Организационные документы:

• содержат сведения об учредителях

• создаются в самом начале деятельности организации

• обсуждаются и утверждаются общим решением учредителей на первом собрании

• фиксируют все основные моменты будущего функционирования организации

• текст подразделяется на статьи

• документы номеруются, прошиваются

ГК РФ (ст.52) определяет три типа учредительных документов:

1. Учредительный договор – в отличии от устава регулирует отношения (права и обязанности) только учредителей (устав – всех акционеров, членов). Включает основные моменты создания организации:

• сведения об учредителях (участниках)

• цель создания и предмет деятельности

• юридический статус

• сведения о долях участников в уставном капитале

• права и обязанности учредителей

• условия и порядок распределения между учредителями общества прибыли

• состав органов управления

• порядок выхода участников из общества или переход доли

• реорганизация и ликвидация

• расторжение и изменение договора

• подписи сторон

2. Устав – это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определённой сфере их хозяйственной деятельности. Включает основные моменты функционирования организации.

В оформлении должны присутствовать следующие реквизиты:

• статус и местонахождение

• цель создания и предмет деятельности

• формирование уставного капитала

• управление и руководство, контроль финансовой и хозяйственной деятельности

• общие сведения о персонале

• права и обязанности учредителей

• хранение документов

• реорганизация и ликвидация

• подписи сторон (учредителей, участников)

3. Общее положение об организациях данного вида (положение о хозяйственной деятельности). Положение – это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (министерства), одного органа (ГАИ), либо структурного подразделения. Бывают типовые и индивидуальные.

Распорядительные документы

Постановление, решение, приказ, распоряжение, указание. Все должны соответствовать закону. Издание обязательно в следующих случаях:

• по орг. вопросам

• в области планирования

• в области производства

• в области капитального строительства

• в области финансов и кредита по вопросам з/п

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Издается для решения основных оперативных задач.

• различают по основной деятельности по личному составу

• текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной

• оформляется на общем бланке или на бланке приказа

• пункты текста нумеруются

• вступает в силу с момента подписания

Распоряжение (издается мэром, губернатором)

• составляется и оформляется аналогично приказам

• распорядительная часть начинается словами: установить, утвердить, предлагаю провести

• каждый пункт должен представлять конкретное действие с указанием исполнителя и срока исполнения

Справочно – информационные документы:

1. Протокольные документы

1. План работы

• содержит сведения о запланированной работе

• составляется в виде таблицы

• подписывается ответственными лицами

2. Повестка дня

• содержит доклады и выступления

• должна быть передана заинтересованным лицам не менее, чем за два дня до заседания

• утверждается сразу после открытия заседания

2. Служебные письма, телеграммы

• Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, фельдъегерской почтой, электронной и т.п.

• Основные принципы составления письма: письмо должно быть посвящено одному вопросу, оформлено на А4(5), составлено в двух экземплярах (адресату и автору), должно быть подписано должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей, заверено печатью организации, письмо должно быть на одном листе

• Реквизиты служебного письма: адресат, справочные данные об организации (наименование, код, ОГРН, ИНН/КПП), дата документа, регистрационный №, ссылка на регистрационный № и дату документа, заголовок к тексту, печать и т.п.

• Текст: введение, доказательства, заключение.

• Разновидности письма, требующие ответа: просьба, обращения, предложение, запрос, требование.

• Не требующие ответа: напоминание, подтверждение, отказ, извещение, гарантия, реклама.

• Телеграмма – краткое и срочное сообщение, переданное по телеграфной сети общего пользования.

• Телефонограмма – сообщение, переданное по каналам телефонной связи.

3. Докладные и объяснительные записки, справки, удостоверения, расписки

Документы по личному составу: трудовые договора, приказы (о приеме, о переводе, об увольнении), заявление (о приеме на работу, о перемещении, об увольнении), трудовые книжки, личные карточки, автобиографии, характеристики, аттестационные листы, резюме, личные дела, лицевые счета.

По договору гражданско-правового характера работник: сам организует свой труд, выполняет определенную работу на свой страх и риск, получает вознаграждение за конечный результат работы, руководствуется ГК РФ.

По трудовому договору работник: выполняет любую порученную ему работу в рамках своей специальности и должности, получает ЗП по уставленным нормативам, получает ежегодный оплачиваемый отпуск, получает компенсационные выплаты, руководствуется ТК РФ.

Документы при приеме на работу: паспорт, трудовая книжка, страховое свидетельство, диплом, военный билет.

Документация по ЛС вместе с годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности направляются в архив.

Личное дело: дополнение к личному листку по учету кадров, листок по учету кадров с фотографией, автобиография, копия диплома, заявление о приеме, характеристика, аттестационные листы, опись документов.

Документы БУ – письменные доказательства действительного осуществления хозяйственной операции и права на её свершение. Качество БУ зависит прежде всего от правильности и своевременности составления документов.

Обязательные реквизиты: наименование документа, организации, дата составления, содержание хозяйственной операции, единица измерения, наименование должностных лиц, личные подписи и т.п.

Оформление:

• по мере необходимости в документы могут быть внесены дополнительные реквизиты (эмблема организации, печать, визы, адрес организации и т.д.)

• документы по финансовым, кредитным и денежным операциям должны иметь подписи руководителя организации и главного бухгалтера или на то уполномоченными ими лицами. Список лиц, имеющих право первой и второй подписи, оформляется приказом по организации

• Документирование активов, обязательств и хозяйственных операций ведется в валюте РФ – в рублях (счет-фактура в любой валюте) и на русском языке. Если документы составлены на других языках, то они должны иметь построчный перевод на русском языке

• Записи в первичных документах могут производиться чернилами, пастой шариковых ручек, химическим карандашом, при помощи средств оргтехники и автоматизации. Свободные строки, графы и колонки подлежат обязательному прочеркиванию

• Первичные документы должны составляться в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании операции

• За достоверность содержащихся в документе данных, доброкачественность его составления ответственность несут должностные лица, подписавшие документ

• На документах не должно быть не оговоренных исправлений, а на банковских и кассовых документах исправления вообще не допускаются, даже оговоренные

Классификаций документов бух.учета:

• по назначению;

• по порядку составления (первичные, сводные);

• по содержанию (денежные документы, материальные документы, расчетные документы);

• по способу отражения хозяйственных операций (разовые, накопительные);

• по месту составления (внешние документы, внутренние документы);

• по способу заполнения (вручную, автоматизировано)

Сроки хранения документов дифференцированы в зависимости от их значимости:

• срок 1 год установлен для хранения переписки о сроках предоставления бухгалтерской и финансовой отчетности

• 5 лет хранятся квартальные балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, протоколы заседаний по рассмотрению и утверждению квартальных балансов и отчетов, главная книга, контрольные книги, журналы, ведомости и т.д.

• 10 лет хранятся годовые балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, передаточные и разделительные балансы, ликвидационные балансы и т.д.

• 75 лет хранятся лицевые счета рабочих и служащих

• Отбор дел для архивирования производится экспертной комиссией, созданной на основе приказа руководителя и состоящей из сотрудников организации

• Уничтожение документов подкрепляется соответствующими Актами

• Обязательно создается каталог документации, хранящейся в архиве

Документы по финансово-расчетным операциям

• являются письменным доказательством действительного осуществления финансово-расчетной операции или права на ее совершение

• оформляются на стандартных бланках, на типовых формах документации, которые разрабатывают Государственный комитет РФ по статистике, Министерство финансов РФ, Центральный банк РФ и другие центральные органы государственного управления

• могут служить источником доказательства хищений имущества, злоупотреблений должностных лиц, нарушения финансово-расчетной дисциплины

• должны составляться четко и ясно, без помарок

• не разрешаются никакие подчистки, помарки и неоговоренные исправления

За достоверность данных и качество составления документов несут ответственность лица, подписывающие документы (директор, главный бухгалтер, кассир, приемщик и др.)

Требования к составлению:

• своевременность составления, как правило, в момент совершения операции;

• объективность отражения объективных данных;

• наличие обязательных реквизитов

Обязательные реквизиты:

• наименование документа;

• номер документа, число, месяц и год его выписки;

• наименования, адреса, номера счетов банков предприятий или организаций, участвовавших в совершении хозяйственной операции;

• содержание операции и основание для ее совершения;

• измерители операции в количественном и стоимостном выражении;

• сумма платежа;

• подписи ответственных должностных лиц;

• в необходимых случаях оттиск печати предприятия, выписавшего документ

Карточка с образцами подписей и печатей бланк формы N 0401026 по ОКУД

• Служит подтверждением полномочий конкретных должностных лиц организации на распоряжение денежными средствами, находящимися на его счетах в банке

• С 21 июня 2003 года в соответствии с указанием ЦБ РФ № 1297-У «О порядке формирования карточки с образцами подписей и оттиска печати» подтверждение подлинности подписей можно оформить через уполномоченного банковского работника, без нотариуса

Карточка с образцами подписей и печатей бланк формы N 0401026 по ОКУД

• Право первой подписи принадлежит руководителю организации, второй – главному бухгалтеру.

• В случае замены или дополнения хотя бы одной подписи по счету представляется новая карточка с образцами подписей всех лиц, имеющих право первой и второй подписи

• Счет-фактура – это товарно-расчетный документ, который выписывает поставщик при отпуске товара покупателю.

• Счета-фактуры используются для контроля за выполнением договорных обязательств и являются основанием для выписки платежных поручений, расчетных чеков и в некоторых случаях, при акцептной форме расчетов, для выписки денежных требований

Реквизиты счета-фактуры:

• Наименование и адрес поставщика

• Местонахождение и номер расчетного счета поставщика

• Наименование и адрес грузополучателя

• Местонахождение и номер расчетного счета грузополучателя

• Порядковый номер, дата

• Перечень, цена, сумма отпускаемых товаров

• Количество товара

• Ссылка на договор или заказ, на основании которых произведена отгрузка

Накладная

• Содержит сведения об отгруженном товаре (количество, ассортимент, модели, типы).

• Выдается поставщиком покупателю.

• Реквизиты совпадают с реквизитами счет-фактуры. Плюс печать

• Формы – ТТН, ТОРГ-12

Трудовое соглашение

• Трудовые соглашения заключаются между работодателем и работниками, которые не состоят в штате данного предприятия

• Работник обязуется выполнить конкретную работу, а предприятие обязуется выплатить заработную плату и обеспечить условия для выполнения данной работы

• С работниками предприятия трудовое соглашение заключается в том случае, если указанные работы не входят в круг прямых обязанностей (например, преподавание на курсах повышения квалификации персонала данного предприятия или уборка снега с крыши организации)

• Оплата производится за счет фонда заработной платы нештатного состава

• Составляется в двух экземплярах

Счет-заявление об оплате выполненных работ

• Счет-заявление об оплате выполненных работ подается на имя руководителя предприятия отдельными лицами, которые выполнили определенную работу на основании письменных или устных трудовых соглашений

• Выплата денег по счетам-заявлениям об оплате выполненных работ осуществляется на основании резолюции руководителя предприятия и расходных кассовых ордеров

Договор

Договор – соглашение двух или нескольких лиц (физических или юридических) об установлении, изменении или прекращение гражданских прав и обязанностей. Определяют права и обязанности сторон. Условия, установленные сторонами договора, определяют его содержанием.

• Гражданский кодекс РФ закрепляет два основных принципа заключения договора – свободу (ст.421 ГК РФ) и обязательность (ст.425 ГК РФ) – если стороны выразили намерение заключить договор, значит они обязаны его заключить. Если не заключив договор, его не выполняют, то должны быть штрафные санкции.

• Свобода договора проявляется в своде волеизъявления (заключить или нет данный договор), в свободе выбора контрагента, в выборе вида договора и т.п.

В соответствии с нормами ГК РФ существуют три способа заключения договора:

1. Первый способ – это заключение договора посредством составления единого документа.

2. Второй способ заключается в обмене документами, а именно: телеграммами, телефонограммами и т.п., содержащими существенное условие договора.

Пример: договор строительного подряда – сроки(начальный и конечный); перечень выполняемых работ.

3.Письменная форма для одной стороны и конклюдентные действия (соглашательские) для другой стороны. В бытовой сфере – услуги ЖКХ. Договор аренды.

Договоры различаются по конкретному содержанию регулируемых ими отношений – договоры поставки, перевозки, подряда и т.п.

Обычно договоры заключаются в письменной форме путем подписания сторонами единого документа или посредством обмена письмами.

При этом следует учитывать, что в этих документах должны содержаться существенные условия договора.

В настоящее время устные договора не заключаются, так как решить спорные моменты по ним невозможно и устные договоренности не являются доказательством в суде.

Типовые реквизиты договора:

1. Наименование документа (договор ____________)

2. Номер договора.(если две организации то номер через дробь)

3. Место и дата заключения договора.

4. Наименование сторон, заключающих договор.(договор купли-продажи, стороны – покупатель и продавец).

5. Текст документа (с разбивкой по статьям).

6. Адреса сторон и их банковские реквизиты.( в договоре указывают юридический адрес)

7. Подписи уполномоченных лиц и печати. (если договор подписывается по доверенности(3 года действует), то копию доверенности прилагают к договору).

Особенности оформления договора:

1. В двух экземплярах письменно (или другими законодательно закрепленными способами).

2. Полистное визирование (нужно для неподмены листов документа).

3. Нумерация страниц.(1 из 10, 2 из 10 и т.д.)

4. Прошивание и скрепление печатью всего договора.

5. Документальное подтверждение права подписи. (копия паспорта желательна)

6. Разделение текста на пронумерованные статьи.

Обязательные статьи договора:

1. Предмет договора.

2. Обязанности сторон.

3. Права сторон.

4. Стоимость и порядок расчетов.

5. Порядок сдачи-приемки.

6. Сроки начала и завершения.

7. Ответственность сторон.

8. Поручительства и гарантии (банковская гарантия – в практике часто заказчик требует ее от исполнителя на сумму аванса. За рубежом получение банковской гарантии очень просто, в России процедура получения банковской гарантии очень долгая, редкая и дорогостоящая).

9. Форс-мажорные обстоятельства.

10. Конфиденциальность (позволяет проводить контрагентам договора по одним темам с разными условиями).

11. Разрешение споров, изменение условий договора, порядок расторжения договора.

12. Гарантийные обязательства.

13. Срок действия договора.

14. Подписи и печати.

Классификаторы:

• КПП – код причины постановки на учет (9 цифр, первые две код региона).

• ОГРН – общероссийский государственный регистрационный номер (13 цифр для юридических лиц и 15 цифр для индивидуальных предпринимателей).

• Р/с (20 цифр – 401 018105 0000 0000 161).

• Корр/с – счет банка ( 20 цифр 301 018105 0000 0000 161).

• БИК – банковский идентификационный код (9 цифр, 044 586 161 – последние цифры совпадают с Корр/c).

• ИНН – идентификационный номер налогоплательщика (10 цифр)

• ОКПО – общероссийский классификатор предприятий и организаций.

• ОКОНХ – общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства.

• ОКУД.

Договор бытового заказа – Постановление правительства РФ от 15 августа 1997 года №1025 (отношения между потребителями и исполнителями в сфере бытового обслуживания).

• Оформляется письменно.

• Заказчику выдается квитанция, в которой указываются наименование, адрес и телефон предприятия службы быта, наименование и краткое описание заказа (сложность, фасон и т.д.).

Договор о полной индивидуальной материальной ответственности

• Заключается с лицами старше 18 лет и ответственности за хранение денежных средств и ТМЦ.

• Материальная ответственность является самостоятельным видом ответственности. Она регулируется статьей 238-250 главы 39 « Материальная ответственность работника» ТКРФ.

• Перечни работников проименованны в статье 244 «Письменные договоры о полной материальной ответственности работников».

• Статья 454 ГК РФ одна сторона передает, другая покупает.

• К отдельным видам договора купли- продажи относятся договоры розничной купли-продажи, поставки товаров, поставки товаров для государственных нужд, контрактации (сельхоз.), энергосбережения, продажи недвижимости.

• Договор розничной купли-продажи обслуживает потребности граждан, не связанные с предпринимательской деятельностью (личный, домашний обиход).

• По договору поставки товары поступают для предпринимательской деятельности. Регулируется ст. 506 «Договор поставки» ГК РФ.

• Инициатива в заключении договора принадлежит предприятию-поставщику.

• К договору необходимо приложить спецификацию с указанием технической характеристики, развернутого ассортимента и др.

• Предприятие-потребитель не позднее 10 дней дожжен либо подписать договор, либо отказаться.

Договор купли-продажи:

• одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму (ст.454 ГК)

• к отдельным видам договора купли-продажи относятся договоры купли-продажи, поставки товаров для государственных нужд, энергоснабжения, продажи предприятия

• договор розничной купли-продажи обслуживает потребности граждан, не связанные с предпринимательской деятельностью (личный, домашний обиход)

• по договору поставки товары поступают для использования в предпринимательской деятельности; инициатива заключения принадлежит поставщику; необходимо приложить спецификацию, подписать не позднее 10 дней после получения проекта договора.

Протокол разногласий. Протокол разногласий к договорам составляется в тех случаях, когда по предложенному поставщиком проекту договора у покупателя есть возражения (3 экземпляра).

Доверенность на получение ТМЦ:

• выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение материальных ценностей; она должна быть подписана руководителем организации, главным бухгалтером и скреплена печатью

• форма доверенности типовая межотраслевая №М-2, утверждена Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997г

• срок действия доверенности не может превышать 10 дней