2.Типи полів.

Кожна таблиця складається з полів. Властивості поля

описують характеристики та поведінку даних, доданих до цього поля. Тип даних поля — це найважливіша його властивість, оскільки він визначає, які дані можуть зберігатися в полі. У цій статті описано типи даних та інші властивості поля, доступні у програмі Microsoft Access 2010, а також включено додаткові відомості в розділі з докладним описом типів даних.

Після створення поля й вибору його типу даних, можна настроїти додаткові властивості поля. Тип даних поля визначає, які інші властивості можна вказати. Наприклад, можна контролювати розмір текстового поля, настроївши його властивість Розмір поля.

Для числових і грошових полів властивість Розмір поля особливо важлива, оскільки вона визначає діапазон значень поля. Наприклад, однобітне числове поле може містити цілі числа в діапазоні від 0 до 255.

Властивість Розмір поля також визначає скільки місця на диску займає кожне значення числового поля. Залежно від розміру поля, число може займати 1, 2, 4, 8, 12 або 16 байтів.

Тип даних поля можна розглядати як набір характеристик, який застосовується до всіх значень у полі. Наприклад, значення в текстовому полі можуть містити лише букви, числа й обмежений набір розділових знаків, а максимальна кількість символів у такому полі — 255.

3.Майстер підстановок.

Майстер підстановок відображається під час створення стовпця підстановки в поданні таблиці, під час перетягування поля з області «Список полів» до таблиці, яку відкрито в поданні таблиці, і в поданні конструктора, якщо у стовпці «Тип даних» вибрати пункт «Майстер підстановок». Майстер допомагає виконати всі кроки, потрібні для створення стовпця підстановки, і автоматично встановлює відповідні властивості полів. Майстер також створює зв’язки таблиць та індекси, якщо це потрібно для підтримки стовпця підстановки.

Після запуску майстра потрібно вибрати основу для стовпця підстановки: таблицю чи запит або список введених значень. Зазвичай, якщо базу даних побудовано належним чином і дані розділено на тематичні таблиці, джерелом даних для стовпця підстановки слід вибирати таблицю або запит.

4.Ключове поле.

Одне або декілька полів (стовпців), комбінація значень яких однозначно визначає кожен запис в таблиці, називається первинним ключем. Ключове поле дозволяє уникнути виникнення помилок при введенні даних, оскільки вони в цьому полі не можуть повторюватися. Як ключове поле можна використовувати ідентифікаційний номер, що привласнюється громадянам податковою службою, серія і номер паспорта співробітника. Ключове поле може містити число або послідовність символів, що дозволяють ідентифікувати кожен запис і уникнути дублювання. Ключове поле використовується для швидкого пошуку і зв'язку даних з різних таблиць за допомогою запитів, форм і звітів.

Первинний ключ не може містити порожніх значень (Null ) і завжди повинен мати унікальний індекс. У будь-якій таблиці бажано мати одне або декілька ключових полів. Значення Null означає, що в полі немає жодних даних, наприклад, тому, що вони невідомі. Значення Null не можна прирівнювати до рядка, що містить пропуски.

У спеціальному полі Лічильник (AutoNumber) кожному запису привласнюється унікальний для цього поля номер, який автоматично збільшується з кожним новим записом (див. нижче розділ «Створення або зміна ключового поля»). Його можна використовувати для нумерації записів по порядку.

Складений ключ (composite primary key) є комбінацією з декількох полів. Він використовується в тих випадках, коли неможливо гарантувати унікальність запису за допомогою одного поля. Найчастіше така ситуація виникає для таблиці, використовуваної для скріплення двох таблиць у відношенні «багато до багатьом» (див. нижче розділ «Зв'язку між таблицями в базі даних»).

Дані ключового поля використовуються для індексування таблиці, що прискорює пошук і обробку інформації. Якщо не задано сортування таблиці, то записи розташовуються за значенням ключа. При включенні нових записів або видаленні старих запису таблиці не переміщаються, змінюється лише місце розташування кожного індексу. Первинний ключ використовується для пов'язання однієї таблиці з іншою.

Якщо поставити перемикач в положення Користувач визначає ключ самостійно (No, I'll set а primary key) (мал. 23.13)то в наступному вікні в списку, що розкривається Виберіть поле з унікальними для кожного запису даними (What field -will hold data that is unique for each record?) вкажіть ключове поле (мал. 23.14). Положення перемикача в цьому вікні визначає, які дані використовуватимуться в ключовому полі: