8.3. Принципы формирования механизма управления

Механизм управления - это совокупность мотивов деятельности персонала, который определяет как саму возможность, так и эффективность управления, от которой зависит восприятие воздействия.

Система и процесс управления являются необходимыми, но недостаточными условиями его существования.

Знание интересов людей, которые участвуют в управлении, является тем “ключиком”, которым открывается деятельная активность человека.

Этот “ключик” является своеобразным средством или рычагом воздействия. Это значит, что для управления помимо целей, функций, системы и т. д. необходимо, чтобы у персонала существовали определенные интересы и мотивы трудовой активности и чтобы они учитывались при разработке и принятии решения. В этом случае мотивы и выступают, как средства воздействия и являются тем приводом, который позволяет, как бы переводить воздействие в трудовую активность, т.е. мотив становится рычагом управления, а вся совокупность мотивов деятельности человека представляет собой механизм управления.

Таким образом, в управлении помимо системы процесса существует механизм управления, который должен:

– соответствовать целям и задачам фирмы;

– формироваться не по чувствительности к средствам воздействия каждого человека в отдельности, а по групповой динамике - это значит, что человек должен рассматриваться в определенной социальной среде;

– иметь мотивационную ценность, т.е. условия, в которых работает человек могут быть либо мотивом, либо препятствием для хорошей работы;

– быть ориентирован на определенные способы использования средств управления, т.е. методы управления;

–содержать потенциал своего совершенствования и развития;

– определять большую часть стиля управления, а стиль управления формироваться в соответствии с механизмом управления;

– обладать определенной полнотой и сбалансированностью средств воздействия, что практически является условием эффективного его использования;

– отвечать принципу нравственности, а сама конструкция механизма управления должна исключать возможность использования прочих методов (страх, давление, шантаж, манипулирование сознанием человека и т.д).

8.4. Методы обоснования решений

Методы управления - это способ воздействия, способ использования тех или иных средств управления.

Одно и тоже средство может предлагать различные методы его использования. Существует множество методов использования одного и того же рычага.

Очень важно понимание связей, ранее изложенных функций управления и методов управления, подробно на которых мы остановимся несколько позже.

Отличие функций от методов управления: функция - это категория, которая отвечает на вопрос “Что надо сделать, чтобы управлять?”, а метод - это категория, которая отвечает на вопрос, “Как надо воздействовать, чтобы управлять успешно и посредством чего?”

Обоснование решений - один из важнейших элементов работы менеджера. Если решение было неверным, вся последующая работа коллектива будет напрасной. Будут затрачены время и силы, но вы получите не тот результат, который необходим.

К настоящему времени разработано большое количество методов обоснования решений. Современный менеджер должен не только хорошо знать сами эти методы, но и уметь сделать правильный выбор, какой из методов обоснования решений следует использовать в том или ином конкретном случае.

Методы обоснования решений подразделяются на два основных больших класса методов: формализованные и неформализованные методы.

Рассмотрим основные неформализованные и формализованные методы и возможности их использования при обосновании решений на водном транспорте.

Неформализованные методы обоснования решений (НМОР) базируются не на строго математическом описании исследуемых процессов или явлений, а на знаниях и опыте исследователей, их эрудиции и интуиции. Неформализованные методы обоснования решений называют также эвристическими. Сами НМОР не являются однородными. Основные методы представлены на рис. 1.

Рисунок 1. Неформализованные методы обоснования решений

Метод экспертных оценок (МЭО). Существует несколько разновидностей МЭО, все они направлены на обоснование вероятного прогноза состояния исследуемого объекта на определенный момент в будущем. Подробно этот метод будет рассмотрен в гл. 9.

С помощью метода экспертных оценок на водном транспорте можно производить оценку прогнозируемых объемов перевозок, объема и структуры необходимого для перевозок этих грузов тоннажа, потребности в развитии морских, речных портов, судоремонтной базы и т.д. Такие задачи уже решались в бывшем Мин Морфлоте, Минречфлоте.

Метод мозгового штурма. Обоснование решения с использованием этого метода осуществляется в три этапа. Первый этап является подготовительным: отбирается команда “штурмовиков”, готовится место проведения мозгового штурма.

К команде участников штурма предъявляются следующие требования: все они должны быть творческими личностями, способными генерировать новые оригинальные идеи; как правило, следует избегать приглашать в команду начальников и их подчиненных, т.к. считается, что присутствие начальника будет сковывать подчиненного в высказывании идей, противоположных высказываниям руководителя; не следует приглашать в команду личностей, являющихся общепризнанными авторитетами, т.к. присутствие такого человека сдерживает инициативу остальных участников команды; члены штурмовой группы должны работать либо непосредственно в области рассматриваемой проблемы, либо в областях с ней соприкасающихся, но “со стороны”, хорошо , если участники штурма мало знакомы друг с другом; количество штурмовиков не должно превышать 10-12 человек. Команду собирают и отвозят на место проведения штурма - подальше от дома, чтобы они могли 2-3 дня отдохнуть от повседневных забот и отвлечься от своей непосредственной работы.

Второй этап - день мозгового штурма. Здесь очень важную роль играет руководитель. Он должен быть не только опытным организатором, но и достаточно хорошим психологом. Вся команда собирается “за круглым столом”. Включаются магнитофоны, которые будут записывать каждое слово, каждую высказанную идею. Руководитель четко обрисовывает сложившуюся ситуацию и ставит задачу, которую необходимо решить. Он предупреждает, что категорически запрещается критиковать предыдущие высказывания, т.к. это будет сдерживать высказывание нестандартных “сумасшедших” идей, которые иногда являются особо ценными при решении трудноразрешимых задач. По правилам, критикующий должен быть удален из зала.

Время одного выступления не должно превышать 1.5 - 2 минут. За это время необходимо высказывать идею, не заботясь об ее всестороннем обосновании. Разрешается выступить 2-3 и более раз с различными идеями.

Каждый участник штурма слушает и не знает точно, когда ему будет представлено слово. Руководитель должен следить за состоянием участников и “чувствовать”, что конкретный атакующий “созрел” для высказывания своей идеи, и именно ему необходимо предоставить слово.

Если один из участников нашел решение, позволяющее объединить два

или более предыдущих высказывания, он поднимает два пальца, и председательствующий предоставляет ему внеочередное слово, т.к. объединяющие идеи считаются важными.

Общая продолжительность штурма не превышает 1.5 часа, но затраты интеллектуальной энергии штурмовиков соответствуют 10-12 часам напряженной работы. По завершению штурма участникам дают отдохнуть 2-3 дня, после чего они возвращаются домой к своей повседневной работе.

Наступает третий этап. Пленки с записями передаются “эрудитам” - команде людей, хорошо знающих проблему и обладающих всесторонними знаниями, позволяющими оценить высказанные идеи. Все высказывания переносятся на бумагу и тщательно анализируются. Как правило, большинство идей отсеиваются сразу же. Остается не более 4-х - 5-и высказываний, которые требуют дальнейшего анализа и разработки, и именно среди них находится решение задачи.

Метод мозгового штурма считается методом коллективной генерации идей, т.к. без создания напряженной “штурмовой ситуации” решение могло быть и не найдено. Автором решения является весь коллектив, принимавший участие в штурме.

Метод “адвоката дьявола” (МАД) - сейчас его называют также методом панельной дискуссии - пришел к нам из средних веков и сохранился в чистом виде в практике защиты диссертаций.

Устраивается диспут, на котором оппоненты (т.е. возражающие) выступают в роли “адвокатов дьявола”, задают самые каверзные вопросы, сомневаясь во всем, всячески стараясь сбить с толку автора проекта. Соискатель, чтобы выдержать испытание, должен был ответить на все вопросы и развеять все сомнения оппонентов.

При рассмотрении законопроектов, которые будут определять экономические положения страны, и технических проектов, которые требуют огромных инвестиций, применение этого метода - жизненно необходимо. Если бы был использован метод “адвоката дьявола” при рассмотрении соответствующего проекта в бывшем СССР не были бы выброшены огромные деньги на “переброс сибирских рек в Среднюю Азию”, совсем не таким образом осваивались бы целинные земли; на морском транспорте не была бы построена серия танкеров “Крым”, атомный лихтеровоз “Севморпуть”, а на речном флоте - толкачи мощностью 4000 л.е. и т.д.

Руководители современных фирм, которые принимают решение об инвестировании средств в тот или иной проект, должны помнить, что любые доработки проекта в сотни раз дешевле переделки готовых изделий или устранения вредных побочных последствий.

Метод сценария. В основу этого метода заложена идея “ управление настоящим из будущего”. Первоначально формулируется цель, которой необходимо достичь в определенный момент в будущем (финал). Затем разрабатывается “сценарий” - цепь последовательных шагов, которые необходимо сделать для достижения цели. На каждом шаге предусматривается возможность альтернативы выбора: привлечение дополнительных или изъятие имеющихся ресурсов, ответ на действия конкурентов, реакция на действия правительства и профсоюзов и т.д.

Сценарий рассматривается и принимается. Все дальнейшие действия по управлению осуществляются в соответствии с принятым сценарием.

Деловые игры. В качестве метода обоснования решений используются исследовательские деловые игры (иногда их называют “организационно-деятельностными”). В отличие от учебных деловых игр, целью которых является обучение слушателей групповому принятию решений и умению отстаивать их в форме дискуссии в условиях, когда само решение или область разумных решений известны руководителю игры, исследовательские деловые игры предназначены для поиска альтернативных решений.

Формализованные методы обоснования решений базируются на построении экономико-математических моделей, описывающих исследуемый процесс, реализуемых, как правило, на электронно-вычислительных машинах.

Рисунок 2. Формализованные методы обоснования решений

В данном разделе отражены только возможности применения методов оптимизации на водном транспорте.

Все формализованные методы обоснования решений, применяемые в практике управления на транспорте, можно классифицировать по трем направлениям (рис. 2.):

Оптимизационные методы. Из всех оптимизационных методов обоснования решений наибольшее распространение на водном транспорте нашли математическое программирование (линейное, нелинейное и стохастическое), а также динамическое программирование и теория игр. Все эти методы направлены на нахождение экстремума (максимума или минимума) определенной функции многих переменных, выбранной в качестве критерия оптимальности, при наличии соответствующих ограничений - равенств или неравенств, связывающих эти переменные.

Методы математического программирования используются в стивидорных компаниях - при решении задачи расстановки перегрузочной техники и бригад докеров по объектам работы - морским и речным судам, на складские операции и обработку наземного транспорта, в судоходных компаниях - для определения оптимальной расстановки судов по линиям и направлениям работы, на судоремонтных заводах - при определении оптимальной последовательности ремонта судов и т.д., при раскрое листов железа.

При использовании методов оптимизации очень часто совершаются серьезные ошибки, связанные не с неправильностью использования вычислительной процедуры, а с неверно выбранным критерием или неправильно заданными ограничениями. Если критерий выбран неверно, вы будете решать совсем не ту задачу, и получите совсем не тот результат, который необходим. Если неверно заданы ограничения, полученное в результате оптимальное решение не будет находиться в области допустимых. Например, если при решении задачи расстановки флота по линиям и направлениям не будут правильно заданы ограничения по допустимой осадке судов или их проходимости, то в оптимальном плане может оказаться, что судно должно заходить в порты, в которые оно физически зайти не сможет, т.к. его осадка больше, чем проходные глубины в канале, у причала или габариты мостов не соответствуют судовым.

Исходя из вышесказанного, следует очень тщательно подходить к отбору исходных данных, вводимых в модель оптимизации. Более подробно методы оптимизации будут рассмотрены в специальной главе 9 «Основы теории принятия решения».

Вероятностно-статистические методы. В теории и практике управления водным транспортом вероятностно-статистические методы обоснования решений применяются довольно широко, особенно в практике научного обоснования тех или иных тенденций развития систем. В этих исследованиях наиболее часто используются методы корреляционно-регрессионного анализа, дисперсионного анализа, статического моделирования и теории массового обслуживания.

Корреляционно-регрессионный анализ часто использовался и используется для прогнозирования тенденций развития перевозок грузов и пассажиров, производственных мощностей судоходных и стивидорных компаний (флота и перегрузочных комплексов) и т.д. Следует сразу сказать, что использование корреляционно-регрессивных моделей для прогнозирования базируется на предположении, что прогнозируемая система сохраняет тенденции своего поведения, т.е. система инерционна, и те факторы и в тех пропорциях, которые определяли развитие системы в прошлом, будут определять ее поведение и в будущем. Кроме того, для разработки качественной корреляционно-регрессивной модели необходим достаточный ретроспективный ряд характеристик поведения системы.

Дисперсионный анализ применяется для изучения влияния одного или нескольких факторов на результативный показатель при небольшом числе наблюдений. С помощью дисперсионного анализа можно оценить влияние коэффициентов ходового времени с грузом и использования грузоподъемности, средней эксплуатационной скорости и норм обработки флота в портах на производительность флота, влияние различных факторов на реальную валовую интенсивность обработки флота в порту (стивидорной компании) и т.д.

В настоящее время имеется программное обеспечение (Например, фирмы Microsoft и др.) для персональных компьютеров, позволяющее проводить корреляционно-регрессивный и дисперсионный анализ без больших затрат времени и средств, что значительно увеличивает возможность использования этих методов каждым менеджером.

Статистическое моделирование (его также называют имитационным) дает возможность определить оптимальные параметры системы без проведения дорогостоящих натурных испытаний. Фактически имитационная модель дает возможность исследовать поведение системы в режиме ускоренного времени. Реальная система заменяется ее математической моделью и моделирующим алгоритмом, которые отражают все сущностные элементы системы и характеристики их взаимодействия.

Методы теории массового обслуживания могут использоваться на водном транспорте при обосновании необходимого числа причалов в порту (стивидорной компании) для обслуживания определенного судопотока, при обосновании протяженности и количества подъездных железнодорожных путей для грузовой обработки вагонов и мест погрузки-разгрузки автомобилей, при определении емкости склада для хранения определенного количества груза. На судоремонтном заводе эти методы могут использоваться для определения количества мест, необходимых для ремонта судов.

Графические методы. Из графических методов обоснования решений на морском, речном транспорте получили достаточное распространение методы сетевого планирования и управления (СПУ). Впервые сетевые модели были разработаны в США в конце 50-х годов нашего века. Эти модели используются при разработке крупных проектов, в строительстве (например, при разработке проекта крупного судна и при его строительстве), а иногда и в оперативном управлении. Рассмотрим управление обработкой и обслуживанием судна в порту на основе сетевого графика (рис 3).

Рисунок 3. Сетевой график обработки флота в порту.

На графике стрелками обозначены дуги графа - работы, а кружками (вершины графа) - события или окончания этих работ. Каждая работа имеет свою продолжительность в часах, указанную над дугами графа. Любая непрерывная последовательность работ и событий образует путь.

Путь максимальной длинны, связывающий начальное и конечное события, называются критическим. Обычно задачей, решаемой с помощью методов СПУ, является минимизация затрат времени на прохождение критического пути, т.к. тем самым оптимизируется общее время выполнения всех работ. Работы, не лежащие на критическом пути, могут выполняться параллельно с работами критического пути.

На рисунке 3. на критическом пути находятся:

0 - прибытие судна в порт (подача нотиса);

1 - окончание оформления документов по приходу судна;

2 - постановка судна к причалу под выгрузку;

5 - окончание выгрузки судна;

7 - окончание погрузки судна;

8 - окончание оформления документов по отходу судна.

Одновременно с грузовой обработкой осуществляется бункеровка судна - 4, судно принимает продовольствие - 3 и осуществляется смена белья - 6.

Применение модели СПУ позволяет менеджеру не только оптимизировать общие затраты времени на выполнение всей работы на стадии планирования, но и обеспечить эффективный контроль за ходом работ, следя за последовательным выполнением всех запланированных операций.