5.2.1. Технология создания свойств объекта «Формы»

Как любой объект MS Access, форма имеет свойства. Значения этих свойств определяют внешний вид формы. Окно "Свойства" формы можно вызвать, например, щелкнув правой клавишей мыши по черному квадрату на пересечении линеек и из контекстного меню выбрать команду СВОЙСТВА.

Окно свойств выделенного объекта содержит следующие вкладки:

• макет – свойства, задающие макет формы;

• данные – свойства, определяющие источник данных, тип данных, формат и т.д.;

• события – перечень событий, связанных с объектом;

• другие;

• все – перечень всех свойств.

Основные свойства формы:

Подпись (это свойство расположено на вкладке МАКЕТ) – задает название формы, которое выводится в строку заголовка в окне формы.

Режим по умолчанию – определяет режим открытия формы (простая форма, ленточная, таблица).

Допустимые режимы – свойство указывает, можно ли переходить из режима таблицы в режим формы и обратно с помощью команд меню Вид. Свойство может принимать следующие значения:

все – можно;

таблица – нельзя, возможен только просмотр в режиме таблицы;

форма – нельзя, возможен только просмотр в режиме формы.

Разрешить изменение определяет, можно ли через форму изменять данные, т.е. задает статус "Только для чтения".

Разрешить удаление определяет, может ли пользователь удалять данные через форму.

Разрешить добавление определяет, может ли пользователь добавлять записи через форму.

Ввод данных определяет режим открытия формы. Может принимать значения «Да» (форма открывается только для добавления новых записей) и «Нет» (в форму выводятся существующие записи).

Блокировка записей определяет способы блокировки записи и их реализацию при попытке двух пользователей изменить одну и ту же запись.

Свойства определяют, будут ли выводиться ниже перечисленные элементы в окно формы:

• полосы прокрутки;

• кнопка оконного меню;

• кнопка размеров окна;

• кнопка закрытия окна;

• тип границы окна;

• кнопка контекстной справки.

Поле номера записи определяет, будут и выводиться в окно формы кнопки перехода по записям.

Размещение текстовой информации на экранной форме осуществляется с помощью кнопки Надпись на панели элементов. Функция этой кнопки – введение наименования в форму нового поля. В панели элементов каждая пиктограмма представляет собой стилизованное оформление, которое можно вставить в форму.

5.2.2. Панель элементов управления объекта «Формы»

Панель элементов управления предназначена для расположения объектов (элементов управления) в форме с помощью кнопок, которые входят в состав панели. Назначение и функции каждой кнопки объясняются после установки указателя мыши на кнопку. Элементом управления служит для вывода данных на экран, оформления или выполнения макрокоманд.

Существует три основных типа элементов управления.

1. Присоединенные элементы управления – элементы управления, которые связаны с полем таблицы. При вводе значения в присоединенный элемент управления поле таблицы в текущей записи автоматически обновляется.

2. Сводные элементы управления – элементы управления, которые сохраняют введенную величину без обновления поля таблицы. Они используются для отображения текста и значений, которые должны быть переданы макросам (например, кнопка, рамка, надпись и т.д.). Сводные элементы управления предназначены для сохранения объектов, которые содержатся не в таблице или запросе, а в самой форме.

3. Вычисляемые элементы управления – элементы управления, которые создаются на основе вычисляемых выражений (например, вычисляемые поля, которые можно сформировать в режиме конструктора форм).

Все элементы управления могут быть добавлены в форму или отчет с помощью панели инструментов элементов управления, при работе с формой или отчетом (Рис.20).

Рис. 20. Панель элементов управления формы

1-выбор объекта, 2-переход в построитель выражений, 3-группа переключателей, 4-надпись, 5-текстовое поле, 6-поле со списком, 7- список, 8-кнопка, 9-разрыв страницы,10-вкладка, 11-подчиненная форма/отчет,12-линия, 130прямоугольник,14-другие элементы,15-рисунок,16-свободная рамка объекта, 17-присоединенная рамка объекта,18-переключатель,19-флажок,20-выключатель.

В верхней части панели элементов расположены кнопки выбора объектов и перехода в построитель выражений. В нижней части расположены значки, позволяющие выбрать добавляемый в форму элемент управления. Рассмотрим некоторые элементы управления:

Надпись – элемент, предназначенный для отображения текста. Надпись может состоять из одной или нескольких строк. Является свободным элементом. Различают надписи свободные и присоединенные к другому элементу (подписи).

Свободная надпись используется для задания заголовков, комментариев. Создается кнопкой «Надпись» панели инструментов.

Подпись создается одновременно с созданием того элемента, к которому она присоединена. Подпись используется совместно с полями, флажками, переключателями, списками.

Поля – это элементы, предназначенные для отображения данных или для ввода данных. Поля могут быть присоединенными или свободными. Содержимое свободных полей нигде не сохраняется.

Поле является основным элементом управления при работе с базами данных, поскольку позволяет отображать и редактировать данные таблиц баз данных.

Добавление свободного поля в форму выполняется кнопкой «Поле» панели элементов. Добавление присоединенного поля (связанного с полем таблицы) осуществляется в режиме конструктора следующим образом: на панели «Конструктор форм» выбирается кнопка «Список полей»;в отображаемом списке полей базовой таблицы выбирается нужное поле и перетаскивается в область данных формы. Перетаскивать можно одно или выделенную группу полей.

В форму можно вводить вычисляемые поля. Вычисляемое поле является свободным полем. Для его создания необходимо выбрать кнопку «Поле» на панели элементов и вставить в нужное место формы, а затем ввести выражение прямо в элемент «Поле» или в качестве значения свойства «Данные». В вычисляемом поле выражение должно начинаться со знака «=». Выражения можно набирать вручную или формировать построителем выражений.

Элементы управления Выключатели, Переключатели, Флажки. Принцип работы этих элементов управления совершенно одинаков. Элементы используются для отображения данных логического типа. Эти элементы управления возвращают значение (1) в присоединенное к ним поле таблицы, если кнопка в положении, соответствующем истине, и 0 – в противном случае.

Для отображения заданного состояния можно ввести его значение по умолчанию. если это значение не задано, то элемент будет находиться в состоянии Null, что соответствует значению Ложь.

Группа – элемент управления, предназначенный для размещения нескольких выключателей, переключателей или флажков. Элементы внутри группы функционируют согласовано. Максимальное число элементов – 4, причем одновременно может быть выбран один элемент. Группа возвращает число, которое соответствует номеру выбранного элемента.

Управляющие элементы Флажок и Выключатель могут использоваться не только в группе, но и индивидуально.

Флажок может быть связан с логическим полем базовой таблицы или запроса. Если флажок связан с логическим полем базовой таблицы, то состояние Установлен / Снят, соответствует значениям поля.

Флажок может быть свободным элементом. В этом случае он используется в специальных диалоговых окнах для приема данных, вводимых пользователем.

Аналогичным образом может использоваться и элемент управления Выключатель.

Списки (Список и Поле со списком) – это элементы управления, позволяющие выбрать нужное значение из нескольких (списка). Список представляет собой совокупность строк с данными. Строки могут содержать один или несколько столбцов с заголовками.

Элемент управления Список может быть присоединенным (связанным) или свободным. Присоединенный список выбранное значение передает полю базовой таблицы / запроса. Свободный список возвращает значение, используемое в другом элементе, или для поиска записи в базовой таблице / запросе.

Списки создаются с помощью мастера. Большинство свойств управляющего элемента Список формируются автоматически во время работы мастера. Затем их можно изменить.

Основные свойства списков:

1. Тип источника данных: таблица / запрос; список значений; список полей; функция VBA.

2. Источник данных – указывает фактический источник данных: для таблицы / запроса – имя таблицы / запроса; для списка значений – значения элементов списка через «;» (например, Пол – м; ж).

3. Присоединенный столбец – поле базовой таблицы, к которому присоединен список.

4. Число столбцов – количество столбцов в списке. Если источником данных является список значений, то элементы распределяются из списка по строкам и столбцам.

5. Ширина столбца – задается числовым значением через «;». Можно скрыть присоединенный столбец списка, если он содержит несколько столбцов. Для этого нужно установить ширину столбца равной 0. Значение не отображается при выводе списка, однако при выборе строки, значение из присоединенного столбца попадает в поле базовой таблицы.

6. Число строк – определяет максимальное число строк, отображаемое в поле со списком.

Кнопки – элемент управления, используемый для выполнения какого-либо действия. Для выполнения действия свойство кнопки "Нажатие кнопки" нужно связать с каким-либо макросом либо с процедурой обработки событий.

Кнопка создается мастером. Мастер позволят создать кнопки 30 разных типов, и связывает их с процедурами обработки событий. Свойство "Подпись" определяет текст на кнопке. Свойство "Рисунок" определяет рисунок на кнопке.

Разрыв страниц, Набор вкладок - позволяют создавать многостраничные формы. Наиболее удобно использование элемента "Набор вкладок". С его помощью создается форма, страницы которой объединяются в один элемент управления. Переключение между страницами выполняется выбором вкладки.

При добавлении элемента управления «Набор вкладок» в форму, в нем создаются две вкладки. На вкладке можно добавлять любые элементы управления, кроме Набора вкладок. Перемещать на вкладку другие элементы управления из других частей или страниц формы нельзя, их можно только копировать.

Можно изменять размеры элемента Набор вкладок, порядок следования и названия вкладок.

Элемент управления Разрыв страницы используется для указания горизонтальных разрывов между элементами управления в форме. Для перехода по страницам используются клавиши PgUp и PgDn. Вставленный в форму элемент Разрыв страницы помечается небольшой точечной линией на левой границе формы.

При создании многостраничной формы целесообразно добавлять в форму колонтитулы.

Главные и подчиненные формы имеют одинаковые поля связи. Главной называется форма, с которой связываются другие формы. Форма, которая вставляется в другую форму, называется подчиненной. Она позволяет выводить в нее данные нескольких записей из таблиц или запросов, которые связаны с одной текущей записью в главной форме. Например, в главной форме отображена запись группы товаров «Краски», а в подчиненной форме – все записи, которые входят в эту группу товаров. Подчиненная форма обеспечивает вывод данных из таблиц либо запросов, которые находятся в отношении «один-ко-многим». Главная форма удерживает данные в отношении со стороны «один», а подчиненные - со стороны « многих».

Рекомендуется сначала создать подчиненную форму, а затем главную и разместить в нее подчиненную. Подчиненные формы рекомендуется создавать на основе не данных таблиц, а запросов. Для выполнения подчиненных форм в них нужно включать минимально необходимые поля. Главная форма может удерживать несколько подчиненных форм.

Для обеспечения связи с главной формой все поля подчиненной формы рекомендуется индексировать. Соотношения главной и подчиненных форм позволяют отображать отношения между таблицами и получать доступ к связям из разных таблиц.

Типы подчиненных форм. Подчиненная форма может иметь виды таблиц или форм (простых либо ленточных).

Для создания подчиненных форм, прежде всего, нужно проверить наличие необходимых связей между таблицами.

Способы создания подчиненных форм:

• одновременно с главной формой;

• создание подчиненной формы, а затем ее добавление в существующую (главную) форму;

• добавление одной существующей формы в другую существующую для создания подчиненной формы.

Итак, приемы работы с элементами управления, такие как помещение их в форму, выделение, изменение местоположения, размеров и т.д., аналогичны приемам работы с графическими объектами. Все объекты формы (сама форма, области формы, элементы и т.д.) обладают различными свойствами, для получения доступа к которым необходимо:

• Выделить необходимый объект формы;

• Воспользоваться командой Свойства в меню Вид или контекстном меню, либо – кнопкой на панели инструментов Конструктор форм;

• Задать необходимые свойства в окне свойств выбранного объекта (окно свойств, представляет собой набор различных категорий, зависящих от выбранного объекта и расположенных на соответствующих вкладках окна).

Для создания формы необходимо выполнить следующую последовательность действий:

1. Определить таблицы или запросы, для которых будет создаваться форма.

2. Воспользоваться, например, командой Создание формы в режиме конструктора, отображаемой в окне БД.

3. В окне конструктора форм отобразить области, которые будут использоваться для создания макета формы.

4. Изменить (при необходимости) размер отображаемой формы, добавить линейку и сетку (для удобства).

5. Вывести список полей и элементов управления.

6. Добавить необходимые элементы в каждый раздел формы.

7. Применить форматирование к объектам и разделам формы, задать свойства объектов, разделов и формы.

8. Просмотреть готовую форму (командой Режим формы в меню Вид либо кнопка значок на панели инструментов) Конструктор форм.

9. Внести (при необходимости) дополнительные изменения (команда Конструктор в меню Вид).

10. Сохранить форму.