Электронный документооборот

ФЗ РФ от 10.01.2002 г.№1 «Об электронной цифровой подписи» и Постановления Правительства РФ от 28.01.2002 г. № 65 «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 г.г.),предусматривающей «перевод в электронную цифровую форму большей части документооборота, осуществляемого между хозяйствующими субъектами, органами государственной власти и органами местного самоуправления»

Автоматизированная система делопроизводства должна строиться на основе существующих схем работы с документами.

Можно выделить несколько модулей (частей):

• Система регистрации документов и контроля исполнения;

• Система организации движения документов внутри организации (модуль маршрутизации);

• Система архивного хранения документов.

Основная часть всей работы по автоматизации делопроизводства - это функционирование системы.

После первоначальной регистрации документ поступает к руководителю, который подписывает резолюцию, после чего в картотеку вносятся следующие данные: автор резолюции (выбирается из справочника),текст резолюции (переносится вручную),ответственный исполнитель (выбирается из справочника списка сотрудников организации).срок исполнения (проставляется вручную),ход исполнения документа (вложенная таблица).

Далее вносятся в карточку сведения о передаче документа и т.д.

Создаваемые системы автоматизации делопроизводства должны обладать следующими возможностями:

• Ввод, подготовка и редактирование документов;

• Ввод и обработка сведений одокументах4

• Контроль за исполнением документов;

• Систематизация документов, формирование дел;

• Хранение и поиск документов;

• Обмен документами с руководителями и сотрудниками;

• Пересылка документов адресату;

• Экспертиза ценности документов и их архивирование.

Существующие программы по делопроизводству:

• Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело-96»,разработанная компанией «Электронные офисные системы»;

• Система автоматизации конфиденциального документооборота и организация потоков работ «OPTIMA-WorkFlow», разработанная фирмой «Оптима»;

• Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании «ИнтерТраст»,Босс-Референт, ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, DocsVision, LanDocs

Важным элементом будущей СЭД является безопасность системы (безопасность данных и их передача).

Электронная подпись – первый правовой шаг по переходу к полностью электронному документообороту

100%-ую юридическую силу сегодня имеет только бумажный документ

Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме

• электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе

• владелец сертификата ключа подписи - физическое лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и которое владеет соответствующим закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющим с помощью средств электронной цифровой подписи создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах (подписывать электронные документы)

• средства электронной цифровой подписи - аппаратные и (или) программные средства, обеспечивающие реализацию хотя бы одной из следующих функций - создание электронной цифровой подписи в электронном документе с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, подтверждение с использованием открытого ключа электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе, создание закрытых и открытых ключей электронных цифровых подписей

• сертификат ключа подписи - документ на бумажном носителе или электронный документ с электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра, которые включают в себя открытый ключ электронной цифровой подписи и которые выдаются удостоверяющим центром участнику информационной системы для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи и идентификации владельца сертификата ключа подписи

• пользователь сертификата ключа подписи - физическое лицо, использующее полученные в удостоверяющем центре сведения о сертификате ключа подписи для проверки принадлежности электронной цифровой подписи владельцу сертификата ключа подписи

Плюсы электронной подписи

• возможность выбрать наиболее выгодное ценовое предложение товаров и услуг на электронных торгах, аукционах и тендерах;

• способ выстраивать взаимоотношения с населением, организациями и властными структурами на современной основе, более эффективно, с наименьшими издержками;

• метод расширить географию своего бизнеса, совершая в удаленном режиме экономические операции с партнерами из любых регионов России

Пользователи электронной подписи

• физические лица (граждане);

• предприятия различных организационно-правовых форм и форм собственности;

• Федеральные органы государственной власти;

• органы власти субъектов РФ;

• Муниципальные образования