Детальная постановка задачи

Следующий этап — детальная постановка задачи. Корректная постановка задачи — уже повышение вероятности успеха и сокращение затрат на проект на 30 — 50%. Четкие ответы на вопрос «Что надо?» часто сразу дают ответ на вопрос «Как делать?». Особенностью российских правил учета является тот факт, что изменения в них часто носят весьма глобальный характер, в результате четкого понимания всех изменений на этапе начала проекта нет ни у кого в организации. Для решения этой проблемы используются приемы, которые рассмотрены ниже.

Описание глобальной цели проекта включает ответы на вопросы «Зачем?» как для внешней среды (Зачем ЦБ РФ издал такую инструкцию?), так и самой организации и ее подразделений (Зачем организации реализовывать этот проект?). Вариантов ответов на последний вопрос может быть несколько: «Чтобы организацию не оштрафовали» (самый неудачный ответ), «Данная инструкция позволит снизить операционные риски от совершения операций» и т.д. Анализ ответов позволит не только более точно понимать детали изменений, но и прогнозировать дальнейшие дополнения и исправления.

Создание единого информационного пространства проекта. В простейшем варианте оно представляет собой директорию, в которой все участники проекта записывают имеющуюся у них информацию и соображения по поводу решаемой задачи. Более сложным вариантом является организация интранет-конференции.

Использование ролевого моделирования процесса подразумевает обыгрывание несколько раз бизнес-процесса всеми его участниками с обязательной регистрацией всех выполняемых действий и пожелании:

Сотрудник бухгалтерии: Я регистрирую документ данного типа в АБС. Ввожу следующие поля: СЧЕТ ПО ДЕБЕТУ, СЧЕТ ПО КРЕДИТУ, СУММУ, НАЗНАЧЕНИЕ...

Пометка: надо вводить еще и статьи расхода...

Сотрудник отдела отчетности: Я формирую отчет группировки платежей по статьям расхода за период. В качестве параметра отчета я должен определять интервал дат. Отчет должен иметь следующую форму:

Данный прием моделирования позволяет максимально использовать имеющийся человеческий капитал, поскольку каждый участник строит свой бизнес-процесс самостоятельно, а общий контроль осуществляет руководитель и представители других подразделений.

Описанные приемы помогут группе более точно понять и написать техническое и бизнес-задание проекта. В бизнес-задании описываются основные функциональные требования, техническое — отражает более детальную информацию, особенности, включая параметры и подходы к реализации. Иногда они подготавливаются разными людьми, но гораздо чаще представляют единый документ, который готовится одним человеком — аналитиком. Далее мы не будем делать различий между этими документами и понятиями.

Следует помнить, что, если точного задания не получится, придется давать системе, реализующей проект, дополнительную гибкость. Но реализация универсальной, гибкой бизнес-функции требует в несколько раз больше ресурсов на разработку и сопровождение, чем статичное решение.

Кроме того, рекомендуется вести разработку двух заданий, которые условно можно назвать: «Программа-минимум» и «Программа-максимум». В первом варианте нужно описать минимальные изменения в организации по сравнению с текущим положением дел, достаточные для реализации основной цели. Второй документ должен составляться с учетом всех пожеланий и перспектив. Как правило, в конце проекта будет реализован некоторый промежуточный вариант. Имея установленный проект бюджета, группа сначала реализует только самые необходимые требования (на это бюджета, как правило, хватает), а потом либо будет дополнять данное решение новыми возможностями, либо аргументирует прекращение работ и возьмет на себя ответственность за это.

В любом случае при постановке задачи, как и везде, вредны крайности. Многие проекты были загублены чересчур грамотными аналитиками, которые месяцами составляли задания, исчисляемые сотнями страниц. Потом сами же с трудом могли понять, что они имели в виду, настолько запутана и сложна была задача или ее описание. Поверхностность также вредна. Исходя из практического опыта, можно сказать, что ориентирами «золотой середины» могут являться параметры объема работ по подготовке технического задания (табл. 15).

Таблица15 Ресурсы и объем работ по подготовке технического задания

Размер банка	Количество выделенных для постановки задачи аналитиков	Примерное время для завершения этапа с учетом согласований	Примерный суммарный объем задания в страницах, с учетом комментариев
Небольшой	2-3	1 — 2 месяца	100-150
Средний	4-5	3 месяца	200-300
Крупный	6-8	4 — 5 месяцев	350-500