Тема 5. Организация и управление

При изучении данной темы обратите внимание на то, что:

• организация имеет собственный аппарат управления;

• содержание управления может выражаться в разных формах (структурах);

• управление рассматривается как определенный тип взаимодействия между субъектом и объектом управления;

• управление может быть централизованным и децентрализованным, соотношение централизации и децентрализации определяет устойчивость организации на этапах ее жизненного цикла;

• в управляющих системах социальными организациями можно выделить три подсистемы: структурно-функциональную, информационно-поведенческую, саморазвития;

• развитие управленческой мысли социально-экономическими организациями опирается на составляющие: цели, задача, человек, управленческие решения, способ реализации управления, результат.

5.1. Сущность организации управления

Организация управления определяет процесс создания, конструирования системы управления или внесения изменений в порядок ее функционирования.

Система управления создается как управляющий элемент организации, осуществляющий подбор, интеграцию и координацию отдельных ее частей, их взаимодействие с целью оптимизации на основе обратных связей. Система управления характеризуется составом и подчиненностью элементов, способом их взаимодействия, степенью централизации и децентрализации полномочий, ответственности, структурой связей и организационными процессами, обеспечивающими устойчивость и заданное функционирование организации в определенные периоды времени и с четко сформулированной для данного периода целью.

Устойчивость системы управления представляет характеристику интеграции системы, ее способность обеспечивать функционирование в условиях внешних и внутренних изменений. Статическое равновесие системы определяет ее способность поддерживать равновесие, вновь возвращаясь в исходное состояние. Динамическое равновесие определяет способность системы находить новое равновесное состояние в условиях изменений во внешней или внутренней среде, ее способность к интеграции (сохранению целостности организации) в процессе преобразования.

Целью функционирования системы управления (СУ) является упорядочение элементов подбора, определение их соотношения, совместимости и сочетания в соответствии с выбранными направлениями на этапах роста и развития организации. Деятельность по организации управления направлена на установление, обеспечение и упорядочение (оптимизация) целесообразных связей между элементами и подсистемами организации, обеспечивающая нормальное функционирование организации в системе внешних и внутренних коммуникаций.

В анализе структуры и состава элементов и подсистем системы управления Смирнов Э.А. выделяет[7]:

• Подсистемы: Методология управления, процесс управления, структуру управления (ОСУ), технические средства и технологию управления.

• Элементы подсистем: Цели и задачи, законы и принципы, функции и процессы управления, органы управления, коммуникационные каналы, полномочия и ответственность, информация и управленческие решения, методы и технология управления.

Под методологией управления следует понимать систему принципов процессов организации и управления, приоритеты целевого выбора, методы и последовательность этапов решения управленческой проблемы, в анализе которой субъект управления собирает информацию и принимает решения, направленные на разрешение возникшей проблемы или осуществление преобразований, которые своевременны для данной организационной ситуации. Информация определяется как необходимые сведения, которые уменьшают неопределенность ситуации для ее наблюдателя.

Система управления обеспечивается отношениями между субъектом и объектом управления. В качестве субъекта управления в тех или иных управленческих ситуациях рассматриваются как орган управления (аппарат управления), так и любой специалист, наделенный должностными полномочиями, ответственностью и профессиональными компетенциями в решении определенного круга задач. Процесс управления обеспечивается в структуре связей между звеньями управления, для которых в этой структуре определяется набор функциональных задач (общее собрание акционеров, дирекция, генеральный директор, менеджер проекта).

Научные принципы, методы, способы и приемы взаимодействия частей системы и объединение их в организационное целое заложены в механизме управления для достижения желаемого результата в пределах прогнозируемых значений. Оптимизация отношений системы, которые формируют системное качество организации, направлено на совершенствование организации, повышение ее результативности и эффективности.

В разработке и осуществлении проекта усовершенствования организации используется один из важнейших ресурсов управления – самоорганизация. Самоорганизация системы связана с установлением связи между ранее независимыми элементами и повышением уровня организованности системы. Самоорганизация как процесс согласованного поведения организации возможен только в открытых социальных системах. Виды самоорганизации: информационная, программная, социальная. Информационная самоорганизация основывается на целевой ориентации, использовании знаний и компетенций участников, передаче профессионального опыта. Программная самоорганизация основывается на объединении или выделении задач, технических средств и организацию процессов получения результатов в решении проблемы. Социальная самоорганизация основывается на объединении интересов, потребностей, профессиональных ценностей, компетенций и инициатив при создании благоприятного делового климата в организации.

Организация управления, как процесс создания, образования системы управления и обеспечение последовательной смены состояний в развитии объекта, базируется на необходимых и обязательных этапах:

• определяются границы системы, т.е. элементы, подсистемы, образующие систему;

• определяются формальные характеристики и регламенты связей;

• определяется схема взаимодействия элементов и подсистем в системе управления;

• определяются процессы и их результаты.

5.2. . Организация и управление

Объектом управления является организация как экономическая, поведенческая, социальная система, реализующая миссию и стратегию, деловую и организационную культуру в решении возникающих проблем или их предупреждении.

Постановка управленческой проблемы в организации и управлении компанией отвечает необходимости и требованию совершенствования деятельности организации. При возникновении проблемы в ситуации возникновения противоречия между желаемым и фактическим состоянием внутренней или во внешней среде организации субъектом управления предпринимаются действия по сбору информации для принятия решения:

- о симптомах проблемной ситуации;

- по формирование полного представления о проблеме или задаче, по выявлению содержания, причин и явлений в самой организации;

- по целевой ориентации решения, рассматриваются варианты решения проблемы или решения задачи совершенствования, то есть внесения изменений в деятельность объекта управления.

Симптомами проблемной ситуации могут быть несвоевременность обеспечения работ, запаздывание, задержки или отсутствие необходимой информации, избыточность указаний или другие проблемы, возникающие в работе подразделений или в проектной деятельности.

Содержательная постановка управленческой задачи по устранению проблемы или по решению задачи усовершенствования объекта управления предполагает использование информации в выборе объекта управленческого решения. В различении управленческих ситуаций объектом управленческого решения может быть структура или процесс, которые следует усовершенствовать для улучшения результатов деятельности организации и предупреждения недопустимых состояний объекта управления.

Формализация управленческой задачи определяется использованием знаков и символов для отображения, описания и объяснения закономерностей каких-либо процессов и явлений в организации. В процессе формализации управленческой задачи определяются основные связи между элементами системы управления: формируется система, формируется система показателей состояния, состав управленческих функций, формализуются внешние и внутриорганизационные факторы состояния объекта, формируется система ограничений и критериев эффективности управленческого решения по решению проблемы.

Организационный процесс - это последовательная смена состояний в развитии объекта (организации) [8, с.23]. Системный подход к анализу процедуры организационного процесса определяет установленный порядок действий (изменений), которые различаются результатом и масштабом изменений. Конструктивные элементы в процедуре организационного процесса: действия, операции, стадии, этапы, фазы и циклы. Цикл процесса – это полная совокупность последовательно осуществляемых фаз и стадий организационного процесса. Фаза характеризуется законченностью преобразований. Этап – часть процесса, выделяемая получением промежуточного результата. Стадия – часть процесса, характеризующаяся однородностью происходящих изменений. Операция – комбинация действий, обеспечивающая достижение необходимого промежуточного результата. Действие – часть процесса, обладающая качественной определенностью.

Процессы классифицируются в соответствии с важнейшими внутренними характеристиками: процессы закономерные и случайные, установившиеся и переходные, регулярные и эпизодические, непрерывные и дискретные, наблюдаемые и латентные (трудно распознаваемые).

Организационным содержанием управления является выбор вида, количества исполнителейФ, последовательности, сроков проведения и характеристик процесса преобразования в деятельности компании. Разновидности организационных процессов:

• процесс организации управления;

• процессы основной деятельности в организации;

• процессы, поддерживающие и обеспечивающие основные виды деятельности в организации.

Организационный процесс рассматривается в моделях двух типов организации управления: функционально-ориентированное управление и процессно-ориентированное управление (Рис.5.1. и 5.2.).

Исполнители

Исполнители

Рис .5.1. Функционально-ориентированное управление

Проектирование функционально-ориентированной структуры определяет метод и принципы организации управления, основанные на распределении ответственности за исполнение, образующих организационный процесс, функций.

Исполнители

Исполнители

Рис. 5.2. Процессно-ориентированное управление

Источник: Кондратьев В.В. Проектируем корпоративную архитектуру. – М.: Навигатор для профессионала, 2007г.

Процессно-ориентированная структура определяет метод проектирования структуры и принципы организации управления, основанные на распределении ответственности за результат исполнения процессов. Деятельность по управлению в модели связана с решением проблемы совершенствования процессов организации и управления в постановке целей предупреждения или решения возникшей проблем в деятельности организации. Сравнение моделей двух типов организации управления позволяет выявить их достоинства и недостатки организации и управлении в компаниях различных форм, структур и деловой культуры для изучения, анализа, изменения или выбора принципов организационной практики для объекта исследования.

Организационный процесс обеспечивает 4 основных вида организационных изменений:

• технологические изменения. В современных организациях технологические изменения связаны с выбором и использованием производственных, организационных, управленческих, материально-технических ресурсов и технологий.

• продуктовые изменения. Продуктовые изменения могут быть результатом покупки и освоения новой технологии.

• структурные изменения. В организации структурные изменения связаны с изменением целей, иерархии, процедур и организационных моделей, под влиянием факторов внешней среды и процессами в самой организации.

• культурные изменения. Изменения вызваны новыми знаниями, профессиональными компетенциями, нормами, ценностями, отношениями и организационным поведением членов организации. Они требуют внимания руководителя и продолжительного времени их реализации.

В анализе организации и управления следует выделить следующее:

1. Структура системы управления является упорядоченным целым – организацией в статике.

2. Организация как процесс упорядочения является необходимым элементом системы управления, обеспечивает подбор элементов и их пропорцию.

3. Управление как процесс функционирования системы управления может рассматриваться как организация в динамике.

4. Управление в качестве организационного процесса определяется в совокупности его элементов, подсистем, характеристик, необходимых для решения управленческой проблемы функционирования организации, ее развития.

Вопросы для подготовки и контроля знаний в самостоятельной работе студента по теме №5: «Организация и управление»:

1. Какие подсистемы определяются в структуре системы управления?

2. Что означает термин «процедура» организационного процесса?

3. Какие элементы определяют систему управления организацией?

4. Какую роль играет самоорганизация? Виды самоорганизации.

5. Какую роль в системе управления играет программная самоорганизация?

6. Раскройте понятие «устойчивость» системы управления организацией.

7. Как определяется статистическое и динамическое равновесие системы управления?

8. Выделите необходимые условия для самоорганизации.

Литература, рекомендуемая при изучении данной темы: [1], [7], [8].