8. Планирование стоимости в проекте

Этот подраздел содержит указания по обеспечению качества в процессах, связанных со стоимостью.

Эти процессы предназначены для прогнозирования стоимостей по проекту и управления ими, а также для того, чтобы убедиться, что проект завершится в бюджетных рамках и для:

- оценки стоимости: разработка смет по проекту

- бюджета: использование результатов оценок стоимости для разработки бюджета проекта

- контроля стоимости: контроль стоимостей и отклонений от бюджета проекта

9.1. Оценка стоимости

Все стоимости по проекту должны быть ясно определены (по работам, товарам и услугам) и оценка стоимости должна рассматривать соответствующие источники информации и быть связанной с WBS- структурой проекта. При использовании оценок стоимости на основании предыдущего опыта, их необходимо проверить для того, чтобы они соответствовали условиям текущего проекта. Входные данные должны быть документированы и отслеживаемы до места их происхождения.

Особое внимание должно быть уделено выделению достаточных стоимостей на работы по качеству, приведенные в приложении А.

Оценка стоимости должна принимать во внимание экономическую среду (например, инфляцию, налоговую политику и ставки обмена).

В случае, когда оценка стоимости содержит высокий уровень неопределенности, риски должны быть оценены и уменьшены, а для оставшихся рисков в оценку стоимости должны быть включены допущения.

Оценка стоимости должна иметь форму, которая позволит создать и разработать бюджет в соответствии с утвержденными и принятыми процедурами учета, а также с требованиями менеджера проекта.

9.2. Бюджет

Бюджет должен быть основан на оценках стоимости и календарном плане. Бюджет должен соответствовать требованиям проекта и любые допущения, соглашения и неопределенности должны быть выявлены и документированы. Бюджет должен включать все утвержденные стоимости и иметь форму, подходящую для контроля стоимости по проекту.

9.3. Контроль стоимости

Перед любыми затратами по проекту должны быть созданы и документированы процедуры контроля стоимости, которые должны быть распространены между ответственными за работу или затраты по проекту.

Временные интервалы между корректировками и частота сбора и прогнозирования данных должны быть установлены для обеспечения адекватного управления работами проекта и связанной с ними информацией. Необходимо проверить, чтобы работа, оставшаяся до завершения, укладывалась бы в оставшийся бюджет. Все отклонения от бюджета должны быть определены и в случае значительных отклонений проанализированы и задокументированы для дальнейших действий.

Должны анализироваться тенденции в стоимостях проекта с использованием таких технологий, как анализ освоенного объема с учетом оставшейся работы для предотвращения возможных будущих проблем.

Должны быть выявлены ключевые причины отклонений от бюджета, как благоприятные, так и неблагоприятные. Действия должны быть спланированы таким образом, чтобы гарантировать, что неблагоприятные отклонения не повлияют на цели проекта. Причины как благоприятных, так и неблагоприятных отклонений должны использоваться как основа для непрерывного улучшения.

Решения по принимаемым мерам должны быть приняты только с учетом их возможных последствий на другие процессы и цели проекта. Изменения, влияющие на цели проекта должны быть согласованы с потребителем и соответствующими заинтересованными лицами до их реализации. Изменения в стоимостях проекта должны соответствующим образом обосновываться. Корректировки бюджета должны быть скоординированы с другими процессами проекта для разработки плана оставшейся работы.

Информация, необходимая для выделения фондов по времени должна быть в наличии и предоставляться в качестве входных данных для процессов, связанных с контролем ресурсов.

Менеджер проекта должен осуществлять регулярные просмотры стоимостей проекта, как это определено в плане проекта. Соответствующие заинтересованные лица могут потребовать дополнительные просмотры состояния финансов.

Стоимость качества имеет непосредственное отношение к общей стоимости всех мероприятий, направленных на обеспечение качества. Решения, принимаемые по проекту, могут оказать влияние на эксплуатационную стоимость качества, вследствие возвратов продукции, рекламаций по гарантийным обязательствам и кампаний по отзыву продукции. Однако, поскольку проект имеет временную природу, то расходы на улучшение качества продукта, особенно в оценку и в предупреждение возникновения дефектов, чаще приходятся на долю организации заказчика, а не закладываются в проект, поскольку продолжительность проекта может оказаться недостаточной долгой для того, чтобы возможно было окупить вложения.

На начало реализации проекта планируется привлечение финансовых средств из собственных активов, которые составят порядка 93% капиталовложений, а остальную часть покроют банковский кредит в размере 20 тыс. долларов с процентной ставкой 24% на период в четыре месяца.