Документооборот в организации

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Порядок движения документов в организации закрепляется в схемам их прохождения, которые разрабатываются службой документационного обеспечения.

В цепочке обработки и движения документов выделяют следующие этапы:

• прием и первичная обработка поступающих в организацию документов

• предварительное рассмотрение и распределение документов

• регистрация

• контроль за исполнением

• информационно-справочная работа

• исполнение документов, их составление, согласование, оформление

• отправка

Документы регистрируются в день поступления.

В системе документооборота имеется понятие маршрут документа (перечень состояний, каждое из которых характеризуется определенными параметрами ). Маршрут любого документа отображается в специальной таблице.

Регистрация документов – это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации. Документ регистрируют 1 раз. Входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие – в день подписания, телеграммы – сразу после получения. Регистрируются внутренние важнейшие документы (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, планы, отчеты, справки-предложения, заявления и жалобы граждан), каждая организация должна иметь перечень документов, не подлежащих регистрации.

Реквизиты:

• Индекс – состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, дополняется индексами, классификатором (порядок: порядковый регистрационный номер, индекс в номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору 175-03/12)

В журнале учета:

• дата

• автор

• исполнитель

• подпись исполнителя

• срок исполнения

• отметка об исполнении

• номер дела

• имя файла

• примечание

Работа с перепиской граждан

Обращения рассматриваются как важное средство укрепления связей между органами власти и гражданами. Делятся на устные и письменные.

Контроль исполнения – непосредственная проверка и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения документов в установленные сроки (ок. 10 дней). Срок может быть продлен не менее чем за 2-3 дня до истечения срока.

Номенклатура дел

Номенклатура дел – это систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке.

• Типовая номенклатура – для однородных по характеру организаций

• Примерная

Формирование и хранение дел

Формирование дел- группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой. В одном деле могут храниться документы одного срока хранения. Внутри дела документы в хронологическом порядке, на дело есть обложка.

Два способа хранения дел: горизонтальный и вертикальный.

Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Для проведения создаются экспертные комиссии.