2. Об'єкти баз даних: таблиці, форми і робота з ними

Основні операції обробки інформації у Microsoft Access здійснюються за допомогою таблиць. У таблицях знаходиться інформація про характеристики певного класу об'єктів. Кожному об'єкту відповідає один рядок таблиці. Дані, які містяться в одному рядку, називаються записом. Кожний об'єкт характеризується одним записом. Кожний рядок складається з однакової кількості клітинок, які називаються полями. У поля заноситься інформація (дані) про певну характеристику об'єкта. Однотипні поля, розміщені одне під одним, складають стовпчик таблиці, якому присвоюється ім'я. Кожний стовпчик таблиці описує однакову для всіх характеристику об'єктів.

Створюючи структуру таблиці, обов'язково вказують імена і типи полів. Тип поля визначає тип даних, що зберігаються у цьому полі. У Microsoft Access використовуються такі типи полів:

Тип	Опис	Розмір
Текстове	Алфавітно-цифрові символи	0-255 символів
Числове	Числові значення	1, 2, 4 або 8 байтів
Логічне	Логічні значення: Так/Ні, 1/0	Ібіт(ОабоІ)
Лічильник	Автоматичне збільшення номера	4 байти
Грошовий	Грошові значення та числові дані	8 байтів
Дата/час	Дата і час	8 байтів
Майстер підстановок	Відображає далі з іншої таблиці, або фіксований набір значень	4 байти
MEMO	Алфавітно-цифрові символи	0-640000 символів
Поле об'єкта OLE	Малюнки, графіки, звук, відеозаписи	До 1 Гбайту

Створення таблиць.

Таблиці в Microsoft Access можна створити різними способами, зокрема, можна створити таблиці під час створення нової бази даних командою "Створити" із меню Файл. Діалогове вікно, яке з'являється під час виконання цієї команди, містить вкладку "Таблиці". Після вибору цієї вкладки і натискання на кнопку Створити, на екрані з'явиться вікно "Нова таблиця". Будуть запропоновані такі способи створення таблиць: "Режим, таблиці", "Конструктор", "Майстер таблиць", "Імпорт таблиць", "Зв'язок з таблицями".

Режим таблиці. У діалоговому вікні "Нова таблиця" вибираємо "Режим таблиці", внаслідок чого на екран виводиться заготівка стандартної таблиці розміром 20 стовпчиків на 30 рядків із системним іменем "ТаблицяN: таблиця".

На цій заготовці системні імена полів замінюються на потрібні, для цього двічі клацають мишею на вибраному полі і вводять нове ім'я. Далі послідовно, рядок за рядком, вводять дані про характеристики об'єкта у відповідні поля. Створюється первинне ключове поле. Щоб пересвідчитися у правильності вибору типу полів та виконати у разі необхідності потрібні зміни, викликається командою "Вид" "Конструктор таблиць". Після завершення цих дій таблиця з вибраним іменем зберігається за допомогою команди "Файл"  "Зберегти" або відповідної кнопки панелі інструментів.

У режимі "Конструктор" користувач має широкі можливості вибору параметрів таблиці. Вікно "Конструктор: Таблиця N: таблиця", яке відкривається при виборі цього режиму, містить дві панелі. За допомогою верхньої панелі присвоюється ім'я кожному полю таблиці і визначається тип даних кожного поля. Нижня панель забезпечує встановлення властивостей кожного поля.

Ім'я поля має бути коротким, інформативним і не перевищувати 64 символів. Тип поля (текстовий, числовий тощо) вибираємо зі списку Тип даних, що розкривається. Опис - це пояснення для користувача БД про призначення даного поля.

Властивості полів відображуються у нижній частині вікна конструктора. Там же користувач може задавати розмір і формат поля, маску введення даних у поле, умови на значення тощо. Вміст вкладки "Загальні" змінюється залежно від типу поля. Створення структури таблиці завершується визначенням первинного ключа, який однозначно визначає кожний запис таблиці. Первинний ключ вводиться командою "Ключове поле" контекстного меню вибраного поля або за допомогою однойменної кнопки панелі інструментів. Як первинний ключ можна вибрати також поле таблиці, що має унікальні значення. Таких полів може бути два і більше. Якщо користувачем не визначене ключове поле, то система автоматично як ключове поле використовує порядковий номер запису, вводячи додаткове поле типу "Лічильник".

У режимі "Конструктор" можна створювати і змінювати тільки структуру таблиці. Заповнення ж таблиці даними виконується в режимах "Режим таблиці" чи "Майстер таблиць".

Після форматування структури таблиці її необхідно зберегти.

Створення таблиці в режимі "Майстер таблиць". Час створення таблиць у цьому режимі істотно зменшується завдяки використанню вже готових зразків таблиць і полів, тобто процес створення таблиць автоматизується. Після вибору режиму "Майстер таблиць" у списку діалогового вікна "Нова таблиця" відкривається діалогове вікно "Створення таблиці" з трьома списками.

У списку "Зразки таблиць" вибирається потрібний зразок таблиці, а у списку "Зразки полів" — імена полів поточної таблиці. Вибраний зразок поля передається в таблицю, яка створюється, за допомогою кнопки ">", що знаходиться справа від списку. Дія кнопки ">>" поширюється на всі зразки полів. Кнопки "<" і "<<" забезпечують виконання зворотних операцій: вилучають з таблиці вказані поля. Змінити ім'я поля можна за допомогою кнопки "Перейменувати поле". Типи йолів призначаються "Майстром" за замовчанням. У разі необхідності їх можна переглянути і змінити у режимі "Конструктор".

Після завершення формування списку полів "Майстер" переходить до наступного кроку (кнопка "Далі"). На цьому кроці вводиться ім'я нової таблиці і вибирається спосіб визначення первинного ключа - автоматично або самостійно - користувачем. Під час самостійного визначення ключа після натискання кнопки "Далі" на екрані з'являється відповідне діалогове вікно, за допомогою якого вибирається ключове поле.

На четвертому кроці роботи "Майстра" встановлюються можливі зв'язки новостворюваної таблиці з іншими таблицями за допомогою діалогового вікна "Зв'язки".

На завершальному кроці роботи "Майстра" встановлюється один з режимів введення даних у створену таблицю за допомогою перемикачів "Змінити структуру таблиці", "Ввести дані безпосередньо в таблицю", "Ввести дані в таблицю за допомогою форми, створеної автором". Залежно від вибраного режиму на екран виводиться відповідне вікно.

Редагування таблиць

Створюючи таблицю, можна припуститися помилок. їх можна виправити у вікні "Конструктор", що містить усі поля та параметри редагованої таблиці. Засобами цього вікна можна:

• змінювати імена полів, їх тип і параметри;

• вилучати поля з таблиці та додавати нові;

• змінювати послідовність полів;

• змінювати або задавати нові ключові поля тощо.

Ім'я та тип поля можна змінювати за допомогою клавіші"Backspase" або "Delete". Ім'я редагується чи вводиться заново, а новий тип поля вибирається зі списку стовпчика "Тип даних". Для коленого типу даних за допомогою елементів нижньої панелі можуть бути встановлені властивості.

Щоб змінити послідовність розміщення полів, необхідно виділити потрібний рядок за допомогою миші. Виділений рядок позначається стрілкою. Якщо клацнути мишею на стрілці, то під стрілкою з'явиться маленький штрихований прямокутник. Захопивши його мишкою, переміщують виділений рядок у потрібне місце.

Щоб вилучити поле з таблиці, потрібно спочатку його виділити, а потім натиснути на клавішу "Delete". Можна вилучати також групи суміжних і несуміжних полів. Група суміжних полів виділяється так: спочатку виділяється перше поле з діапазону, а далі при натиснутій клавіші "Shift" виділяється останнє поле діапазону. Поля другої несуміжної групи виділяються при натиснутій клавіші "Ctrl".

Додавання нового рядка виконується за допомогою команди "Вставка"- "Рядок". Новий рядок додається над виділеним рядком з позначкою у вигляді маленької чорної стрілки. Можна також додати рядок за допомогою команди "Додати рядок" з контекстного меню виділеного рядка.

Зв'язки між таблицями. Створення схеми даних у базі

Таблиці містять інформацію про об'єкти, взаємозв'язані між собою в процесі функціонування, тому для відображення реальних процесів таблиці теж мають бути взаємозв'язаними.

Програма автоматично визначає за вибраним полем тип зв'язку між таблицями. Якщо зв'язані поля головної і підпорядкованої таблиці є унікальними ключами, то встановлюється зв'язок 1:1 "один до одного". Якщо поле зв'язку в головній таблиці є унікальним ключем, а в підпорядкованій ні, то встановлюється зв'язок 1 :М "один до багатьох". Для зв'язків 1:1 та 1 :М може бути заданий параметр забезпечення цілісності даних, що означає виконання таких умов: не можна вилучати записи з головної таблиці, якщо не вилучено пов'язані з ними записи у підпорядкованій таблиці; у підпорядковану таблицю не можна вводити запис з неіснуючим у головній таблиці значенням ключа; зміну значень ключа зв'язку головної таблиці слід здійснювати відповідно до змін підпорядкованої таблиці.

Створення схеми даних здійснюється виконанням команди "Сервіс Схема даних" або за допомогою відповідної кнопки на панелі інструментів. З діалогового вікна цієї команди потрібно викликати вікно "Додавання таблиці" командою "Зв'язки"  "Додати" таблицю або клацнути лівою кнопкою миші на відповідній кнопці панелі інструментів "Зв'язок". Після чого вікно "Додавання таблиць" закривається відповідною кнопкою.

У вікні "Схема даних" зв'язок між відповідними полями двох таблиць здійснюється перенесенням за допомогою миші головної таблиці у відповідне поле підпорядкованої таблиці. Під час здійснення цієї операції відкривається діалогове вікно "Зв'язки", в якому задаються параметри зв'язків.

Застосування форм для роботи з базою даних

Дані, які зберігаються у базах даних, іноді доводиться змінювати. Для внесення оновлених даних у зв'язані таблиці бази даних, редагування, обробки і вилучення призначений такий інструмент, як "Форми". Конструкція "Форми" визначається користувачем, причому, слід вказати дані яких таблиць і яких полів оброблятиме дана форма, які графічні елементи мають бути включені у дану форму. Для обробки інформації до складу "Форми" включаються елементи керування: Поле, Напис, Група, Перемикач, Позначка, Вимикач, Поле зі списком тощо. Елементи керування форми можуть бути зв'язаними, вільними або такими, що визначаються.

Зв'язаний елемент керування, приєднаний до поля таблиці або запиту, застосовується для відображення, введення або оновлення значень у полі таблиці.

Вільний елемент керування, не прив'язаний до певного поля таблиці, служить для виведення на екран цифрової, текстової чи графічної інформації.

Елемент керування, що визначається, призначений для здійснення розрахунків.

Для створення форми у вікні бази даних вибирають вкладку "Форми", а на цій вкладці активізують команду "Створити". У діалоговому вікні "Нова форма" цієї команди вибирають один з таких режимів створення форми: "Конструктор", "Майстер форм", "Автоформа у стовпчик", "Автоформа стрічкова", "Автоформа таблична", "Діаграма", "Зведена таблиця".

Створення форми в режимі майстра дає гарний результат: майстер задає детальні питання про записи, поля, макет, формат і створює форму на основі одержаних відповідей.

Для створення форми в режимі майстра потрібно виконати такі дії:

• Відкрити базу даних, перейти на вкладку "Форми".

• Виконати команду "Створення форми з допомогою майстра" - відкриється вікно "Створення форм".

• У полі "Таблиці й запити" вибрати потрібну таблицю. У полі "Доступні поля" будуть показані поля вибраної таблиці.

• За допомогою кнопки ">" вибрати потрібні поля, щоб вони по черзі з'явилися у полі "Вибрані поля", або скористатися кнопкою "»" для вибору всіх полів разом;

• Натиснути кнопку "Далі", з'явиться наступне вікно, у якому вибрати спосіб відображення форми:

• "Б один стовпчик", "Стрічкова", "Таблична" та ін. у Натиснути кнопку "Далі", з'явиться наступне вікно, у якому необхідно вибрати вигляд відображення

• форми.

• Натиснути кнопку "Далі", з'явиться наступне вікно з фінішним прапорцем, у якому ввести назву форми і натиснути кнопку "Готово".

Редагування форми

Форму редагують у режимі "Конструктора", для чого необхідно виконати наступні дії:

• відкрити потрібну форм у, перейти в режим "Конструктора";

• для видалення поля потрібно клацнути лівою кнопкою миші в полі і після появи чорних квадратів натиснути кнопку "Delete";

• для переміщення поля необхідно його виділити і, коли на ньому курсор миші набуде вигляду чорної руки, перетягти виділену область на нове місце;

• для переміщення всіх полів форми разом виконати команду "Правка"—» "Виділити все" (або натиснути комбінацію клавіш "Ctrl+A"), і виконати попередні дії;

• для зміни розмірів поля потрібно його виділити, встановити курсор миші на один із чорних квадратів і перемістити його до одержання потрібного розміру;

• для зміни параметрів шрифту виділити потрібне поле і за допомогою відповідних кнопок панелі інструментів встановити розмір, написання, колір і вид шрифту (після збільшення розмірів шрифту одного поля доведеться інші поля переміщати на нові місця);

• зберегти відредаговану форму, натиснувши кнопку "Зберегти" на панелі інструментів.

Оформлення форми

Для оформлення форми виконують такі дії:

• відкрити потрібну форму, перейти в режим "Конструктора";

• розширити область заголовка, для чого натиснути клавіші "Ctrl+A", щоб виділити все, і коли курсор

• миші набуде вигляду чорної руки, перетягти область даних вниз"; / для внесення напису у вільне місце натиснути на панелі інструментів кнопку, щоб викликати "Панель

• елементів";

• на панелі елементів натиснути кнопку Аа ("Напис"), після чого виділити область напису на вільному місці форми і внести потрібний текст. Натиснути клавішу "Enter" - стане доступною панель інструментів.

• для напису встановити потрібний шрифт.

• в будь-яку частину заголовка форми можна вставити малюнок, для чого на панелі елементів натиснути кнопку "Рисунок". Тоді виділити область на вільному місці форми - з'явиться вікно "Вибір рисунка", у якому слід знайти потрібний малюнок і натиснути "ОК";

• щоб змінити властивості малюнка, треба відкрити вікно властивостей малюнка за допомогою відповідної кнопки "Властивості" на панелі інструментів, у якому відкрити вкладку "Макет".