8.7. Информационные технологии и системы управления на транспорте
Под информационными технологиями на транспорте понимаются наборы информации в совокупности с техническими средствами ее сбора, передачи, хранения, обработки и тиражирования и технологией преобразования информации от места ее зарождения до конечного использования.
В книгах по теории управления, изданных в нашей стране в 80-х годах и ранее, выделялись отдельно такие элементы системы управления, как техника управления и информация. Это соответствовало тогдашнему уровню развития информационных систем, в которых преобладали ручные методы обработки информации: ЭВМ в стране было немного, они были громоздки, персональные компьютеры практически отсутствовали, средства передачи электронной информации находились в зачаточном состоянии, множительной и другой техники было очень мало.
С начала 90-х годов в России начался бурный рост использования “техники управления” во всех сферах деятельности, и в транспортном бизнесе - в частности. На водном транспорте практически не осталось фирм, которые не использовали бы в своей повседневной работе персональные компьютеры и современные средства электронного обмена информацией. Поэтому сейчас уместно рассматривать не отдельные элементы: технику управления и информацию, а единый интегральный элемент - информационную технологию управления.
Многие транспортные ВУЗы ввели в учебные планы изучение предмета “Информационные технологии на транспорте”, в курсе которого подробно изучаются все технические и технологические вопросы современной обработки информации. Здесь рассматриваются проблемы использования информационных технологий в системной увязке с остальными элементами системы управления.
Информация, как ранее было отмечено, представляет собой совокупность сведений о состоянии управляемой и управляющей систем и их взаимодействии с внешней средой и нужно иметь столько информации для решения каждой задачи, чтобы, во-первых, максимально уменьшить неопределенность при принятии решения, а во-вторых, чтобы можно было успеть всю ее переработать и оценить к необходимому сроку принятия решения.
Для решения всей совокупности задач, стоящих перед конкретной транспортной фирмой, создается ее информационно-управляющая система (ИУС). В общем смысле, информационная система социально-экономического объекта - это совокупность средств и методов, дающих возможность реализовать весь комплекс операций по обеспечению процесса управления необходимой информацией. Таким образом, можно сказать, что современная система создается на основе современной информационной технологии.
В бывшем Минморфлоте и Минречфлоте постоянно централизованно проводились работы по совершенствованию системы управления отраслью в целом и ее отдельными предприятиями. В научно-исследовательских институтах разрабатывались процедуры и методы совершенствования принятия решений при стратегическом и оперативном управлении, но в практику внедрялись, в основном, автоматизированные информационные системы (33).
В новых условиях централизованная разработка информационных технологий отсутствует. Каждая фирма должна сама решать, какие информационные технологии она будет использовать и какие информационные системы разрабатывать, покупать или заказывать. Представляется, что в основе совершенствования системы управления фирмой должны лежать мероприятия по совершенствованию процесса принятия решений. Должны быть четко сформулированы задачи, которые будут решаться в усовершенствованной системе управления с разделением на ручные и автоматизированные, и информационная система должна строиться с учетом потребности в информации каждой части решаемых задач. По мере удешевления компьютеров и машинных носителей доля автоматизированных информационных технологий по сравнению с ручным будет увеличиваться. На различных этапах и стадиях управления фирмой: при определении целей и задач, при оценке возможных альтернатив и разработке планов, при оперативном управлении текущей деятельностью и т.д. - требуется различные информационные системы.
Как и во всякой иной ситуации, классификация информационных систем может проводиться по различным признакам, например, можно выделить определенные конкретные функции управления: управление финансами, кадрами, материально-техническим обеспечением, основным производством, маркетингом и т.д., и создавать информационные системы под соответствующий вид деятельности. При этом исходная информация для различных информационных систем будет, во многом, одной и той же. Существует принцип “однократного ввода” информации с последующим ее многократным использованием. В соответствии с этим принципом целесообразно создавать интегрированные информационные системы, используемые для решения задач различного направления. Однако в каждой фирме решаются задачи различного временного порядка, отражающие различные этапы управления. В этих задачах информация практически не пересекается. Поэтому строить информационные системы различных классов целесообразно в соответствии с классификацией, определяемой оперативностью решаемых задач, предоставленной на рисунке 6.
Рисунок 6. Классификация информационных систем.
Информационные системы для стратегических задач аккумулируют “интеллектуальную” исследовательскую информацию: емкость рынка для товаров и услуг фирмы, наличие и стратегия поведения на рынке конкурентов, возможные действия правительства, данные о потенциальных прорывах в технологии и т.д. Накопление такой информации требует длительного времени и аналитических исследований, периодичность ее обновления невелика, а использование не многократно.
Информационные системы для периодического контроля, определяющих характеристик работы фирмы существенно отличаются от предыдущих. Характерным признаком этих систем является сочетание постоянного многократного ввода большого количества сообщений о ходе выполнения производственного процесса и сбыта продукции (услуг) с небольшой периодичностью обобщения и анализа введенной информации.
Первые два класса информационных систем на транспорте не слишком существенно отличаются от соответствующих систем в остальных отраслях хозяйства страны. Значительной специфики транспорта в этих классах систем не ощущается. Единственной значительной особенностью здесь является большой пространственный разброс источников информации, т.к. сообщения о выполнении перевозок, поступлении доходов или понесенных расходах, а также о состоянии транспортных рынков могут поступать в систему практически из любой точки земного шара.
Информационные системы для оперативного планирования производственной деятельности на транспорте уже имеют свою “транспортную” специфику. Основное их отличие заключается в том, что при разработке оперативных планов транспортных фирм имеется некоторая неопределенность исходной информации. Например, для разработки декадного плана работы флота судоходной компании подход судов может быть определен с некоторой вероятностью: из-за погодных условий, задержки с выходом из предыдущего порта и т.д. Недостаточная определенность информации при составлении оперативного плана в судоходной компании определяется возможным изменением гидрометеорологических условий (особенно, для судов ограниченного района плавания), изменениями в количестве предъявленного груза, требованиями карантинной службы, претензиями таможенной службы, и т.д.
Информационные системы этого класса характеризуются большим количеством входящих оперативных сообщений и ежесуточной оперативной корректировкой принятых (предварительных) решений.
Наибольшую специфику на транспорте имеют информационно-управляющие системы 4-го класса - ИУС для оперативного контроля транспортного процесса. Эти системы работают в режиме реального масштаба времени. Они характеризуются большим объемом входной информации, передаваемой со всех концов земного шара, необходимостью наличия сложной аппаратуры передачи данных и каналов связи, необходимостью быстрого анализа полученной информации и ответной реакции на поступившие сообщения. Для транспорта вообще и морского, речного транспорта, в частности, эти информационные системы имеют наибольшее значение, т.к. необходимо осуществлять оперативное управление движущимися объектами, находящимися порой за сотни и тысячи километров от управляющей системы. Развитию этих систем на транспорте уделяется наибольшее внимание, и именно они получили наибольшее развитие в транспортных системах.
В чистом виде информационные системы конкретного класса на транспорте, как и в других отраслях, существуют редко. Как правило, информация, поступившая в конкретную информационную систему, передается в другие и там преобразуется в соответствующий вид для использования в задачах других классов. Тем самым устраняется дублирование входной информации, и повышается эффективность информационных систем.
В последние два тысячелетия как у нас в стране, так и, особенно, за рубежом было разработано большое количество информационных систем для управления транспортным процессом. В начале 80-х годов в бывшем СССР в ЦНИИ морского флота, ЦНИЭВТе разработаны автоматизированные системы первой очереди, которые использовались для разработки перспективных планов развития флота. В то же время в пароходствах и портах Мин Морфлота, Минречфлота были внедрены информационные системы и подсистемы для разработки “Непрерывного графика работы флота”, “Непрерывного план-графика работы порта” и составления статистических отчетов о работе пароходств и портов и др. системы учетно-аналетического характера. Эти системы и подсистемы базировались на ЭВМ класса ЕС и существовавшей в то время аппаратуре передачи данных. С переходом на использование персональных компьютеров, в настоящее время большинство из этих информационных систем не используются.
В настоящее время большинство транспортных фирм России либо являются пользователями крупных международных систем (Internet, Mardata и т.д.), либо разрабатывают свои локальные информационные системы для решения своих локальных задач, либо используют комбинацию этих решений.
Все современные информационные системы базируются на принципах EDI- электронного обмена данными. Считается, что достоинствами EDI являются:
-возможность пересылки информации электронной почтой, что позволяет существенно сократить время получения информации и быстрее принимать необходимые решения. При этом предполагается, что соответствующие официальные юридические действенные документы пересылаются обычной почтой;
- при разработке и принятии соответствующих международных соглашений отдельные документы могут заменяться юридически действенными электронными документами. На наш взгляд, эта тенденция будет развиваться по мере улучшения качества систем EDI и средств защиты информации.
Системы EDI имеют огромное значение при осуществлении перевозок грузов “from door to door”, особенно при мультимодальных перевозках. Грузовладельцы хотят знать, где и в каком положении находится их груз, владельцы транспортных средств хотят контролировать использование своей техники, и системы EDI позволяет это сделать в реальном масштабе времени. В различных странах на различных видах транспорта уже давно работают отдельные системы EDI. На морском транспорте основными пунктами, в которых развивались информационные технологии, были морские порты. Порты являются естественными узловыми точками, в которых осуществляется взаимодействие и сталкиваются интересы различных участков транспортного процесса: грузоотправителей и грузополучателей, судоходных и стивидорный компаний, агентов, брокеров, экспедиторов, представителей таможенной службы и т.д. Всем им нужна информация. И в Европе, и в США, и на Дальнем Востоке во многих портах созданы и запатентованы свои информационные системы. Нам наиболее интересен опыт Европы, т.к. с европейскими странами мы связаны не только морским транспортом, но и в мультимодальном сообщении.
В настоящее время наилучшую информационную систему в Европе имеют порты Германии. В Гамбурге с 1983 года действует система DAKOSY (Коммуникативная система данных), пользователем которой может стать любая фирма, связанная с перевозкой грузов через порт Гамбург. В базу данных DAROSY поступает и хранится в ней в соответствии с регламентом информация обо всех грузах, проходящих через Гамбург, прибывающих и обработанных судах, стивидорных, экспедиторских и прочих компаниях, логистических и дистрибьютерных центрах и т.д. DAKOSY связанна с электронной информационной системой COMPASS порта Бремен, имеется возможность электронной коммуникации с информационной системой германских железных дорог HABIS (Портовые производственно-информационные системы). Дальнейшее развитие связи систем DAKOSY и HABIS получило в создании системы ISETEC (инновационные морские портовые технологии), финансируемые за счет германского правительства.
В порту Роттердам с 1987 года функционирует система INTIS - Международная Транспортная Информационная Система. Пользователями системы являются практически все фирмы, связанные с транспортировкой груза через Роттердам. В INTIS имеется возможность электронного обмена с системой DAKOSY и другими транспортными информационными системами Европы и мира.
В Антверпене действует система SEAGHA. Система для обмена упорядоченной информацией в порту Антверпен, которая обеспечивает не только обмен электронной информацией для пользователей, находящихся в порту Антверпен, но и их электронную связь с другими фирмами и системами вне порта. Например, предусмотрена возможность обмена информацией с системой INTIS, электронной информационной системой бельгийских железных дорог - Raileasy и т.д. Одним из интересных элементов системы SEAGHA является возможность отслеживания прибытия и отправления автомобилей на грузовых терминалах Антверпена.
Во французских, итальянских и испанских портах также работают свои системы EDI, которые существенно улучшают и облегчают управление грузопотоками, проходящими через эти порты.
На железнодорожном транспорте информационные системы также играют очень большую роль. В отдельных странах разрабатываются свои локальные информационные системы (например, HABIS, Raileasy, и др.). В то же время для железных дорог очень важна единая информационная система, т.к. грузы, доставляемые из пункта назначения, как правило, проходят по дорогам нескольких стран и пользуются услугами нескольких железных дорог.
В Европе действует система Hermes, являющаяся телекоммуникационной сетью большинства железнодорожных компаний. Система Hermes позволяет:
- осуществлять связь и контроль за движением грузов по железным дорогам Европы;
- бронировать железнодорожные билеты для пассажиров, следующих в международном сообщении;
- проводить взаимные расчеты между железнодорожными компаниями.
В мультимодальных перевозках информационные технологии имеют еще большее значение. В связи с тем, что при доставке грузов получателю используется несколько видов транспорта, необходимо отслеживать не только транспортировку груза каким-либо одним видом транспорта, но контролировать процесс передачи груза с одного вида транспорта на другой. В настоящее время нет пока еще единой сети, позволяющей отслеживать этот процесс.
Организаторы и пользователи мультимодальных перевозок - грузоотправители и грузополучатели, экспедиторы, дистрибьюторы и перевозчики пользуются двухсторонней электронной связью для ускорения процесса обмена информацией. При необходимости они используют информацию отдельных информационных систем, например, DISK (Диспозиционная система комбинированных перевозок, разработанная железными дорогами Германии), HUPAC (Швейцария), KOMBIDAN (Дания) и др. Но эти связи носят двухсторонний характер, а не являются звеньями единой цепи.
Дальнейшее развитие информационных технологий в области мультимодальных перевозок будет идти по пути создания информационных сетей. Для этого имеется как объективная необходимость, так и субъективные трудности.
Объективная необходимость определяется потребностью всех участников перевозки в информации, в ускорении получения транспортных документов и ускорении транспортировки грузов в целом.
Субъективные трудности заключаются в том, что страны компании, которые уже вложили огромные средства в создание своих информационных систем, не очень хотят вкладывать новые средства для их адаптации к международным системам.
Европейское сообщество (ЕС) выделяет средства для разработки единой информационной сети стран ЕС. Учитывая, что торговля России с ЕС и транспортировка российских внешнеторговых грузов в страны ЕС и обратно будут увеличиваться, России явно необходимо принять участие в этих разработках, чтобы оказаться в числе пользователей единой интегрированной европейской транспортной информационной системы (ЕЦЕТИС)
Конечно, в России сейчас нет средств для того, чтобы стать полноправным участником данной разработки. Но у нас пока еще есть достаточное количество квалифицированных людей, которые могли бы взять на свои плечи часть разработки системы, способствуя тем самым интеграции России в единую транспортную систему Европы.
При обсуждении вопросов проектирования такой единой интегрированной европейской транспортной информационной системы (ЕЦЕТИС), как и всякой другой информационно-управляющей системы (ИУС) возникают требования к повышению их эффективности.
К ним относится, прежде всего, обучение, участие ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ В ПРОЕКТИРОВАНИИ СИСТЕМЫ. Сложные компьютеризованные ИУС обычно проектируются группой специалистов с помощью сторонних консультантов. Чтобы проектируемая ИУС была эффективной на практике, этим специалистам чрезвычайно важно привлечь к прессу проектирования тех управляющих, которые впоследствии ею будут пользоваться. Эти пользователи лучше других знают, какие решения являются главными и какая информация нужна для их принятия.
Кроме того, если руководители, которые будут пользоваться информацией, не примут определенного участия в процессе разработки, может оказаться, что система не будет давать им необходимой информации или будет перегружать их бесполезной информацией. Как станет видно при рассмотрении изменений в процессе управления, привлечение к проектированию людей, ответственных за внедрение, обычно уменьшает сопротивление изменениям.
Уменьшить сопротивление переменам также можно, если как следует обучить пользователей работе с системой. Такое обучение можно должно уменьшить страх перед неизвестностью, который внушает сложная ИУС. И, что наиболее важно, предварительное обучение позволит пользователям глубоко узнать возможности системы и поможет им избежать тех “ловушек”, которые являются следствием имеющихся ограничений. Без такого обучения пользователи могут оказаться во власти обслуживающего технического персонала и чувствовать себя так, будто ИУС управляет ими, а не наоборот. В результате может возникнуть нежелание пользоваться системой.
ИУС не может считаться эффективной, если выгоды от ее использования заметно не превышают затраты на ее создание. Наилучшая ИУС - это обязательно такая, которая дает наибольшее количество информации и наибольшую точность и скорость. Лучшая система - это система, которая дает информацию необходимого количества и качества, для целей управления при наименьших возможных затратах. Стоимость эксплуатации ИУС значительно превосходит затраты на оплату труда специалистов и стоимость оборудования обработки данных. В состав затрат входит время, затраченное на ее проектирование, установку, обучение персонала, а также время и расходы, созданные со сбором, накоплением и обработкой информации. И наконец, ИУС должна быть гибкой с точки зрения возможности ее модернизации в соответствии с возникающими изменениями как внутренними, так и внешними.
ГЛАВА 9
ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ
ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ
9.1. Параметры и условия обеспечения качества,
эффективности управленческих решений
Обычно в принятии любого решения присутствуют в различной степени три момента: интуиция, суждение и рациональность.
При принятии чисто интуитивного решения люди основываются на собственном ощущении того. что их выбор правильный. Здесь присутствует «шестое чувство», своего рода озарение, посещаемое, как правило, представителей высшего эшалона власти. Менеджеры среднего звена больше полагаются на получаемою информацию и помощь ЭВМ. Несмотря на то, что интуиция обостряется вместе с приобретением опыта, продолжением которого как раз является высокая должность, менеджер, ориентирующийся только на не, становится заложником случайности, и сточки зрения статистики шансы его на правильный выбор не очень высоки.
Решения, основанные на суждении, во многом сходны с интуитивными, вероятнее, потому, что на первый взгляд их логика слабо просматривается, но все же в их основе лежат знания и осмысленный, опыт прошлого. Выбирается тот вариант, который принес наибольший успех в аналогичной ситуации в прежнее время. Однако здравый смысл у людей встречается редко, поэтому данный способ принятия решений тоже не очень надежный, хотя подкупает своей быстротой и дешевизной другая слабость в том, что суждение не возможно соотнести с ситуацией, которая прежде не имела места, и поэтому опыта ее решения просто нет. Кроме того, руководитель при таком подходе стремится действовать преимущественно в тех направлениях, которые ему хорошо знакомы, в результате чего рискует упустить хороший результат в другой области, сознательно или бессознательно отказываясь от вторжения в нее.
Поскольку решения принимаются людьми. то их характер во многом несет на себе отпечаток личности менеджера, причастного к их появлению на свет. В связи с этим принято различать уравновешенные, импульсивные, инертные, рискованные и осторожные решения.
Уравновешенные решения принимают менеджеры, внимательно и критически относящиеся к своим действиям, выдвигаемым гипотезам и их проверке. Обычно, прежде чем приступить к принятию решения, они имеют сформулированную исходную идею.
Импульсивные решения, авторы которых легко генерируют самые разнообразные идеи в неограниченном количестве, но не в состоянии их как следует проверить, уточнить, оценить. Решения поэтому оказываются недостаточно обоснованными и надежными, принимаются «с наскока», «рывками».
Инертные решения становятся результатом осторожного поиска. В них наоборот контрольные и уточняющие действия преобладают над генерированием идей, поэтому в таких решениях трудно обнаружить оригинальность, новаторство.
Рискованные решения отличаются от импульсивных тем, что их авторы не нуждаются в тщательном обосновании своих гипотез и, если уверены в себе, могут не испугаться любых опасностей.
Осторожные решения характеризуются тщательностью оценки менеджером всех вариантов, сверхкритичным подходом к делу. Они в еще меньшей степени, чем инертные, отличаются новизной и оригинальностью.
Перечисленные виды решений принимаются в основном в процессе оперативного управления персоналом. Для стратегического и тактического управления любой подсистемы системы менеджмента принимаются рациональные решения, основанные на методах оптимизации, в том числе анализа, прогнозирования, моделирования (логическое, физическое, экономико-математическое).
Качество управленческого решения – это совокупность параметров решения, удовлетворяющих конкретного потребителя (конкретных потребителей) и обеспечивающих реальность его реализации.
Компоненты системного подхода к принятию решения представлены на рис. 7.
Рис. 7. Компоненты системного подхода к принятию решения
Рассмотрим содержание компонентов этого системного подхода.
«Вход» системы характеризуется параметрами проблемы, которые необходимо решить по конкретным рынкам (требования потребителей, результаты сегментации, качество объекта, объемы продаж, услуг, сроки оставок, цены и т.п.).
На «выходе» системы – решение, выраженное количественно или качественно, имеющее определенную степень адекватности и вероятность реализации, степень риска достижения запланированного результата.
К компонентам «внешней среды» системы относятся факторы макро- и микросреды фирмы, инфраструктуры региона, влияющие на качество управленческого решения. К этим факторам относятся международная интеграция, политическая ситуация в стране, экономика, техническое состояние, социально-демографические, природно-климатические, культурные и другие факторы страны, фактор инфраструктуры региона (рыночная инфраструктура, мониторинг окружающей среды, социальная инфраструктура, промышленность, транспорт, связь и др.), факторы, характеризующие конкретные связи фирмы (лица, принимающего решение) с другими фирмами, организациями, посредниками, конкурентами и т.д.
Обратная связь характеризует различную информацию, поступающую от потребителей к лицу, принявшему решение (к «процессу»), или к лицу, от которого поступила информация по решению проблемы («вход»). Поступление информации обратной связи может быть связано с некачественным решением, дополнительными требованиями потребителей об уточнении или доработки решения, появлением нововведений, «ноу-хау» и другими факторами.
Процесс принятия решения включает в себя следующие операции: подготовка к работе; выявление проблемы и формулирование целей; поиск информации; ее обработка; выявление возможностей ресурсного обеспечения; ранжирование целей; формулирование заданий; оформление необходимых документов; реализация заданий. Подробнее это мы рассмотрим несколько ниже.
Применение системного подхода к процессу принятия управленческого решения позволяет определить структуру проблемы, систему ее решения, взаимосвязи компонентов системы и очередность их совершенствования.
Сначала необходимо четко сформулировать, что нам следует получить, какими параметрами должно обладать решение.
К параметрам управленческого решения относятся:
– показатель энтропии, т.е. количественной неопределенности проблемы. (Если проблема формулируется только качественно, без количественных показателей, то показатель энтрропии приближается к нулю. Если все показатели проблемы выражены количественно, показатель энтропии приближается к единице.);
– степень риска вложения инвестиций;
– вероятность реализации решения по показателям качества, затрат и сроков;
– степень адекватности (или степень точности прогноза, коэффициент аппроксимации) теоретической модели фактическим данным, на основании которых она была разработана.
После предварительной регламентации параметров качества управленческого решения и его эффективности (устанавливается предел, минимально допустимая эффективность) анализируются факторы внешней среды, оказывающие влияние на качество и эффективность, ради которой стоит приниматься за решение проблемы. Затем анализируются параметры «входа» системы и принимаются меры по их улучшению и повышению качества входящей информации.
После уточнения требований «входа», уточнения факторов «внешней среды», влияющих на качество и эффективность решения, следует уточнить технологию принятия решения, проанализировать параметры процесса, принять меры по их улучшению и приступить непосредственно к разработке решения.
К основным условиям обеспечения высокого качества и эффективности управленческого решения относятся:
– применение к разработке управленческого решения научных подходов менеджмента;
– изучение влияния экономических законов на эффективность управленческого решения;
– обеспечение лица, принимающего решение, качественной информацией, характеризующей параметры («входа», «выхода», «внешней среды», обратной связи и «процесса») системы разработки решения;
– применение методов функционально-системного анализа, прогнозирования, моделирования и экономического обоснования каждого решения;
– структуризация проблемы и построения дерева целей;
– обеспечения сопоставимости (сравнимости) вариантов решения;
– обеспечение многовариантности решений;
– правовая обоснованность принимаемого решения;
– автоматизация процесса сбора и обработки информации, процесса разработки и реализации решений;
– разработка и функционирование системы ответственности и мотивации качественного и эффективного решения;
– наличие механизма реализации решения.
Выполнить перечисленные условия повышения качества и эффективности управленческого решения довольно трудно и требуются определенные, значительные затраты.