4.1. Технология объекта запроса «на выборку»
Запрос на выборку выводит данные, находящиеся в одной или нескольких таблицах, в соответствии с некоторыми критериями (результаты запроса представляются в виде таблицы, в которой допускается изменение записей критериями.). Результаты запроса представляются в виде таблицы, в которой допускается изменение записей.
Запросы на выборку не изменяют содержимое базы данных, служат только для отображения данных, отвечающих заданным условиям. Запросы на выборку могут быть следующих видов:
простой запрос на выборку;
запрос с параметром;
запрос с итогами;
запрос перекрестный;
запрос с вычисляемым полем.
4.1.1. Простой запрос на выборку
Простой запрос на выборку предназначен для извлечения данных из одной или нескольких таблиц и отображения их в режиме таблицы.
Бланк простого запроса содержит шесть строк:
имя поля;
имя таблицы;
сортировка;
вывод на экран (указывает, будет ли поле присутствовать в динамическом наборе данных);
условие отбора (содержит первое условие, ограничивающее набор данных);
или (содержит другие условия ограничения данных).
Разработка простого запроса выполняется несколько этапов:
выбор таблицы;
выбор полей (добавление полей в запрос);
установление критериев отбора;
задание порядка расположения записей (сортировка).
4.1.2. Перекрестный запрос
Перекрестный запрос (кросс-таблицы) представляет собой двумерные таблицы, в которых, представлена некоторая вычисляемая статистическая информация (вычисляет сумму, среднее значение, число элементов и значения других статистических функций, группируя данные и выводя их в компактном виде, напоминающем сводную электронную таблицу).
Перекрестный запрос создается с помощью соответствующего мастера или в конструкторе запросов. В бланке запроса указывается, значения каких полей будут использоваться в вычислениях или в качестве заголовков строк и столбцов.
Перекрестный запрос – это специальный тип группового запроса. Строка «Групповая операция» обязательно должна быть включена. В запросе обязательно должны быть установлены как минимум три параметра – поле заголовка строк, поле заголовка столбцов и поле для выбора значений. Поля, используемые в качестве строк и столбцов, должны содержать функцию «Группировка» в строке «Групповая операция». Перекрестные запросы позволяют:
получить большой объем данных в компактном виде;
формировать графики и диаграммы.
Для создания запроса необходимо выполнить следующие действия:
создать новый запрос для таблицы (таблиц), включив в макет нужные поля;
выполнить команду Запрос/Перекрестный;
в строке "Перекрестная таблица" указать, какое поле используется в качестве заголовка строк, какое – в качестве заголовков столбцов и какое - для выполнения вычислений в соответствии с выбранной групповой операцией;
в строке «Групповая операция» поля значений необходимо выбрать итоговую функцию.
4.1.3. Запрос с параметром
Запрос с параметром - это запрос, при выполнении которого в диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, например условие для возвращения записей или значение, которое должно содержаться в поле.
Запросы с параметрами удобно использовать в качестве основы для создания форм и отчетов. Например, на основе запроса с параметрами можно создать месячный отчет о доходах. При выводе данного отчета, на экране появится приглашение ввести месяц, доходы которого интересуют пользователя. После ввода месяца на экране будет представлен требуемый отчет.
Чтобы создать запрос с параметром, необходимо в строку "Условия отбора" для заданного поля ввести текст - приглашения для ввода данного, заключив его в прямоугольные скобки (Рис. 14). Можно задать параметры для нескольких полей или для одного поля определить несколько параметров для отбора, используя запись условия в несколько строк совместно с логической операцией «ИЛИ».
Если в запрос вводится несколько параметров, то порядок их ввода через диалоговое окно определяется порядком расположения полей с параметром в бланке запроса.
Рис. 14. Бланк запроса с параметром в режиме конструктора