно;"=" — равно (проверка на равенство); "<>" — неравно Оператор объединения 2-х строк текста в одну: Оператор «&» (амперсанд) служит для «склеивания» между собой двух текстовых строк. Например, в ячейке A1 текст «мама», в ячейке A2 текст «мыла раму». В A3 пишем формулу «=A1 & A2». В результате в ячейке A3 появится текст «мамамыла раму». Как видим, пробел между двумя строками автоматически не ставится. Чтобы вставить этот пробел, нужно изменить формулу вот так: «=A1 & " " & A2». Операторы ссылок: : (двоеточие). Ставится между ссылками на первую и последнюю ячейку диапазона. Такое сочетание является ссылкой на диапазон (A1:A15); ; (точка с запятой). Объединяет несколько ссылок в одну ссылку (СУММ(A1:A15;B1:B15)); (пробел). Оператор пересечения множеств. Служит для ссылки на общие ячейки двух диапазонов (B7:D7 C6:C8). Перед вводом рациональной дроби , чтобы Excel не итерпретировал ее как дату, следует ввести 0 и пробел, например 3/4 ввести 0 3/4. Числа можно вводить в различных форматах. В Excel имеется набор стандартных числовых форматов, которые ри желании могут быть изменены. Также можно создать собственные пользовательские форматы. Обычно ввод чисел осуществляется в общем числовом формате. В соответствии с ним числа в ячейке отражаются в привычном виде. Если длина числа не превышает ширину ячейки, то оно отображается в том виде, в котором вводится, если превышает, то число будет выведено в экспоненциальной форме. Если значение числа превышает допустимое по формату значение, то в ячейке выводится признак переполнения — ####. Изменить, стандартный формат можно на вкладке Вид команды Ячейки меню Формат. Ввод чисел с фиксированным количеством знаков после запятой (Сервис – Параметры – Правка – Фиксированный десятичный формат при вводе).