2. Підготовка ділових паперів за правилами етикету
Бланк
Один з перших ділових паперів, з якими зустрічається клієнт або замовник,- це бланк фірми. Бланк фірми багато в чому характеризує її, по ньому може скластися перше враження про ділових партнерів. Тому по можливості не варто заощаджувати на фірмових бланках - варто використовувати кращий папір, удатися до послуг гарної друкарні.
На бланку повинні бути присутнім назва фірми, її реєстраційний номер і дата реєстрації, адреса, телефон і факс. Іноді вказують імена директорів фірми (звичайно це робиться в нижньому колонтитулі). Останнім часом на бланку все частіше ставиться адреса електронної пошти у форматі Інтернету.
Не рекомендується вказувати на бланку фірми банківські реквізити- краще при необхідності надрукувати їх наприкінці листа відповідного змісту. На бланку може знаходитися логотип фірми, що буде вигідно при необхідності надрукувати їх наприкінці листа відповідного змісту. На бланку може знаходитися логотип фірми, що буде вигідно відрізняти його від інших. При цьому важливо дотриматись збалансованості малюнкуі тексту. Логотип повинний бути простим, легко пізнаваним і виконаним на професійному рівні. У ряді випадків бланк може бути номерним, тобто внизу чи на звороті вказується його унікальний порядковий номер. Такі бланки підлягають звітності. Іноді використання номерного бланка заміняє використання печатки.
Рис. 1. Зразок фірмового бланку і конверту.
На додаток до бланка добре сприймається виконаний у тім же стилі конверт із логотипом фірми. (Рис. 1) В особистому переписуванні також можуть уживатися бланки й однотипні конверти. У цьому випадку цілком доречно обмежитися вказівкою імені або монограми власника. На особистому бланку може вказуватися також і поштова адреса.
Колір шрифту має велике значення, наприклад, темно-коричневі чи темно-сірі букви на кремовому фоні виглядають традиційно, а чорні на білому- дуже по діловому. Використовуючи кольоровий папір, варто враховувати, що її колір може змінювати колір фарби і чорнила, яким виконаний текст, -так, темно-синя фарба втратить свою синеву на жовтому фоні. Якщо бізнес має динамічний і енергійний імідж, то можна використовувати жовтий і червоний колір, а якщо бізнес «заспокійливий», те можна включити консервативні кольори типу темно-синього чи сірого.
До особливого виду ділових паперів відносяться вдячні листівки з тисненим шрифтом, що замовляються фірмою разом із бланками, візитними картками, конвертами й ін. Їх відправляють у відповідь на різного роду поздоровлення, одержувані посадовими особами від незнайомих людей на честь перемоги на виборах, з нагоди присвоєння почесних звань і призначення на державні посади.
2.2.2.Візитна картка
Візитні картки також сприяють створенню позитивного іміджу, як особистого, так і фірми. Візитна картка- це те, що залишається в знайомого, співрозмовника, ділового партнера після очної чи заочної зустрічі з людиною. Картка повинна не тільки містити ті данні, що він хотів би про себе залишити, але і сприяти збереженню у партнера того іміджу, до створення якого людина прагне. Звичайно візитна картка - це невеликий прямокутник білого напівщільного картону гарної якості з текстом, видрукуваним типографським способом. Чітких правил у відношенні розмірів візитних карток нємає, але звичайно у чоловіків вони можуть бути трохи більше, ніж у жінок, приміром, 90х50 мм і 80х40 мм (у Великобританії візитні картки жінок більше, ніж у чоловіків). Візитна картка молодої дівчини може бути ще менше- як правило, 70х35мм. (Рис. 2.)
Що стосується шрифту картки, то він повинен бути легкочитаємий. Ім'я звичайне виділяється напівжирним шрифтом ледве більшого розміру. Візитна картка може друкуватися мовою країни, де живе або перебуває в даний час власник, або англійською мовою. В країні, де дві офіційні мови, доцільно мати окремі візитні картки на кожній мові.
Візитна картка в більшості випадків повинна мати чорний текст на білому фоні, норми строгого етикету не рекомендують відходити від цієї гами. Папір краще вибирати трохи тоновану із сатинованою поверхнею, на глянсовому папері картки виглядають гірше.
Ділові візитні картки є невід'ємним атрибутом сучасного ділового спілкування. Відправляючись на ділову зустріч, необхідно заздалегідь запастися відповідним кількістю візитних карток. Перше представлення, як правило, починається з обміну ними.
Особливе значення вони мають при спілкуванні іноземцями, що не говорять мовою даної фірми. На візитній картці повинні бути чітко позначені прізвище й ім'я (по батькові) власника, назва фірми або організації і посада, повна поштова адреса та інші данні.
Також на ній доречно помістити логотип організації. У державних чиновників, депутатів на візитній картці можуть бути зображені державний прапор, герб. На діловій візитці іноді вказуються звання або титул, посада, номери телефону (телефонів), факту, електронної пошти. Якщо перемінився телефон, можна акуратно вписати новий номер, закресливши старий. Закреслювати і вписувати нове найменування посади вважається дурним тоном- варто подбати про те, щоб якомога швидше замовити нові візитні картки. Ділова візитна картка без вказівки адреси не відповідає нормам етикету.
Особливу роль грають візитні картки при заочному представленні. У цьому випадку посилка візитної картки прирівнюється до візиту. Більш коректно залишати візитні картки для знайомих особисто- при цьому варто загнути один з верхніх кутів картки або всю картку з лівий чи правовий краї.
На особистій візитній картці крім прізвища й імені можна дати ті додаткові данні, що людина хоче про себе повідомити. Додаткові данні звичайно друкуються більш дрібним шрифтом у правому нижньому куті. Особиста картка може містити і зведення про звання або вчену ступінь власника (професор, доктор, генерал-майор, кандидат технічних наук і ін.)- ці зведення вказуються під ім'ям. На особистій картці закордонного гостя може виявитися не його домашня адреса, або адреса його клубу.
Що ж стосується жінок, то вони звичайно не вказують яких або додаткових данних на своїй особистій візитній картці- тільки ім'я, по батькові і прізвище. Крім того, можна вказати номер телефону, але не саму адресу. Інші дані при необхідності можуть бути внесені від руки.
Різновидом особистої картки є сімейна візитна картка. Ім'я дружини на сімейній візитці ставиться перед ім'ям чоловіка. Адреса на сімейній візитці може не вказуватися.
При заочному знайомстві цілком доречно після призначення на нове місце роботи направити свої візитні картки колегам з інших чи організацій фірм. Направляючи візитні картки заочно, бажано супроводити їх коротким листом або запискою з вираженням надії на продовження знайомства.
В ході ділової бесіди або переговорів буде доречним покласти перед собою візитні картки співрозмовників - це допомагає уникнути помилок у вимові їх імен і посад.
Рис. 2. Структурні елементи стандартної візитної картки: