2. Ділова розмова і технологія ведення переговорів

Будь -яка колективна праця, співробітництво починаються, здійснюються і завершуються за допомогою розмов. Вони виникають, якщо в діалозі домінує згода, якщо учасники мовної комунікації дотримуються так званого принципу кооперації - основного правила ефективного спілкування. Але може утворитися і така взаємодія, у якій переважає незгода. Тоді виникають суперечка, дискусія.

Ділова розмова - вид міжособистісного службового спілкування, що припускає обмін інформацією, поглядами, думками, спрямований на конструктивне розв’язання тієї чи іншої проблеми.

За структурою, тривалістю, функціям розрізняють :

1.Власне ділова розмова - короткочасний контакт, переважно на одну тему.

2.Ділова бесіда - тривалий обмін інформацією, точками зору, що часто супроводжується прийняттям рішень.

3.Переговори - обговорення з метою досягнення угоди з якогось питання.

4.Інтерв'ю - розмова з журналістом, призначений для друку, радіо,телебачення.

У залежності від наявності засобів спілкування можна виділити:

1.Контактну ділову розмову - безпосередній, «живий» діалог.

2.Телефонну розмову –дистантний зв’язок, що виключає невербальну комунікацію.

Основна мета ділової бесіди - переконати партнера прийняти ваші

конкретні пропозиції. Завданнями бесіди виступає одержання службової інформації, взаємне спілкування працівників однієї сфери, спільний пошук, висування й оперативна розробка робочих ідей і задумів, контроль і координація початих заходів, стимулювання трудової активності.

Першу зустріч зі співрозмовником (співрозмовниками) звичайно починають із взаємного представлення, представлення своїх делегацій, розповіді про свої організації, після чого переходять до основної теми розмови. Якщо співрозмовник уже є партнером фірми і мова йде про продовження діалогу, то гарним початком може бути короткий огляд подій з часу попередньої зустрічі. Найкращою темою для початку ділової бесіди може стати обмін думками по загальних професійних проблемах, наприклад, про стан фінансового ринку, про нові тенденції і технології данної справи. Важливо побудувати розмову так, щоб ця загальна тема була близька до теми намічуваної основної розмови і дозволяла незабаром перейти до неї. Якщо в період підготовки до зустрічі ця тема обговорювалася з партнерами письмово, то обмін думками буде гарним початком для розмови. Огляд такого переписування допоможе чіткіше окреслити рамки і спрямованість переговорів, ліквідувати можливі неясності і непорозуміння.

Під час бесіди основне правило - це прояв безумовної поваги до співрозмовника, неуважність може розцінюватися як зарозумілість і безтактність. При будь-який, а особливо при діловий розмові необхідно вміти слухати і витримувати паузу.

З моменту, коли сторони сядуть за стіл переговорів, починається власне переговорний процес, структурними елементами якого є:

• етапи викладу позиції;

• стратегія ведення переговорів;

• тактичні прийоми.

З цих компонентів будується технологія ведення переговорів. Невміння вести переговори чревате не тільки помилками, але навіть зривом переговорного процесу.

Етапи подачі позиції на переговорах мають на увазі послідовність рішення наступних задач:

• взаємне уточнення інтересів, точок зору, концепцій і поглядів учасників;

• їх обговорення (у тому числі висування аргументів у підтримку своїх поглядів, пропозицій, їх обґрунтування);

• узгодження інтересів і вироблення домовленостей.

Типові помилки при веденні переговорів наступні:

• переговори погано підготовлені, оскільки учасники думають, що легше буде вирішити всі питання в ході переговорів. Насправді підготовка до переговорів повинна займати до 80% і навіть більш загального часу;

• за столом переговорів виникають суперечки усередині делегації, що неприпустимо. Коли якісь питання залишилися не погодженими усередині делегації або виникли нові проблеми, то варто запропонувати партнеру зробити перерву;

• у ході переговорів учасники недостатньо уваги приділяють тому, як конкретно можуть бути реалізовані їх пропозиції. Проробляючи пропозиції, обов'язково потрібно вирішити питання їхньої можливої реалізації;

• у делегацію потрапили люди, що не володіють достатнім рівнем професіоналізму, як правило, це буває при завищеному кількісному складі делегації. Усе це веде до зниження ефективності переговорів і може негативно позначитися на іміджі компанії і її керівника;

• не враховуються особливості ділового спілкування й етикету партнера з іншої країни, що веде до непорозуміння.

Шість основних правил, що сприяють успіху переговорів і підтримці сприятливого клімату в процесі їхнього проведення, що повинні неухильно дотримуватись з обох сторін.

1. Раціональність. Необхідно вести себе раціонально, навіть якщо інша сторона виявляє емоції. Неконтрольовані емоції несприятливо позначаються на процесі прийняття рішень.

2. Розуміння. Намагайтесь зрозуміти партнера. Неуважність до точки зору партнера обмежує можливість вироблення взаємоприйнятих рішень.

3. Спілкування. Якщо протилежна сторона вас навить не слухає, то все рівно намагайьеся провести консультацію з нею, тим самим будуть поліпшені відносини.

4. Вірогідність. Не давайте помилкової інформації, навіть якщо це робить протилежна сторона. Така поведінка послабляє силу аргументації, а також ускладнює подальшу взаємодію.

5. Необхідність уникати повчального тону. Не намагайтеся повчати партнера, будьте відкриті для його аргументів і намагайтесь, у свою чергу, переконати його.

6. Прийняття. Намагайтесь прийняти точку зору іншої сторони і будьте відкриті для того, щоб довідатися щось нове від партнера.