6. Состав удостоверения

Особое значение имеет такой реквизит формуляра, щ состав удостоверения. В него ВХОДЯТ ПОДПИСЬ, печать и гриф; утверждения. От того, как удостоверен документ, зависит его юридическая сила. Поэтому оформлению состава удостоверен ния документа всегда уделялось большое внимание.

Своеобразным было подписание документов до XVIII в. Чаще всего документы подписывали служилые люди: дьяки и подьячие. Обычно подпись («припись») ставилась на обороте документа по слову или слогу на каждом сставе, а кончалась на лицевой стороне листа в последней строке текста. Если столбец был длинный, то подпись повторялась несколько раз. Она писалась так, что половинки букв были на обоих концах бумаги. Современники считали: «Даже если клей держался не-1 достаточно крепко, никто не мог подделать грамоты и не мог приписать в ней -что-нибудь еще»³⁶.

Кроме того, на документе ставилась «скрепа», т. е. под-1 пись подьячего, отвечавшего за соответствие беловика черно-1 вику и правильность его оформления.

Очень редко документы подписывали авторы. Та-к, напри-! мер, подлинный список Соборного Уложения 1649 г. подписа­ли 315 человек — представители духовенства, бояіре, дворяне, посадские люди и др.³⁷. Подписи помещены, на обороте столб­цов. Некоторые документы, относящиеся к освободительной войне украинского народа в середине XVII в., подписаны Бог­даном Хмельницким³⁸. Однако, как правило, авторы, видимо, считали недостойными себя подписывать документы.

Кроме подписей, документы удостоверялись печатью. Пе­чать свидетельствовала о подлинности документа. Еще в нача­ле X в. русские князья употребляли печати с изображением родовых знаков Рюриковичей³⁹.

В Русском государстве употреблялись две государственные печати — большая и малая. Они отличались размеро-м, допол­нительными изображениями и надписью. Изображение на го­сударственной печати оформилось к концу XV в. Главным эле­ментом изображения был двуглавый орел — герб Византии ской империи— «как символ преемственности власти из Рима! и Византии московскими князьями.

Кроме того, воеводы имели печати города. Свои печати име-1 ли центральные государственные учреждения—приказы.!

«сетные учреждения. Существовали печати должностных лип. Они имели самые разнообразные изображения.

Приложением -печати ведали печатники. В XVII в. сущест­вовал специальный Печатный приказ. До XV в. применялись вислые (привешивались к документу) печати. Материалом для _них были металл (золото, серебро), воск, (черный, желтый и красный), смола. С «оица XVII .в. входят в употребление сур­гучные печати. В конце XIV в. появились прикладные печати (прикладывались к документу). Для торжественных случаев до конца XVI в. применялись древние печати — серебряные, вызолоченные вислые печати. Например, грамота Бориса Го­дунова к королеве английской 1598 г. послана «за золотой пе­чатью» ^,0.

В XVIII в. в оформлении состава удостоверения произошли большие изменения. Прежде всего они коснулись (ПОДПИСИ: до­кументы подписываются его автором. Петр I после возвраще­ния из первого заграничного путешествия сам стал подписы­вать акты, исходящие от верховной власти. В .грамоте англий­ской королеве по случаю «бесчестия» (ареста), нанесенного российскому послу Матвееву, указывалось, что подпись Пет­ра 1 была «■собственноручной)» Щ

Правила удостоверения документов были подробно описа­ны в Генеральном регламенте. Так, протоколы должны были I подписывать ївсе члены коллегии. Документы, составленные на основе принятых решений, подписывались членами коллегий, оказавшимися в момент подписания налицо. Кроме подписи, j каждый документ имел «скрепу» (подпись) секретаря, что свидетельствовало о правильности составления документа и соответствии его закону. Указом 30 декабря 1701 г. было за­прещено подписываться уменьшительными именами (вместо «Коська Дементьев» — «Касьян Дементьев»).

В состаїв подписи документов, направленных царю, .входи­ла формула: «Раб твой...», «Вашего величества нижайший раб...». В письмах к вышестоящим учреждениям или лицам были такие словосочетания: «эВашего сиятельства, милостиво­го государя, всепокорнейший слуга...». В состав подписи вхо­дили имя и фамилия: «оПетр Салтыков», указание должности или чина: «Адмирал», «Титулярный советник», «граф», «князь», «Секретарь Тайного совета» и т. д.

Документы правительственных и частных лиц в XVIII в удостоверялись печатью. Широкое распространение получили печати сургучные и так называемые «копченые» (материалом

10. Лихачев Я. Дело о приезде в Москву Антония Посеевина. СПб., 1903, с. ИЗ.

11. «Письма и бумаги Петра Великого», т. 8, вып. 2, М., 1951, с. 1073.

4 49

для получения их являлась сажа). На Печатях оставалось основное изображение—двуглавы А орел со вгадником ц_а груди. Глава 13 Генерального регламента устанавливала по* рядок пользования печатями. Для каждой коллегии предуЭ матривалась печать с изображением государственного герба ч' надписью наименования коллегии. Приложение печати должно было производиться в присутствии двух свидетелей.

В XIX в. правила подписания усложнились. Право подписи документов имели начальствующие лица. Характер подписи зависел от адресата. Документы, посылаемые присутственным местом в Сенат, подписывались председательствующим и все­ми членами; все прочие — председателем и одним из членов] присутствия. Каждый вид документа имел свою специфику подписи. В подписи официальных писем не указывались чин и служебное положение, но письмо кончалось обычной форму­лой: «Примите, милостивый госуда-рь, уверение в совершен- ном почтении и преданности* и далее — имя и фамилия.

Журналы заседаний подписывали все члены присутствия с указанием своего чина и служебного положения. Иногда под­писи помещались под каждой статьей. На протоколах (поста-j новлениях, определениях, решениях), мнениях и приговорах! подписывались также все члены присутствия.

Особое внимание обращалось на оформление выписок копий. В конце их указывалось, кто подписал подлинник: «Подлинный подписали...» или «На подлинном надписано». За- веряли копии должностные лица: «Верно: вице-директор...».I Часто подпись ставили и лица, сверявшие копию с подлинни­ком: «Сверяли: начальник отделения..., столоначальник...».

Кроме подписи, документы скреплялись. Скрепа ставилась на официальных отношениях, подготовленных в канцелярии, на отчетах. Обязательно скроплялись все документы, посылае-, мые в высшие инстанции. Делопроизводитель ставил скрепу под каждой статьей журнала, на описи, ведомости. Окрсша де­лопроизводителя на отпусках означала, что отпуск правильно списан .с отправленного документа.

В конце XIX в. употреблялись три государственные печати: большая, средняя и малая. Применение их было строго рег­ламентировано в зависимости от вида и назначения доку­мента.

В советских документах подпись — обязательный реквизит документа. В первые годы Советской власти на документах проставлялось не менее 2—3 подписей. В последние годы, на­оборот, в ряде инструкций по делопроизводству рекомендует­ся подписывать документ одним должностным лицом. Под­пись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки,

Сели документ готовится на бланке учреждения, в долж­ности подписывающего липа название учреждения не новто- іяется. например: Директор завода (личная подпись)

И. Иванов.

Если документ изготовлен не на бланке, в состав должнос­ти войдет полное наименование учреждения, организации или предприятия. Например: Директор школы N? 867 (подпись) р П. Петров. Заместитель директора фирмы «Заря» (под­пись) И. И. Иванов.

При расшифровке подписи следует указывать оба иници­ала должностного лица. Подписывается обычно первый эк­земпляр документа, изготовленный иа бланке.

Подписание .различных категорий служебных документов регламентируется нормативными актами, регулирующими ра­боту учреждения. Документы, направляемые в вышестоящие организации, партийные и советские органы, в редакции газет и журналов, все распорядительные и наиболее важные внут­ренние документы подписывают руководители учреждений и их заместители. Руководители структурных подразделений подписывают документы в пределах своей компетенции. Если документ посылается по нескольким адресам в вышестоящие инстанции и в неподведомственные учреждения, руководитель подписывает все экземпляры, а в делах остается заверенная копия. При направлении документа нескольким подведомст­венным учреждениям, подписывается только оригинал, оста­ющийся в делах учреждения.

Две подписи и более ставятся гюд документом тогда, ког­да ответственность надает на несколько лиц. Например, на протоколах ставятся подписи председателя и секретаря, на договорах — подписи договаривающихся сторон; на докумен­тах, связанных с денежными и материальными ценностями,— подписи руководителя учреждения и главного бухгалтера и т. д.

В целях повышения юридической силы документа на них проставляется печать. Печати бывают гербовые и простые. Первоначально, после победы Октябрьской социалистической революции, первые советские учреждения пользовались ста­рыми печатями с двуглавым орлом.

Советская гербовая печать была создана в 1918 г. Для нее составлен герб Советской республики, изображение кото­рого было описано в Конституции 1918 г. 26 июля 1918 г. В. И. Ленин, получив первую советскую гербовую печать, сде­лал ее оттиск на письме к К. Цеткин^,2. 3 августа В. И. Ленин Дал задание И. П. Горбунову:

51

«1. Отбить оттиски новой печати и раздать каждому на­родному комиссару под его расписку.

¹² Ленин В. И. Поли. собр. соч., т. 50, с. Щ

4»

2. Заказать такие печати (в меньшем размере) для всех советских учреждений иліи внести в Малый Совет для объеди. нения практических шагов (может быть, выработать общий тип малого размера печати с надписями отдельных комисса­риатов)» Ч

В этот же день СНК РСФСР принял специальное поста­новление о воспрещении советским учреждениям употреблять печати с гербом царской России. Все учреждения, согласно декрету, должны бы ли применять печати с новым, советским гербом.

Гербовая печать — круглая, с изображением в центре герба СССР или Союзной республики, а по окружности пол­ное название учреждения. Правд пользования печатью огова­ривается в положении об учреждении. Гербовая печать ста- ' аится на подлинных документах, содержание которых требует особого удостоверения: договорах; документах, связанных §| получением денег или материальных ценностей (чеки, дове- і ренности и т. д.); документах, удостоверяющих личность, тру-J довой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, дип­лом и др.).

Простые печати могут быть различной формы — /круглые, квадратные, прямоугольные, треугольные. На них герб не] изображается. Простых печатей в учреждении, организации,] предприятии может быть несколько. Простые печати пірїименя-І ются для внутренней документации учреждения, на размно­женных экземплярах распорядительных документов, на справ­ках, пропусках, при опечатывании бандеролей, пакетов. По] характеру материалов, из которых изготовлена печать, они де­лятся на каучуковые и металлические. Металлические печати используются для наложения сургучных печатей на пакетах, при опечатывании сейфов и дверей. Оттиск печати ставится на документе так, чтобы затрагивалась часть подлинной подписи и названия должности.

Кроме подписи, нормативными актами предусмотрена не-1 обходимость утверждения некоторых видов документов: уста­вов, положений об учреждениях и их структурных частях, штатных расписаний, инструкций, некоторых разновидностей! протоколов и др. Утверждение документа производится после его подписания. Утверждение санкционирует содержание доЛ куімента или распространяет его действие на определенный! круг организаций.

В соответствии с требованиями ГОСТов гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, должности лица, утвержда| ющего документ, его личной подписи, ее расшифровки и даты- Располагается гриф в правом верхнем углу по образцу:

із Ленин В. И. Поли. собр. соч., т. 50, с. 1'34,

УТВЕРЖДАЮ Начальник Главного управле­ния машиностроения Мини­стерства промышленности стро­ительных материалов УССР (личная подпись) И. И. Ива­нов

05.03.73

При утверждении документа постановлением, решением или приказом гриф утверждения оформляется по форме:

УТВЕРЖДЕНО -приказом директора фабрики «Швея»

от 01.04.76, № 34

\

Тексты наиболее важных документов обычно перед подпи­санием согласовываются с заинтересованными должностными лицами, струїктуїрньїміи подразделениями, учреждениями. В хо­де согласования определяется правильность зафиксированных в документе решений, их соответствие действующему законо­дательству, учитываются интересы различных структурных подразделений или учреждений. Внутреннее согласование до­кумента оформляется визой. Виза состоит из должности визи­рующего лица, его подписи, расшифровки фамилии и даты. Например:

Декан химического факультета (подпись) В. П. Соколов

18.02.75

При внешнем согласовании документа, в соответствии с требованием стандарта ставится гриф согласования, состоя­щий из слова Согласовано, наименования должности лица, с которыми согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, на­пример:

СОГЛАСОВАНО Начальник финансового Управ­ления

(личная подпись) И. И. Ива­нов і 25.05.73

Гриф согласования располагается ниже .подписи на послед­ам листе документа или на отдельном листе согласования, "исьма визируются на копиях, остающихся в делах учрежде­ния. Внутренние документы визируются на первом экземнля- рєчподлиінникє.