7. Отметки на документах

Особую нагрузку в формуляре несут отметки на докумен­тах. Для документов раннего периода, до XVII в., они помога­ли определить дату их составления, способ передачи и степень секретности. Самой распространенной была отметка о времени получения документа. Учреждение, получившее документ, д». л ало на нем отметку обычно на обратной стороне под адресом На исходящих документах делали отметки о времени от­правления по назначению. Кроме того, имелись отметки с ука­занием имени подъячего, переписавшего документ набело Встречаются отметки о секретности! «написано о тайных де. пах».

В XVIII в. отметка о получении документа пишется по верхнему полю первого листа документа над текстом: «Полу­чено июня 8 дня 1782 году». Имеются отметки о рассмотрении документа («Слушан 8 день июня»; «Докладов а но того же июня І 7-го дня»), о характере пересылки документа («послано с смоленским денщиком с Петром Кирилловьвм сыном Ботки­ным, Меусова полку»; «послана через Москву по почте»). В XVIII в. появились заверительные отметки: «За подписа-1 нием тайного секретаря Петра Павловича Шафирова».

В XIX в. в правилах оформления документов большое мес-1 то отводилось «особым пометкам». Они подчеркивали степень I важности документа: «нужное», «весьма нужное», «секрет-1 ное», «в собственные руки». Эти отметки делались на правой I стороне первой страницы документа. Другого рода отметки! фиксировали дату поступления документа и его репістрацич.І В конце документа, на последней его странице указывалось,! когда и за каким номером документ был исполнен.

Важное значение для характеристики документа имеютI резолюции — надписи о характере и способе разрешения вон-1 роса, затронутого в документе. На документах XVI—XVII вв.1 такая надпись делалась дьяком («дья-чья помета») на оборотеI сверху. Если документы не требовали дальнейших действий с| ними, то писались такого рода пометы: «вклеить в столп», «взять отписку к отпуску», т. е. подклеить к о тату оку того до­кумента, ответом на который являлась полученная отписка.

В XVI11—XIX вв. резолюции писались на лицевой стороне документа. В них выражалось отношение начальствующего лица к существу разрешения вопроса: «разрешить», «откло­нить...», «утвердить» (в должности) с 1 февраля ...»; или сооб­щалось о последующих действиях с документом: «к сведению», «к делу», «к докладу со справкой».

В советских учреждениях прохождение и исполнение до­кумента также сопровождается проставлением на нем соот­ветствующих отметок. При получении документа на нем про­ставляется регистрационный штамп. По государственному

стандарту ui»«.«.. иучл.іавляется внизу оправа на первом листе документа (см. реквизит 26). Регистрационный штамп вклю­чает название учреждения, организации, предприятия, в кото­рое поступил документ, дату получения и регистрационный номер.

Порядок и характер исполнения документа указывается в резолюции. Резолюция должна отражать отношение руково­дителя к вопросу, затронутому в документе, и указывать «а порядок решения его. Интересно замечание В. И. Ленина по поводу резолюции, сделанной в записке Н. П. Горбунову:

«Излишне и нелепо, что, просмотрев бумаги, Вы пишете «на просмотр В. И.» (!??) ((это и так ясно)) или «полагал бы то-то».

Надо писать в 3-х строчках суть дела. Иначе не к чему Вам смотреть» ^м.

Место для резолюции определено стандартом в правом верхнем углу (см. реквизит 9). На письмах резолюция распо- іагается между адресатом и текстом документа. Резолюция. І должна быть подписана и датирована. Написание резолюций к на отдельных листочках не рекомендуется.

Отметка о взятии документа на «контроль помещается на К полях слева (см. реквизит 17).

После исполнения документа на .нижнем поле лицевой сто- I роны слева (реквизит 25) должна быть «проставлена отметка К об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка I об исполнении должна содержать краткую справку об ігспол- І нении или указание на посылку ответного документа, слова I «в дело» и указание номера дела по номенклатуре, в которое I данный документ подшивается.