4. Обозначение адресата

На документах, предназначенных к отправке в другие уч­реждения, обозначается адресат.

Развитие этого реквизита формуляра также имеет свою историю. Постепенно установились его конкретность, структу­ра, определяемые той ролью, которую играли для автора до­кумента лицо или учреждение — адресат.

В документах XII—XV вв. адресат обозначался в самом тексте. В написании адресата документа XI.I—XV вв. нет чет­кого различия по отношению к происхождению документа: по адресу нельзя определить личный это документ или служеб­ный, социальный статус адресата.

В XVI—XV.II вв. адресат еще не выделяется из текста до­кумента, но его составлению придается особое значение. Чаще всего он повторялся дважды: в начале текста документа (вслед за обозначением автора в царских грамотах и докумен­тах распорядительного характера) и на оборотной стороне до­кумента. Обычно все документы адресовались на имя царя, хотя предназначались к исполнению различными учреждения­ми. На оборотной стороне столбца в середине первого сстава, вдоль его писался адрес.

В XVI11 в. написание адресата, как и других реквизитов формуляра, регламентируется законом. Происходят сущест­венные изменения в адресовании документа. Если в XVI — XVII вв. любой документ, в какое бы учреждение он ни посту, пил, писался на имя царя с указанием царского имени и пол­ного его титула, то в 1700 г. издается специальный указ «О неподаче просьб -мимо присутственных »мест государю, кроме великих государственных дел». Адресат обозначался в начале текста, выделялся в отдельную строку в виде заголов­ка («В Правительствующий сенат», «В государственную Берг- коллегию»).

Обозначение адресата в XIX в. имелось на сношениях, про­шениях, жалобах, отзывах. Правила его написания определя­лись соподчиненностью учреждений. В сношениях разных уч­реждений и низших с высшими адресат начинался с предлога «в»: «В Правительствующий сенат», «В Палату гражданского суда». В отношениях высших присутствующих мест с низшими адресат писался в дательном падеже, что означало: такому-то присутственному месту что-то предписывается или предлага­ется. Например: «Уездному суду», «Губернскому -правлению».

Если документ адресовался конкретному должностному лицу, то при сношениях низшего должностного лица с высшим перед обозначением должности и фамилии указывался его титул — «его превосходительству», «его высокоблагородию», «его благородию» и т. д.

В сношениях равных между собой властен и старших с младшими титул опускался.

В проектах рационализации делопроизводства во II поло­вине XIX — нач. XX в. адресованию документов уделялось осо­бое внимание. Так, «Положением о письмоводстве и делопро­изводстве в военном ведомстве» 1911 г. предусматривалось на­правление документа непосредственно к исполнителю.

В советский период до издания ГОСТов на организацион­но-распорядительную документацию точный порядок адресова­ния документов в законодательных и нормативных актах не определялся. Проект «Общих правил документации и докумен­тооборота» 1931 г. подробно указывал лишь порядок написа­ния почтового адреса адресата: город, название железнодо­рожной станции, ближайшее отделение связи, улица, номер до­ма и т. п. В связи с этим, в инструкциях по делопроизводству разных ведомств мы находим различные указания на порядок адресования на учреждение или на конкретное должностное лицо. Примерная Инструкция о делопроизводстве, утвержден­ная постановлением Совета Министров РСФСР 30 сентября 1961 г., рекомендовала адресовать документы только в учреж­дение, организацию, предприятие, что значительно усложнило путь этих документов к исполнителям. ГОСТы на ОРД впер­вые в практике советского документоведения дают точные и

конкретные указания о порядке адресования документов. Адресат располагается в верхнем правом углу документа (рек­визит 8). В адресате название учреждения и структурной части пишутся в именительном падеже. Например:

Министерство связи СССР Управлекие кадров

Для ускорения направления документа и его исполнения, если известна фамилия руководителя, который будет рассмат­ривать документ, можно адресовать корреспонденцию кон­кретным должностным лицам. В этом случае наименование организации пишется в именительном падеже, а наименование должности .и фамилия получателя — в дательном. Например:

Свердловский государственный университет Заведующему кафедрой т. Смирнову Н. В.

Если документ адресуется руководителю учреждения, ор­ганизации, предприятия, то их название входит в наименова­ние должности и пишется в дательном падеже. Например:

Ректору Свердловского государственного университета профессору...

Составные части адресата: наименование учреждения, наи­менование структурного подразделения, наименование долж­ности, фамилия получателя--пишутся каждая с новой етроли.

На одном Документе ГОСТы рекомендуют проставлять не более трех адресатов. Бели документ направляется более, чем в три адреса, составляется описок на рассылку, а на каждом экземпляре указывается только один адрес. Адрес корреспон­дента обозначается в соответствии с правилами, установлен­ными органами овязи и на многих документах дается вслед за адресатом. Вначале указывается почтовый индекс, затем со­юзная республика, край, область, город, улица, номер дома.