Тема І. Концепція прикладного рішення «1С Бухгалтерія 8.0» для Україні загальні принципи та механізм реалізації.

Система програм "1С:Підприємство" призначена для розв'язування широкого спектру задач автоматизації обліку та управління, що стоять перед сучасними підприємствами, які динамічно розвиваються.

"1С:Підприємство" являє собою систему прикладних рішень, побудованих за єдиними принципами та на єдиній технологічній платформі. Керівник може обрати рішення, яке відповідає актуальним потребам підприємства і буде в подальшому розвиватися в міру зростання підприємства або розширення задач автоматизації.

Задачі обліку та управління можуть істотно відрізнятися у залежності від роду діяльності підприємства, галузі, специфіки продукції або надаваних послуг, розміру та структури підприємства, потрібного рівня автоматизації.

Універсальність системи "1С:Підприємство" дозволяє розробляти типові, спеціалізовані та індивідуальні конфігурації, призначені для розв'язування різних задач автоматизації обліку господарської діяльності підприємств.

Програмний продукт «1С:Бухгалтерия 8.0» включає технологічну платформу «1С:Предприятие 8.0» і конфігурацію (прикладне рішення) «Бухгалтерія для України». Правила ведення обліку налаштовані саме в конфігурації.

«1Сбухгалтерія 8.0 для України» призначена для автоматизації бухгалтерського і податкового обліку, включаючи підготовку обов’язкової (регламентованої) звітності , в організаціях, які здійснюють будь-які види комерційної діяльності6 оптову і роздрібну торгівлю, комісійну торгівлю (включаючи субкомісію), надання послуг, виробництво і .д.

До складу «1С:Бухгалтерии 8.0 для України» включений план рахунків бухгалтерського обліку, відповідний Наказу Міністерства Фінансів України затвердженні Плану рахунків бухгалтерського обліку і Інструкції про його використання» від 30 листопада 1999г. №291. Склад рахунків, організація аналітичного, валютного, кількісного обліку на рахівницях відповідають вимогам законодавства по веденню бухгалтерського обліку і віддзеркаленню даних в звітності. При необхідності користувачі можуть самостійно створювати додаткові субрахунки і розрізи аналітичного обліку. «1С:Бухгалтерия 8.0 для України» призначена для автоматизації бухгалтерського і податкового обліку, включаючи підготовку обов'язкової (регламентованою) звітності, в організаціях, що здійснюють будь-які види комерційної діяльності: оптову і роздрібну торгівлю, комісійну торгівлю (включаючи субкомісію), надання послуг, виробництво і так далі Бухгалтерський і податковий облік ведеться відповідно до чинного законодавства України.

Облік «від документа» і типові операції. Основним способом віддзеркалення господарських операцій в обліку є введення документів в конфігурацію, відповідних первинним бухгалтерським документам. Крім того, допускається безпосереднє введення окремих проводок. Для групового введення проводок можна використовувати типові операції — простий інструмент автоматизації, легко і що швидко настроюється користувачем.

Ведення обліку діяльності декількох організацій. За допомогою «1С:Бухгалтерии 8.0 для України» можна вести бухгалтерський і податковий облік господарської діяльності декількох організацій. Облік по кожній організації можна вести в окремій інформаційній базі. В той же час «1С: Бухгалтерія 8.0 для України» надає можливість ведення бухгалтерського і податкового обліку декількох організацій в спільній інформаційній базі (причому в ролі окремих організацій можуть виступати приватні підприємці). У типовій конфігурації автоматизовані наступні розділи і функції регламентованого обліку:

• Облік товарно-матеріальних запасів;

• Складський облік;

• Облік торгівельних операцій: опт, роздріб, поворотні операції, управління цінами;

• Облік комісійної торгівлі;

• Облік операцій з тарою;

• Облік банківських і касових операцій;

• Облік розрахунків з контрагентами;

• Облік основних засобів, нематеріальних і малоцінних активів;

• Облік основного і допоміжного виробництва, напівфабрикатів;

• Облік ПДВ;

• Облік заробітної плати, кадровий і персоніфікований облік;

• Підтримка різних схем оподаткування.

Панель функцій

 Призначення

Надає доступ користувачеві до об'єктів конфігурації, альтернативно головному меню й панелям інструментів.

Робота з панеллю функцій

Панель функцій складається з декількох сторінок, на кожній з яких розташовані один або кілька пунктів. Назва  виводиться в самому верху сторінки.

При знаходженні курсору миші над пунктом, він підкреслюється, при натисканні клавішею миші на пункт відкривається відповідна форма (або виконується дія).  На малюнку показані два пункти : "Закриття місяця" і "Рахунки з особливим порядком переоцінки".

Під кожним пунктом виводиться опис.

Пункти для поліпшення сприйняття організуються в розділи, які виділені особливим оформленням. На малюнку видно два розділи: "Документи" і "Регістри".

Склад сторінок визначається функціональними підсистемами ("Банк", "Каса", "Покупка", "Продаж") і схемами роботи користувача в конфігурації ("Завершення періоду", "Початок роботи").

Панель функцій забезпечує доступ не до всіх об'єктів конфігурації, а тільки до найбільш потрібних користувачеві. При цьому, та сама форма може відкриватися з різних сторінок, наприклад, форму списку контрагентів можна відкривати й зі сторінки "Покупка" і зі сторінки "Продаж". В цьому головна відмінність панелі функцій від головного меню й панелей інструментів

Настроювання панелі функцій

Для найбільш повної відповідності потребам окремої групи користувачів, панель функцій дозволяє підготувати кілька варіантів складу сторінок/пунктів. Наприклад, варіанти "Основний" , придатний всім користувачам, варіант "Кадри" для фахівців, що виконує завдання по кадровому обліку і варіант "Розрахунок" для розраховувачів зарплати.

Необхідний користувачеві варіант встановлюється в настроюваннях користувача в групі "Панель функцій", в настроюванні "Варіант панелі функцій". Тут же можна встановити й інші настроювання панелі функцій

Безпосередньо в саму панель функцій виведено два найбільш часто змінювані настроювання:

При встановленому настроюванні "Описи" під кожним пунктом панелі функцій приводиться його опис. Такий режим особливо хороший при початковому освоєнні конфігурації. При вимкненому настроюванні "Описи" на сторінці виводяться тільки пункти й розділи, а описи не виводяться. Такий режим звичайно використовують вже досвідчені користувачі

При встановленому настроюванні "Відкривати при запуску" панель функцій починає роботу безпосередньо при запуску конфігурації". При вимкненому настроюванні для початку роботи з панеллю функцій необхідно викликати  підміню "Допомога" головного меню.

 Довідник «Організації» призначений для ведення списку власних організацій, що входять до складу підприємства (групи), і зберігання постійних відомостей про них.

Має наступні реквізити:

• Префікс - установлюється префікс - три буквених символи в початку кожного номера документу даної організації;

• Повне найменування  - для розміщення повного офіційного найменування організації

• Головна організація - реквізит заповнюється тільки для філій, представництв і інших підрозділів, що не є самостійними юридичними особами, і містить посилання на головну організацію;

• Основний банківський рахунок - для підстановки за замовчуванням

Для кожного користувача можуть бути задані настроювання й значення за замовчуванням

В якості настроювання і значень за замовчуванням для користувачів можуть бути задані наступні настроювання:

• Основна дата початку звітів - це дата, що буде проставлятися у звіти як початкова дата інтервалу, за якої буде побудований звіт

• Основна одиниця по класифікатору, Основна ставка ПДВ- одиниця виміру й ставка ПДВ, які будуть проставлятися за замовчуванням при оформленні нових записів позицій номенклатури.

• Основна валюта взаєморозрахунків - валюта взаєморозрахунків, що буде використана як валюта за замовчуванням при оформленні нових договорів з контрагентами.

• Основна організація, основний склад, основний підрозділ, основний тип цін продажу- ті значення, які будуть використані при оформленні нових документів.

• Основний відповідальний - це той співробітник, що контролює дії користувача й відповідає за правильність оформлення документів. Як відповідальний співробітник може бути, наприклад, менеджер по закупівлі, що відповідає за оформлення операції покупки. У той же час конкретні документи можуть виписувати різні користувачі: документи надходження виписує комірник, а документи оплати реєструє касир або бухгалтер. Інформація про відповідального співробітника, заданим за замовчуванням для користувача, надалі буде заповнюватися при оформленні нових документів. Як відповідальний співробітник може бути призначений і сам користувач.

• Контроль кореспонденції рахунків - при встановленні даного прапорця при проведенні документів буде контролюватися правильність кореспонденції рахунків бухгалтерського й податкового обліку в документах.

Для кожного користувача може бути заданий певний набір правил, котрий визначається тими ролями, які призначаються користувачеві. Ті самі ролі можуть бути призначені декільком користувачам

Завдання ролей, визначення прав доступу та інтерфейс для кожного користувача проводиться в конфігураторі. Докладніше про те, як призначити ролі користувачам і як встановити права доступу та інтерфейс можна прочитати в книзі "Конфігурування та адміністрування".    

Тема ІІ. Облік ТМЦ

Концепція підсистеми

До завдань, що вирішуються підсистемою управління запасами типової конфігурації можна віднести завдання віддзеркалення в бухгалтерському і податковому обліку таких господарських операцій: закупівля запасів, внутрішні складські операції, реалізація ТМЦ оптом і у роздріб.

Підсистема обліку запасів є однією з ключових підсистем типового рішення: на ній базується ряд інших його підсистем. У її рамках здійснюється підтримка наступних функцій:

- Автоматизований і ручний облік ТМЦ

- Ведення обліку товарів або в цілому по підприємству, або в розрізі складів

- Включення в первинну вартість запасів розподілених додаткових витрат на придбання ТМЦ

- Віддзеркалення імпортно-експортних операцій із запасами з розрахунком собівартості куплених ТМЦ і доходів від реалізації відповідно до положень ПСБО № 21

- Віддзеркалення операцій повернення запасів постачальникам і від покупців.

- Оцінка вибуття запасів різними методами відповідно до ПСБО № 9 «Запасів»

- Списання собівартості товарів:

1. або в оперативному режимі при реєстрації господарських операцій

2. або в кінці періоду за допомогою зміни параметра «Дата актуальності обліку» і перепроведення документів

- Фіксація ціни закупівлі і продажу запасів для довільної кількості типів цін, а так само зберігання історії зміни цін

- Облік операцій з отриманою зворотною тарою і тарою, переданою покупцеві на умовах повернення

- Облік операцій комісійної торгівлі:

1. Надходження товару на комісію, і реалізація товару комітента

2. Передача в субкомісію комісійного товару

3. Передача власного товару на комісію.

Принципи і механізми реалізації

Автоматизований та ручний облік

Основним способом ведення обліку у прикладному рішення є реєстрація фактів господарської діяльності за допомогою документів.

Альтернативним способом ведення обліку є реєстрація господарських фактів через ручне введення проводок. Цей спосіб більш трудомісткий, але більш простій для початкового освоєння.

Аналітичний облік запасів налаштовується за допомогою «Настроювання параметрів обліку» на вкладці «Аналітичний облік МПЗ» і передбачає різні варіанти бухгалтерського і податкового аналітичного обліку.

З’ясуємо сенс кожного параметра і його вплив на облік запасів:

- «Відключити контроль негативних залишків МПЗ» - облікова константа, включення якої дозволяє відображати операції вибуття ТМЦ (продаж, списання, переміщення) навіть в разі відсутності залишків на складах, тобто відображати вибуття «мінус». Розрахунок собівартості при цьому, звичайно, не буде коректним, але вибуття відсутніх позицій в звітах по рахунках запасів відбиватиметься негативними залишками. Якщо прапор не встановлений, то при проведенні документів, що відображають операцію вибуття ТМЦ, виконується контроль залишків на складах. В разі відсутності необхідної кількості документ не проводиться, і видається відповідне повідомлення. Відключення контролю може мати сенс спочатку роботи, поки не введені всі залишки ТМЦ, або якщо протягом періоду регулярно прибуткові документи поступають в бухгалтерію із запізненням і вводяться «заднім» числом. Але для отримання коректної собівартості запасів в кінці періоду після введення всіх документів рекомендується включити контроль залишків і перепровести всі документи періоду,

- «Вести партійний облік (БО)» - налаштування обліку, що визначає наявність третього виду субконто «Партії» на рахунках 20. Цей вид субконто необхідний для організації партійного обліку і при установці в параметрі «Спосіб оцінки МПЗ» облікової політики значення «ФІФО» включається автоматично. Якщо прийнятий метод «По середній», то третій аналітиці цих рахунків привласнюється порожнє значення. Якщо підприємство завжди вестиме середньозважений облік, то партійний облік включати не має сенсу.

- «Вести складський облік (БО)» - налаштування обліку, що визначає наявність виду субконто «Склади» на тих рахунках, які перераховані в попередньому пункті. Включення цієї додаткової аналітики:

дозволяє вести облік номенклатури в розрізі складів і отримувати точні залишки ТМЦ по місцях зберігання підприємства,

розрахунок собівартості вибуття при такому обліку ведеться, виходячи з вартості і дат партій залишків не по підприємству в цілому, а в рамках кожного складу (якщо включений сумовий облік по складах).

- «Вести складський облік (ПО)» - аналогічний обліковий параметр, що тільки діє на податковий облік запасів. За допомогою налаштування встановлюється - чи буде заданий метод оцінки ТМЦ діяти в рамках конкретних складів або по всій організації в цілому. Фізично включення прапора не викликає зміни в податковому плані рахунків і в структурі податкових регістрів накопичення. Але при формуванні рухів в регістрах податкового обліку запасів заповнення виміру «Склад» визначається цим налаштуванням.

- «Вести сумовий облік по складах (БО)» - це налаштування визначає, чи вестиметься тільки кількісний облік по складах, або паралельно кількісний і сумовий облік. У першому випадку оцінка товарів і матеріалів для цілей бухгалтерського і податкового обліку не залежить від того, з якого складу вони отримані. Тобто, за допомогою налаштування користувач встановлює - чи в розрізі складів вестиметься тільки кількісний облік або ще і облік собівартості. Якщо він включений, то спосіб оцінки вибуваючи МПЗ застосовуватиметься не в рамках всієї організації, а в рамках кожного складу. Фізично це налаштування визначає включення/виключення властивості «Сумовим» для вигляду субконто «Склади». Налаштування доступне для редагування тільки при включеному обліку в розрізі складів,

- «Використовувати оборотну аналітику по номенклатурі» - налаштування, яке використовується при обліку товарів в роздрібі на складах виду «НТТ» в цінах продажу. Її включення викликає додавання вигляду субконто «Номенклатура» на рахунок 2822 «Товари в роздрібній торгівлі (у НТТ за продажною вартістю)». При цьому для вигляду субконто автоматично включається прапор «Тільки обороти», внаслідок чого по номенклатурних позиціях в НТТ не накопичуватимуться і не відстежуватимуться залишки. Зв'язано це з тим, що в НТТ по цінах продажу ведеться тільки сумовий облік – відповідно дані про продажі і переоцінки вводяться н е по кожній номенклатурній позиції, а звідною сумою. А це налаштування дозволяє дані про приходи в НТТ фіксувати в розрізі номенклатури товарів, що вчинили. Що забезпечує можливість за допомогою оборотно-сальдової відомості аналізувати надходження товарів в неавтоматизовані торгівельні точки підприємства в розрізі номенклатурних позицій.

- «Враховувати товари в розрізі ставок ПДВ» - це налаштування також використовується при сумовому обліку на складах виду «НТТ». Включення її викликає додавання вигляду субконто «Ставу ПДВ» на рахунок 2822, Така аналітика потрібна для коректного обліку ПДВ, якщо продажі в роздріб здійснюються по різних ставкам ПДВ

- «Використовувати зворотну тару» - це налаштування управляє видимістю спеціальної табличної частки «Тара» в торгівельних документах, і, як наслідок, - можливістю віддзеркалення операцій зі зворотною тарою.

Довідник Номенклатури призначений для зберігання інформації про товари,  комплекти, набори, продукцію, поворотну тару, матеріали, послуги, об'єкти будівництва, устаткування. Твердого розподілу на такі категорії немає, виділяються лише послуги й набори. Категорії того, що це поворотна тара, матеріали, продукція визначаються в момент надходження номенклатури на підприємство

При описі об'єкта номенклатури в довідковій системі крім назви необхідно визначити ряд додаткових властивостей. Частина з них будуть надалі використовуватися як значення за замовчуванням при підстановках в реквізити документів, тобто такі властивості задаються не жорстко й можуть бути перевизначені в кожний момент часу

• Коротке найменування. Використовується для вибору й швидкого пошуку номенклатури зі списку

• Повне найменування. Використовується, наприклад, для виведення в друковані форми документів. Наприклад: Йогурт "Бio подвійна користь" полуниця шипшина 480 г - це повне найменування, Bio 2 користь, клубн.шип.480 йогурт - найменування для швидкого пошуку

• Група номенклатури. Посилання на групу довідника Номенклатура, до якої належить елемент в тому випадку, якщо в довіднику задана ієрархічна структура. При ручній зміні батьківської групи відбувається перекидання елемента з однієї групи в другу.

• Послуга Ознака того, що даний елемент номенклатури є послугою

• Одиниця виміру. Кожна позиція номенклатури характеризується базовою одиницею виміру. Вона вибирається з довідника "Класифікатор одиниць виміру".

• Ставка ПДВ. Реквізити, значення яких буде використовуватися в системі як значення за замовчуванням при оформленні, наприклад, податкових накладних.