5.7. Плани і графіки

План робіт - документ, що встановлює точний перелік намічених робіт (заходів), які повинні бути виконані, їх послідовність, обсяг, часові координати, керівників та конкретних виконавців.

Під загальною назвою "план" об'єднається далеко неоднакова за призначенням, тематикою, обсягом і практичним значенням інформація, починаючи від плану проведення одного заходу й закінчуючи планами роботи на тиждень, місяць, квартал, півріччя, рік тощо.

Надзвичайно важливим для цього документа є рубрикація. Тобто, правильний поділ плану на співмірні частини; дотримання однотипного способу викладу всіх пунктів плану; точність і чіткість формулювань.

Плани робіт поділяють на наступні групи:

перспективні (розраховані на кілька років);

o річні;

o піврічні;

o квартальні;

o місячні;

o тижневі;

o денні.

Плани робіт можуть мати як текстову форму, так і табличну. На практиці більш зручною вважається таблична форма.

Особливими реквізитами, які обов'язково мають бути вказані в плані робіт, є:

o гриф затвердження (плани робіт можуть бути затверджені безпосередньо керівником установи, а можуть затверджуватися розпорядчим документом керівника установи);

o назва виду документа разом із заголовком - зазначенням періоду, на який його складено (наприклад, план роботи головного управління Пенсійного фонду України в Черкаській області на II півріччя 2005 року), а також назви структурного підрозділу або посади та прізвища працівника, робота якого планується (наприклад, план роботи на вересень 2005 року Вєтрова Василя Васильовича, головного спеціаліста управління справами головного управління Пенсійного фонду України в Черкаській області).

У плані робіт належить вказувати прізвище виконавця; термін виконання. Відмітка про виконання проставляється після виконання заходу, що зазначений у плані робіт.

Службові плани робіт підписуються посадовими особами, що відповідають за їх виконання та затверджуються керівником установи. Індивідуальні плани робіт підписуються особою, що їх складає, і затверджуються безпосереднім керівником (наприклад план складено головним спеціалістом організаційного відділу, підпис цього спеціаліста, затверджено керівником організаційного відділу).

Графік відпусток - складається на рік. Містить такі реквізити:

o найменування організації;

o найменування структурного підрозділу;

o дата, індекс, місце видання;

o гриф затвердження;

o текст;

o візи узгодження.

Текст починається повідомленням, на який рік складений графік, а далі йдуть прізвища, посади співробітників, заплановані строки відпусток (місяць, кількість днів, за який робочий рік, підпис працівника).

Графік підписується керівником підприємства або його підрозділу й погоджується із профспілковим комітетом.

5.8. Звіти

Звіт - це службовий документ, що містить повідомлення про діяльність особи чи організації або її підсумок, виконання дорученої роботи, справи, узагальнення зробленого тощо .

До основних реквізитів звіту можна віднести:

o назва установи чи структурного підрозділу - автора звіту;

o найменування виду документа; дата;

o грифи затвердження та погодження;

o текст;

o підписи та відбиток печатки.

Розрізняють статистичні, текстові та змішані звіти. Статистичні звіти мають у своєму складі табличні форми, до яких зводять статистичні періодичні дані, що відображають ступінь виконання завдань, доручень за якийсь визначений проміжок часу. Змітана форма звіту-це текст, до якого включено статистичні таблиці.

Звіти складаються відповідно до напрямків проведення чи виконання роботи: щомісяця, щокварталу тощо. Вони можуть бути як періодичними, так і разовими чи постійними.

Вимоги до оформлення звіту, порядку викладу в ньому матеріалу та його змісту викладено в ДСТУ 3008-95 "Документація. Звіти у сфері науки і техніки. Структура і правила оформлення". Згідно з цим стандартом, звіт умовно поділяють на: вступну частину; основну частину; додатки.

Вступна частина містить такі основні структурні елементи:

o титульний аркуш;

o список авторів;

o зміст;

o перелік умовних позначень, символів, одиниць, скорочень і термінів;

o передмову.

Основна частина містить такі структурні елементи:

o вступ;

o суть звіту;

o висновки;

o рекомендації;

o перелік посилань.

У вступі коротко викладають: оцінку сучасного стану проблеми, відмічаючи практично розв'язані задачі, прогалини знань, що існують у даній галузі, провідні фірми та провідних учених і фахівців даної галузі; світові тенденції розв'язання поставлених задач; актуальність даної роботи та підставу для її виконання; мету роботи та галузь застосування; взаємозв'язок з іншими роботами.

Суть звіту викладають, поділяючи матеріал на розділи. Розділи можуть поділятися на пункти або на підрозділи і пункти. Пункти, якщо це необхідно, поділяють на підпункти. Кожен пункт і підпункт повинен містити закінчену інформацію. Звіт має інформувати відповідно до ситуації, наскільки досягнуто результату, яка вірогідність того, що відбудеться позитивний результат, чому проблему невирішено зовсім, які заходи необхідно вжити тощо.

Висновки розміщують на новій сторінці. У висновках наводять оцінку одержаних результатів роботи або її окремого етапу (негативних також), з урахуванням світових тенденцій вирішення поставленої задачі. Текст висновків і додатків може поділятись на пункти.

Рекомендації розміщують після висновків, починаючи з нової сторінки. У рекомендаціях визначають подальші роботи, які вважають необхідними, приділяючи основну увагу пропозиціям щодо ефективного використання результатів дослідження чи розроблення.

Бібліографічні описи посилань у переліку наводять відповідно до чинних стандартів із бібліотечної та видавничої справи.

Додатки розміщують після основної частини звіту. У додатки можуть бути включені: ілюстрації або таблиці, матеріали, які через великий обсяг, специфіку викладення або форму подання не можуть бути внесеш до основної частини, додатковий перелік джерел, на які не було посилань у звіті, але які можуть викликати інтерес.