1. Государственный герб РФ – помещают на бланках в соответствии с ФкЗ «О Государственном гербе РФ».

2. Герб субъекта РФ – помещают на бланках в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

3. Эмблема организации или товарный знак

4. Код организации – предоставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), состоит из 8 знаков.

5. ОГРН – Государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица, состоит из 13 цифр, ИП-15.

6. ИНН/КПП – цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика (юр. лица, ИП, физ.лица).

7. Код формы документа – представляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (пр. 02112418 Учредительный договор).

8. Наименование организации – на бланке указывается полное наименование

9. Справочные данные об организации – почтовый адрес, номер телефона и другие сведения. Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке: название улицы, номер дома, номер квартиры, название населенного пункта, название района, название республики (края, области), почтовый индекс.

10. Наименование документа – должно быть определено уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД, пишется прописными буквами.

11. Дата документа – дата его подписания или события, зафиксированного в документе, проставлять ноль в обозначения дня месяца, если он содержит одну цифру.

12. Регистрационный номер – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации, для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа – включает в себя регистрационный номер и дату документа, который должен быть дан ответ.

14. Место составления или издания документа – указывают, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование орг-и» и «Справочные данные», при указании места составления не ставится буква «г» при обозначениях «Москва» и «Санкт-Петербург».

15. Адресат – могут быть организации, их подразделения, должностные или физические лица.

16. Гриф утверждения документа – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию, располагают в правом верхнем углу. Перечень документов, подлежащих утверждению: акты, задания, нормативы, отчеты, планы, сметы, уставы.

17. Резолюция – состоит из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, срок исполнения, подпись и дату.

18. Заголовок к тексту – кратко излагает содержание документа. Располагается под реквизитами бланка, печатается через один интервал и не должен занимать более пяти строк, в конце точка не ставится, печатаются без кавычек и не подчеркивается.

19. Отметка о контроле – означает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

20. Текст документа – информация, бланки А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, шрифт Times New Roman Cyr (12,13,14,15).

21. Отметка о наличии приложения – содержит сведения о документах, дополняющих основной документ. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, их нумеруют.

22. Подпись – включает наименование должности лица (полное, если документ не на бланке), личная подпись, расшифровка.

23. Гриф согласования документа – выражает согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ, личной подписи, расшифровки и даты.

24. Визы согласования документа - выражает согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа, включает подпись и должность, расшифровку, дату.

25. Оттиск печати

26. Отметка о заверении копии – ниже реквизита «Подпись» проставляют надпись «Верно», должность лица, заверившего, подпись, расшифровка, дата.

27. Отметка об исполнителе – инициалы и фамилию исполнителя. Располагают на лицевой или обратной стороне последнего листа документа в нижнем левом углу.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело – ссылка и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ.

29. Отметка о поступлении документа в организацию – очередной порядковый номер и дату поступления документа, можно штампом.

30. Идентификатор электронной копии документа – отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы, содержащая наименование файла на машинном носителе, дату.

Виды документов.

Все документы делятся на две большие группы: документы по общим и административным вопросам и документы по функциям управления.

Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника.

Выписка – из того или иного раздела.

Дубликат (с пометкой)

Классификация документов:

• по средствам фиксации (письменные, графические)

• по видам деятельности (организационные, финансовые)

• по месту составления (внутренние, внешние)

• по содержанию (простые, сложные)

• по форме (индивидуальные, трафаретные, типовые)

• по срокам исполнения (срочные, несрочные)

• по происхождению (служебные, личные)

• по назначению (подлинники, копии, выписки, дубликаты)

• по ограничению доступа (секретные, конфиденциальные)

• по юридической силе (подлинные, подложные)

• по степени обязательности (директивные, информативные)

Техника составления и редактирования документов.

Составление документов включает следующие стадии:

• составление проекта или черновика документа

• его предварительное согласование

• перепечатка текста (когда оригинал от руки)

• согласование и визирование материала

• подписание оригинала

Бланки и форматы документов.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрены тир вида бланков:

• для писем

• общий

• конкретного вида документа

На бланке письма указываются реквизиты: 01 (на бланках гос.учреждений), 02 или 03, 04, 05, 06, 08, 09, адрес.

Общий бланк содержит следующие реквизиты: Государственный герб РФ, наименование организации

Бланк конкретного вида включает: герб, код организации, место составления или издания документа.

Стандартизация, унификация и трафаретизация управленческих документов.

Унификация – это единообразие, установление максимального набора реквизитов или их отдельных характеристик, формата бумаги и фиксация реквизитов на бумаге.

Стандартизация – это установление единых норм и правил, предъявляемых к документам с целью упорядочивания управления.

Трафаретизация – это способ унификации текстов документов, который состоит в том, что вся информация, характерная для группы документов, условно подразделяется на трафаретную или постоянную и индивидуальную или переменную.

Установлены следующие категории стандартов:

• государственные стандарты (ГОСТ)

• отраслевые (ОСТ)

• республиканские (РСТ)

Работа по унификации включает:

• разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами

• внедрение межотраслевых УСД в рамках региональных и отраслевых УСД

• ведение УСД и Отраслевого классификатора технико – экономической документации (ОКТЭД) с целью поддержания достоверности информации

• разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию

• разработку отраслевых классификаторов технико – экономической информации, отражающих специфику отрасли

Организационно – распорядительные документы. Общие сведения.

Организационно – распорядительная документация – это и права, и обязанности объединения в целом; это и документация, касающаяся взаимоотношений объединения с вышестоящими подчиненными и сторонними организациями; это и документы, регламентирующие процесс управления в объединении, в структурных подразделения.

Классификация согласно ГОСТ Р 6.30-2003:

• организационные (положения, уставы, инструкции, правила)

• распорядительные (приказы, решения, постановления, распоряжения)

• документы по личному составу (личные дела, личные карточки, трудовые книжки)

• документы финансово – расчетные (счета, кассовые документы, расчетные)

• справочно – информационные (протоколы, докладные записки, справки, акты, письма)