1. Формуляр документа

Отдельный документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами: наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т. д. Различные доку­менты состоят из разного набора реквизитов. Число реквизи­тов, характеризующих документы, определяется целями созда­ния документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Помимо реквизитов документ могут характеризовать и такие признаки, как оригинальность и копийность, подлин­ность или подложность, физическое состояние документа, фор­мат бумати, ее качество, цвет, способ изготовления документа и т. д.

Для многих документов число реквизитов строго ограниче­но. Отсутствие или неправильное указание какого-либо рекви­зита в служебном документе делает документ недействитель­ным. Для ряда документов, выдаваемых органами государст­венной власти и государственного управления, состав рекви­зитов документов установлен в законодательных и норматив­ных актах. Например, для паспорта, трудовой книжки, дипло­ма, свидетельства о рождении и т. д.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документов, называется типовым форму­ляром. Типовой формуляр характеризуется определенным ко­личеством реквизитов, расположенных в строгой последова­тельности. Например, в формуляр заявления входят следую­щие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа (за­явление), текст, подпись, дата.

Формуляры различных видов документов складывались на протяжении многих веков. Первоначально документ представ­лял собой единый текст, в котором не были выделены какие- либо реквизиты. Так, реквизиты — автор, дата, адресат — вхо­дили во вступительную или заключительную части текста. Но вместе с тем уже в глубокой древности каждый вид документа

3

33

оформлялся по-разному. Определенная разновидность д_0ку мента приобретала -все более устойчивую форму изложений содержания, однотипное оформление его отдельных реквиз)? I тов. Постепенно к началу XVIII в. каждый реквизит приобр_е' Е тал самостоятельное значение, занимал постоянное место 1 формуляре, его оформление 1 расположение определялись I нормативными актами.

•В советский период большое внимание уделяется введению единообразия в оформление и составление документов. | 1920-е годы начались работы по унификации и стандартизации документов, были разработаны первые государственные стан, дарты на документы, касавшиеся, главным образом, их формы, размещения реквизитов I

В 1960-е годы унификация и стандартизация документої выдвигается как одна из составных задач в общей проблемі создания Единой государственной системы делопроизводства

В 1965—1975 гг. разработаны стандарты, устанавливающиі требования к отдельным системам документации, применяе мым в сфере управления (внешнеторговой, внутриторговой, ор ганизационно-распорядительной, первичной, учетной и др.).

В основу унификации и стандартизации положен принад создания общей модели построения документов. Такие графи ческие модели или схемы построения документов получил название «формуляров-образцов».

Формуляр-образец—это совокупность расположенных в ог ределенной последовательности реквизитов, присущих все] видам данной системы документов. В нем перечисляются, реї визиты документов системы и устанавливаются границы pat положения каждого реквизита. Проектируется формуляр-Ы разец на конструкционной сетке, соответствующей парамеї рам пишущих машин и расположенной на стандартном формі те бумаги А4—(210x297). На основе формуляра-образц бланки документов строятся с учетом межстрочных интерв» лов и шага письма .пишущих машин, что позволяет один pal привести каретку машищш к бланку и заполнять его, пользе ясь только рычагом перевода строк. Расположение реквизи тов всегда в одном и том же месте помогает быстро найт! нужные данные при ознакомлении с документом, применит! метод однократной записи.

Применение государственных стандартов вводит единоо» разие в оформление документов, что является необходимы* условием для механизации и автоматизации работы с ним* повышает культуру управленческого труда.

і ОСТ 2479—248! — Деловые письма. ОСТ 1780 — телефонограммы. ОСТ 1781 — протоколы заседаний. ОСТ 1782 —извещения о заседаниях.

В 4972 г. утверждены первые два стандарта на организа­ционно-распорядительную документацию: ГОСТ 6.38-72- «Основные положения» и ГОСТ 6.39—72—«Формуляр «обра­зец»- При разработке стандартов на организационно-распоря­дительную документацию прежде всего был определен макси­мальный состав реквизитов этой категории документов.

В государственном стандарте ГОСТ 6.39—72—«Формуляр- образец»—перечислены следующие реквизиты:

І Государственный герб СССР или союзной республики.

2. Эмблема организации или предприятия.

3. Изображение правительственных наград.

4. Коды.

5. Наименование министерства или ведомства.

6. Наименование учреждения, организации или предприя­тия.

7. Наименование структурного подразделения.

8. Адресат.

9. Резолюция.

10. Гриф утверждения.

Н Индекс предприятия связи, почтовый или телеграфна,і адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер те­лефона, номер счета в банке.

12. Название вида документа.

13. Дата.

14. Индекс.

15. Ссылка на индекс и.дату входящего документа.

16. Место составления или издания.

17. Отметка о контроле.

18. Заголовок к тексту.

19. Текст.

20. Отметка о наличии приложения. ' 21. Подпись.

    22. Гриф согласования.

    23. Отметка о заверении копий.

    24. Визы.

    25. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

    26. Отметка о .поступлении.

Стандарты закрепляют за каждым реквизитом строго опре­деленное место, что особенно важно при механизации работ с документами. Каждому реквизиту с постоянной информаци­ей отводится место с учетом максимального набора печатных знаков при его написании. Место каждого реквизита показано графически в ГОСТе 6.39—72—«Формуляр-образец». Рекви­зиты в формуляре-образце расположены с учетом последова­тельности операций по подготовке, оформлению и использова­нию документа.

3* 35

В XIX в. автор документа обозначался в бланке. Бланки писались от руки, изготовлялись типографским способом или проставлялись с помощью резинового штемпеля, располага­лись в левом верхнем углу листа документа. Бланки были двух видов. Один вид включал: наименование ведомства, уч­реждения, структурной части, от которой исходил документ, дату отправления документа, номер его по реестру исходящих документов, указание места составления. Кроме того, в состао бланка иногда входил заголовок к документу:

Министерства духовных дел и народного просвещения.

Департамента народного про­свещения.

Секретарский стол.

В Санкт-Петербурге 3 ноября