3. Об'єкти баз даних: запити, звіти і робота з ними
Інформація, яка зберігається в базах даних, відображає стан і функціонування об'єктів. Для обробки інформації, яка зберігається в таблицях, застосовують потужний і гнучкий інструмент; для обробки такого роду інформації - запити. За допомогою запитів можуть виконуватися обчислення, відновлюватися дані у таблицях, додаватися і вилучатися записи. Результати виконання запиту подаються у формі таблиці.
За допомогою запитів можна виконувати такі операції: вибрати записи, які відповідають певним умовам з кількох таблиць; включити у підсумкову таблицю додаткові поля й у разі необхідності виконати обчислення для них; згрупувати запити за певними ознаками у визначеному полі; користуючись наявними таблицями, створити нову таблицю; вилучити зі зв'язаних таблиць записи, що відповідають певним умовам тощо.
Розрізняють декілька типів запитів. Найпростішим є звичайний запит (інша назва - запит на вибірку), який відображає на екрані вибрані з БД записи. Ці запити не змінюють таблиці БД.
Для створення нової таблиці, що міститиме вибрані записи, внесення змін у таблиці (доповнення, оновлення, вилучення записів, створення обчислювального поля) використовують запити на перетворення (на внесення змін, на виконання дії з таблицею).
Запит створюють вручну в режимі "Конструктора" або за допомогою "Майстра запиту" на базі деякої таблиці чи декількох таблиць, яку/які додають до запиту.
Щоб створити запит вручну, треба виконати таку послідовність команд:
Вікно "БД" "Запити" "Створити" "Конструктор" "ОК" "Додати таблицю" закривають вікно "Додати таблицю".
Отримують вікно (бланк) "Конструктора запитів", яке потрібно буде заповнити. Конструювання запиту складається з декількох етапів.
Рядок "Поле" міститиме назви полів, які користувач хоче відобразити у запиті. Щоб заповнити цей рядок, у вікні "Таблиці" вибирають усі чи потрібні поля і перетягують їх у рядок "Поле" на бланку. Інший спосіб: рядок "Поле" заповнюють, клацнувши у ньому і вибравши назву кожного поля з запропонованого списку.
Задають, якщо потрібно, режим упорядкування записів (методом вибору режиму зі списку) і режим відображення полів на екрані.
Вводять умови пошуку в рядок умов.
Щоб запустити запит на виконання, виконують команди "Запит" "Запуск" чи натискають на кнопку запуску, на якій зображено знак оклику (!).
Для редагування запиту треба повернутися в режим "Конструктора".
У разі потреби змінюють тип запиту командою з меню "Запит" & вибирають потрібний тип із запропонованого списку.
Коли запит готовий, закривають "Конструктор" зі збереженням запиту.
Загальна схема роботи з запитами на внесення змін така:
виконують звичайний запит на вибірку записів;
змінюють тип запиту, наприклад, на створення нової таблиці;
запускають запит на виконання - буде створена нова таблиця з відібраними записами.
Окрім згаданих вище, є й інші типи запитів: перехресний, результат роботи якого нагадує зведену електронну таблицю; на виявлення записів, що повторюються; на виявлення записів, що не мають підпорядкованих записів у деякій іншій таблиці.
Створення звітів. Звіт складається за певний період діяльності в предметній області, для інформаційного супроводу якої і призначена база даних. Особливістю звіту, порівняно з іншими інструментами бази даних, є його орієнтація на викладення інформації за певний період діяльності на папері. Звіт, створений за допомогою системи Microsoft Access, забезпечує видачу даних у різних форматах, з різним ступенем деталізації. Для більшої наочності до звіту можуть бути включені графічні об'єкти (рамки, графіки, діаграми).
Створення звітів здійснюється командою "Створити" на вкладці Звіти діалогового вікна бази даних. У діалоговому вікні "Новий звіт" цієї команди слід вибрати один з режимів створення звітів: "Конструктор", "Майстер звітів", "Автозвіт: у стовпчик", "Автозвіт: рядок", "Майстер діаграм".
Створення звітів за допомогою "Майстра звітів" здійснюється у діалоговому режимі, коли програма на кожному кроці задає питання і на основі отриманих відповідей створює звіт.
Як і у випадку форм оптимальним є комбінований спосіб: звіт створюють за допомогою "Майстра звіту", а пізніше дооформлюють за допомогою "Конструктора".
Звіт складається з декількох частин, які створює конструктор, а саме:
заголовок звіту;
верхній колонтитул;
заголовок групи;
область даних;
нижній колонтитул;
примітки.
За допомогою елементів керування у звіт можна додавати рисунки, діаграми, інші об'єкти. У колонтитулі можна помістити будь-яку функцію бази даних, наприклад, для вставлення дат, номерів сторінок тощо. Дані редагувати у звіті не можна.
В
Access
звіт
є спеціальним типом безперервних форм,
призначених для друку. Для створення
звіту, який можна роздрукувати і
розподілити між користувачами, Access
комбінує дані в таблицях, запитах і
навіть формах. Роздрукована версія
форми може служити звітом.
Створювані Access звіти діляться на шість основних типів.
Звіти в одну колонку є одним довгим стовпцем тексту, що містить значення усіх полів кожного запису таблиці або запиту. Напис вказує ім'я, а праворуч від неї вказується значення поля. Автозвіт дозволяє створити звіт в одну колонку клацанням по кнопці панелі інструментів "Автозвіт". Ці звіти використовують рідко, оскільки такий формат представлення даних приводить до зайвої витрати паперу.
У стрічкових звітах для кожного поля таблиці або запиту виділяється стовпець, а значення усіх полів кожного запису виводяться по рядках, кожне у своєму стовпці.
Багатоколоночні звіти створюються із звітів в одну колонку при використанні колонок "газетного" типу або колонок "змійкою", як це робиться в настільних видавничих системах і текстових процесорах. Інформація, яка не поміщається в першому стовпці, переноситься на початок другого стовпця. Формат багатоколоночних таблиць дозволяє заощадити частину паперу, але використовується не в усіх випадках, оскільки вирівнювання стовпців навряд чи відповідає очікуванням користувача.