7. Планирование коммуникаций проекта

Этот раздел содержит указания на обеспечение качества в процессах, связанных с коммуникаций.

Эти процессы связан с усовершенствованием обмена информацией, необходимой для проекта. Они обеспечивают своевременное и обоснованное получение, сбор, распространение, хранение и конечное положение. Это такие процессы:

планирование коммуникации: планирование информационной и коммуникационной системы проекта;

- управление информацией: донесение необходимой информации до членов проектной организации и других заинтересованных лиц;

- контроль коммуникаций: контроль коммуникаций в соответствии с плановой коммуникационной системой.

7.1. Планирование коммуникации

Планирование коммуникации должно принимать во внимание нужды проекта и отдельных лиц, вовлеченных в проект. План коммуникации должен определять информацию, которая должна быть формально передана, носители, используемые для ее передачи и частоту коммуникации. Также в план должны быть включены частота, время и задачи совещаний.

Для обеспечения совместимости должны быть определены формат, язык и структура документов. План должен определять систему управления информацией, задавать, кто будет посылать и получать информацию и отсылки на соответствующий контроль документов и процедуры обеспечения безопасности. Должен быть задан формат для отчетов по выполнению для выявления отклонений от плана проекта.

7.2. Управление информацией

Система управления информацией должна быть спроектирована с учетом нужд как исходной, так и проектной организации. Она должна включать процедуры подготовки, сбора, определения, классификации, распределения, хранения, корректировки, архивирования и восстановления информации. Информация должна включать условия, зависящие от времени ее использования. В системе должна обеспечиваться проверка актуальности и адекватности информации перед ее использованием в других проектах.

Для того, чтобы быть эффективной, информация должна быть адекватной нуждам получателей, ясно представлена и распределена с четкой привязкой к календарным планам. Все неформальные соглашения, влияющие на выполнение проекта должны быть формально документированы. Там, где это практически используется , лучше применять электронные средства передачи информации.

Должны быть разработаны правила и указания к проведению совещаний. Они должны соответствовать типу совещания. Должна быть распространена повестка дня совещания. Время совещания должно включать в себя время на принятие решений, время на рассмотрение важных результатов, время на согласование действий. Эти временные отрезки должны быть распределены между участниками совещания с согласованием их длительности.

7.3. Контроль коммуникации

Система коммуникации должен быть реализована так, как это планировалось, а также необходимо обеспечить ее мониторинг и проверку для удовлетворения нужд проекта. Особое внимание должно быть уделено связям между теми функциями и организациями, между которыми часто возникает непонимание и конфликты.

Информационная таблица представлена в Приложении №5