Билет №25

. Функции документа и документообразующие признаки.

В переводе с латинского документ - «учу» или «извещаю». В России этот термин появился в XVIII веке. Пётр I перевел его как письменное свидетельство, письменный источник, доказательство, имеющее юридическую силу и юридические последствия.

В документоведении документ - это информация, имеющая подтверждение ее юридической силы.

В зависимости от технологии обработки документы могут быть:

1. Человекочитаемыми - т. е. изготовленные человеком или автоматическим печатным средством и имеет информацию в виде понятном человеку (буквы, цифры, графики, схемы, чертежи и условные обозначения).

2. Машиночитаемый - т. е. документ на машинном, техническом носителе, созданный для обеспечения работы вычислительной и организационной техники (документ на магнитном носителе, машиночитаемые зоны на бумажных документах, штрихкоды и т. д.)

3. Машиноореинтированный - т. е. имеет одновременно и информацию в человекочитаемом виде и в виде читаемых кодов.

4. Машинописный.

5. Машинограммы - документы, которые создаются в автоматическом режиме на бумажном носителе в человекочитаемом виде.

6. Видеограмма - это изображение документа на экране дисплея, однако это изображение документом не является, т. к. отображает информацию машиночитаемого документа находящегося в ЭВМ.

Документообразующие признаки

Документ обладает конкретными свойствами и соответствующими признаками, которые обусловлены его функциями. Признак - это отличительная черта документа, совокупность его характеристик, дающих право документу называться документом.

Прежде всего, документ характеризуется наличием содержания и формы.

Содержание является главным признаком документа, его информационным комплексом.

Форма документа всегда вторична. Это регламентированный или исторически сложившийся набор составных частей или реквизитов документа, а так же схема их расположения на листе бумаги. Совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности на носителе информации составляет формуляр документа. Формуляр, характерный для определённого вида документа называется типовым формуляром (приказ, письмо и т. д.). Документ всегда характеризуется авторством, авторы могут быть юридическими или физическими лицами, индивидами или коллективами. Все документы, кроме писем, обязательно имеют наименования или названия вида и разновидности (положение, решение, приказ), которые указываются в заголовке текста конкретного вида документа.

Функции документа.

Под функцией (от лат. “functio” – исполнение) документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления. Иначе говоря, функции документа предопределены его общественно-практическими целями и задачами, являются производными от них.

Функции документа непосредственно связаны с функциями информации, которые документ принимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе.

Функции являются важнейшими в документе и присущи всем документам– закрепления, сохранения и передачи (трансляции) информации.

Коммуникативная функция (предназначена не только для решения задачи трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе. Иначе говоря, она играет и передающую, и социально цементирующую роль.)

Управленческая функция (Этой функцией обладает значительный массив документов, специально создающихся для целей управления и выступающих в качестве инструмента управленческого труда. Они функционируют преимущественно в оперативной среде. чрезвычайно разнообразны: организационно-распорядительные, плановые, отчётные и т.д. )

Правовая функция (заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией обладают прежде всего документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а также иные документы, которые могут повлечь за собой определённые юридические последствия.)

Политическая функция, которая тесно связана с функцией управления, поскольку к сфере политики относится в первую очередь деятельность органов государственной власти и государственного управления. Политическая функция находит своё выражение прежде всего в документах, предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства.

Идеологическая функция Уже в древности у человека возникла потребность в фиксации на материальных носителях религиозных, нравственных, эстетических, философских и иных идей, взглядов, в которых проявлялось его отношение к окружающей действительности, находили отражение интересы различных социальных слоёв и групп населения. Благодаря этому, до наших дней дошли многие замечательные памятники человеческой мысли, духовных исканий наших далёких предков.

В последнее время весьма актуальной стала проблема защиты информации. В результате некоторые документоведы не без оснований включили в состав функций документа также и функцию защиты информации.

Виды криптографического анализа.