1. Понятие «документ»

Определение документа может быть дано через специфику его понимания на разных этапах исторического развития. По­нятие «документ» теснейшим образом связано с информацией, поскольку документ является ее основным носителем. «Инфор­мация» в rt^fltl^i означает новости, сведения, данные. «Поня­тие «информация», .применяемое в социально-гуманитарных науках, может быть истолковано как некоторая совокупность сведений (сообщение), определяющих меру наших знаний о тех или ины>х событиях, явлениях, фактах и их взаимосвязи»¹².

В технических и естественных науках, развивших особую теорию информации, существует иное, специфическое пред­ставление об информации,-которое, властности, легло в основу современной .кибернетики.

Многозначность понятия «информация», существующая в современной науке¹³, вовсе не снимает того очевидного факта, что информация есть важнейший аспект отражения матери­ального ми)ра, в том числе (когда речь идет о человеческом обществе) социального отражения. «Наиболее общим приз­наком всех без исключения особенных форм, видов информа­ции является то, что информация оказывается стороной отра­жения»¹⁴. Таким образом, суть информации может быть рас­крыта лишь на основе ленинской теории отражения.

Обмен информацией является .необходимым условием жиз­ни человеческого общества. Информация всегда помогала пра­вильно отражать происходящие события и воздействовать на них. Но лишь с .появлением начертательного способа фиксации информации — письма — можно говорить о документе.

Документы появились как дополнительное (к звуковой ре­чи) средство общения людей. Они бьілиївьізіваньї к жизни пре­жде всего необходимостью запечатлеть, закрепить и передать

. то или иное сообщение. Носители, материальные предметы, на которых фиксировалась информация, выполняли в древние времена главным образом функцию свидетельства. Поэтому латинское слово documentum (от doceo — «учу» или «изве­щаю») означало «•доказательство», «"свидетельство».

В русском языке термин «документ» поя-вился в XVIII в. Петр I перевел ело как «письменное свидетельство»⁴. Следова­тельно, документу придавалось прежде всего правовое значе­ние. Понятие документа как письменного источника, имеюще­го юридическую силу, сохранилось и в XX в. В энциклопедиче­ском словаре Ф. Павленкова документом считается: I) вся­кая бумага, составленная законным порядком и могущая слу­жить доказательством/прав на что-нибудь (права имуществен­ного, права состояния) или выполнение каїких-либо обязаннос­тей (условия, договоры, деловые обязательства); 2) вообще всякое письменное доказательство»⁵.

Однако в нормативных актах дореволюционной России XIX — нач. XX в. по организации управления и делопроизвод­ства термин «документ» почти не употреблялся. Так, в инст­рукции губернскому почмей'стеру (СОб., 1<807) документы на­зываются «делами» или перечисляются их конкретные разно­видности. «Общее учреждение губернское», «Общее учрежде­ние министерств» 1811 г., «Положение о іписьмоводстве и дело­производстве в военном ведомстве» 191.1 г. и др. называют до­кументы «делами», «бумагами», «актами».

■В практической деятельности учреждений понятие доку­мента также отождествлялось с понятиями «деловая бумага», «акт», «дело». Так, правитель канцелярии попечителя Москов- кого учебного округа докладывал на заседании Совета «под­линные дела с нужными справками». Регистрацио-нные жур­налы назывались «журналами входящих и исходящих бумаг», и т. д. Несмотря на то, что в середине XIX в. в «Законах граж­данских» получили точное определение такие термины, как акты крепостные, явочные, домашние, нотариальные, на прак­тике и эти акты называли «бумагами», а бумаги — «делами».

Законы и документальные материалы учреждений дают возможность определить, -какой смысл вкладывается в каждое из этих понятий. Так, «бумагой», или «деловой бумагой» назы­вается всякий входящий, внутренний или исходящий документ, касающийся всех вопросов, кроме тех, которые были связаны | определением или установлением каких-либо прав и обязан­ностей. «Актом» (в первой половине XIX в.) назывался доку­мент, в -котором излагались права и обязанности одного или нескольких лиц, а также документы, могущие служить дока­зательством.

В литературе по вопросам делопроизводства также упот­реблялся термин «бумага» как синоним документа. В 1858 г. было опубликовано «Руководство к наглядному изучению ад­министративного .порядка течения бумаг в России». Называет документы «бумагами» в своих работах и И. И. Рихтер¹⁵. Н. В. Варадинов в своем труде употребляет термины «деловая бумага», «дело» для обозначения понятия документа. Само делопроизводство Н. В. Варадинов определяет как науку, «из­лагающую правила составления деловых бумаг, актов и самих дел»¹⁶.

Следовательно, если в XVIII в. в определении документа подчеркивалось .прежде всего его правовое назначение, то в XIX в. выделяется новый аспект: значение документа в управ­лении. Документом считается информация, зафиксированная по ф^рме и предназначенная для осуществления процесса уп­равления. О выделении в документе управленческой функции свидетельствует и факт появления многочисленных «руко­водств» по составлению документов¹⁷.

В советское время термин «деловая бумага» как синоним документа употребляется в некоторых законодательных ак­тах ¹⁸, повторяла его и литература 20—30-х г.¹⁹ Так, в 1928 г. Наркомат внутренних дел издает приказ о классификации «исходящих бумаг в отношении порядка и подписания по вос­ходящей степени и важности».

.Постепенно термин «деловая бумага» заменяется «служеб­ным документом». Так, в постановлении ЦИіК и СН;К от 7 июля 1932 г. говорится о правилах хранения «служебных документов»²⁰. В нормативных актах, литеїратуре, в практике работы советских учреждений прочно утвердился термин «до­кумент».

На-ряду с этим существует понятие «акт» для обозначения документов, относящихся к сфере управления и права. Они включают в себя практически все действия органов власти и государственного управления, оформленные документально. При помощи актов органы государства в пределах -своих пол­номочий регулируют общественные отношения, организуют хо­зяйственную, государственную, культурную и общественно-по­литическую жизнь, охраняют общественный порядок, защища­ют права граждан и законные интересы учреждений и органи­заций. В актах государственного управления содержатся пред­писания для исполнения^,2.

В существовавших определениях документа подчеркива­лась прежде всего его правовая основа. В «Толковом словаре русского языка» 1935 г. документом называется: «письменное официальное удостоверение, свидетельствующее о личности предъявителя»²¹. Постепенно определение документа расши­рялось. Особо выделяются «служебные» и «счетные докумен­ты» ^,4. Появляется термин '«исторические документы». Ими считаются «летописи, хроники, записки и т. п., свидетельству­ющие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т. п.».²²

Таким образом, в определении документа совершенно чет­ко можно выделить три аспекта—правовой, управленческий, исторический. Но поскольку документ является объектом ис­следования многих научных дисциплин, в определениях его обычно преобладает какой-то один а'спект, и хотя информаци­онная природа его очевидна, само понятие «документ» опре­деляют различным образом, так как за основу берут разные критерии — цель создания, форму, способ воспроизведения информации и т. д.

Документалисты, изучающие овойства документа и содер­жащуюся в нем информацию, организацию документных пото­ков и массивов, определяют документ как любой материаль­ный носитель с закрепленной информацией на любом языке и любым способом для последующего обращения в информа­ционных системах ^,6.

Ш правовой науке документы изучаются как средство доку­ментирования и доказательства правовых отношений. Истори­ческая наука рассматривает документ как важнейший истори­ческий источник. Вспомогательные исторические дисциплины, изучающие исторические источники, особое внимание уделяют группе письменных источников — документов (понятие «ис­точники» шире, чем понятие «документ». Историческим источ­ником считают отражающие исторический процесс предметы материальной культуры, памятники письменности, идеологии, нраеой, обычаев, языка).

Архивоведение — история и организация, теория и практи­ка архивного дела — занимается главным образом докумен­тами в их ретроспективном качестве.

Общие закономерности создания документа, складывания и развития систем документации и систем документирования во Всех областях человеческой деятельности изучает научная дисциплина доікументаведение. Поэтому понятие документа у документоведав носит обобщающий характер, включает все категории документов и в то же время уточняет границы до­кумента.

По государственному стандарту на делопроизводственные и архивные термины, документ — это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.²³

В этом определении следует обратить внимание на следу­ющее:

1. Документ является результатом прежде всего созна­тельной человеческой деятельности. Закрепление информации выполняется при прямом участии человека, когда он создает документ, или при косвенном участии, когда информация за­крепляется техническими средствами, созданными человеком.

2. Сознательно закрепляемая информация не может быть выражена без слов или каких-либо знаков или символов (ма­шинных кодов), поскольку она является мысленным отобра­жением действительности.

Таким образом, основное смысловое значение документа обобщено в определении его как средства закрепления инфор­мации. Существенно и то обстоятельство, что информация о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека может быть закреплена различным способом — письмом, графикой, фотографией, зву­козаписью и т. д. И, наконец, немаловажную роль играет то, что документ создается на материале, специально изготовлен­ном — папирус, пергамент, бумага, фотопленка и т. п.

2. Функции документа

Документ обладает определенными функциями. Функция документа есть его целевое назначение, органически присущее ему, независимо от того, осознана или не осознана она авто* ром. Иными словами, фиксируя в документе информацию, его автор далеко не всегда программирует какую-либо функцию.

Изучение функций имеет существенное значение, поскольку дает возможность:

1. уяснить подлинную цель создания документа и заклю­ченной в нем информации;

2. .правильно понять роль документа в данной социальной структуре, в данной системе экономических и соцлалыю-поли- тических связей;

3. провести более четкую научную классификацию доку­ментов;

4. сформулировать определенные требования к их органи­зации, содержанию и форме и в известной степени — к техно­логии обработки;

5. подвести теоретическую базу под рационализацию .до­кументооборота и отчасти управления.

Не существует документов, несущих лишь одну, строго очерченную функцию. Исследования советских ученых показа­ли, что документ полифункционален, т. е. в одном и том же документе наблюдается переплетение различных функций. Поэтому разграничить их можно только условно, дли удобства классификации и анализа.

Критерием классификации функций является -специфика со­держания документа, которая в свою очередь определяется по­требностью в реализации той или иной общественной функции. Эта потребность и обеспечивает целенаправленный характер документирования явлений объективной действительности. Можно выделить следующие функции документа: информаци­онную, социальную, коммуникативную, культурную, управлен­ческую, правовую, учета, исторического источника.

Поскольку содержание и само понятие ^документ» нераз­рывно связаны с материализацией информации, постольку основной и наиболее обобщающей функцией документа слу­жит информационная. С прогрессом общественного развития, углублением дифференциации общества растет количество и разнообразие информации. Для сохранения 1 передачи инфор­мации человек стал закреплять ее сначала с помощью пись­менности, затем книгопечатания, литографирования, фоноза­писи, фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования, ЭВМ и т. д. Преднамеренная фиксация информации с целью ее сохранения и передачи и определяет содержание информа­ционной функции. Характерная особенность информационной функции состоит в том, что она присуща всем без исключения документам, ибо необходимость фиксировать информацию (которая, в свою очередь, отражает процессы, происходящие в материальном мире)—(причина появления любого из них.

Как уже явствует из определения, информационная функ­ция имеет сложную структуру. Важнейшим качеством доку­мента, выполняющим эту функцию, является его информаци­онная емкость (или инфоірмаїционньїй потенциал), т. е. коли­чество и качество информации. Информационная емкость определяется такими показателями, как -полнота, объектив­ность, достоверность, оптимальность, актуальность информа­ции. На информационную функцию оказывают «влияние спе­цифика и способы поиска, хранения, передачи, использования информации, а также ее доступность, — лежащие, строго гово­ря, за пределами документа как такового.

Информацию, содержащуюся в документах, можно подраз­делить на ретроспективную (относящуюся к прошлому), опе­ративную (текущую) и перспективную (относящуюся к буду­щему). Существуют и другие системы классификации инфор­мации, Ц частности, разделение ее на первичную и вторичную, динамическую и статическую, по жанрам,- видам, носителям, срокам использования и т. д.²⁴

■Все остальные функции документа в принципе.можно трак­товать как различные аспекты, составные части подфункции именно этой, основополагающей функции, поскольку они бази­руются на разных модификациях или интерпретациях содер­жащейся в документе информации. Однако специфика этих ас­пектов столь существенна, что позволяет каждому из них с полным правом претендовать на . статус самостоятельной функции.

Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т. е. информация о процессах, происхо­дящих в обществе. Социальная функция документа состоит в запечатленіии, сохранении и передаче именно социальной ин­формации. Социально значимым, т. е. выполняющим опреде­ленную социальную функцию, является любой документ, по­скольку он порожден той или иной общественной потреб­ностью. Социальная информация может содержаться кж в готовом виде, не требующем раїсшифровмн, так и в фор-ме, ко­торая позволяет извлечь ее только в результате анализа, с по­мощью применения специальных методов и приемов исследо­вания.

В то же время документ не только является продуктом оп­ределенных социальных отношений, но и сам может воздейст­вовать на эти отношения, в известной степени способствовать

формированию их. Поэтому социальная функция документа определяется, помимо всего прочего, и его местом, ролью в данном обществе, в жизни государства.

Иначе говоря, есть документы, которые лишь отражают процессы, происходящие і обществе, а есть и такие, которые сами влияют на социальное развитие. Последние могут как стимулировать это развитие, так и тормозить его. Документы этой категории как бы вдвойне социальны: они несут .социаль­ную информацию и одновременно играют конкретную роль в функционировании общественного механизма.

В том случае, когда оказывается, что данный документ фальсифицирован, содержащаяся в нем .информация не пере­стает быть социальной. Более того, таїкой документ позволяет выяснить, ка-кой общественной потребностью была вызвана фальсификация. Это проливает новый свет на характер данно­го общества, данного учреждения, группы людей или отдель­ного человека.

Изучение социальной функции документа, ее правильное уяснение помогает воспроизвести механизм действия общест­венной машины. С этой точки зрения, значение документа тем выше, чем объективнее в нем отражено функционирование общества и закономерности его структуры. Социальная ин­формация— это информация не только об обществе, но и о личности в ее социальном аспекте, т. е. о социальных связях личности. Следовательно, социальная функция документа — это также та или иная степень отражения в нем деятельности, места и роли данного человека («как существа общественного) в данном обществе.

Тесно связана с информационной коммуникативная функ­ция документа. В какой-то степени ее можно рассматривать как частный случай информационной, но она выделяется в отдельную функцию потому, что у нее есть своя» ярко выра­женная специфика, а именно—передача информации во вре­мени и пространстве. По своему содержанию коммуникатив­ная функция есть функция организации и поддержания ин­формационной овязи между членами общества и между раз­личными частями общественной и государственной организа­ции. Она играет, таким образом, социально цементирующую роль.

При внимательном рассмотрении обнаруживается, что* у коммуникативной функции есть две подфункции. Это позволя­ет соответственно выделить две .категории документов:

1) документы, ориентированные в одном определенном на­правлении: а) сверху вниз (т. е. от законодателя к исполните­лю, от начальника к подчиненному) и б) снизу вверх (от ис­полнителя к подчиненному).

Ж і⁶

2) документы двустороннего действия, взаимосвязанные |§

между собой (служебная и личная переписка, договоры и т. д.). ,

Одна из важнейших функций документа — культурная. В данной функции он выступает в качестве средства закрепле­ния и передачи культурной традиции. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию с помощью письменных, печатных, фото- и фоно­графических способов запечатления и предназначенный для реализации определенной общественной потребности. L

Документы в этой функции фикаируют и закрепляют тра­диции, системы ценностей, поведения и деятельности, навыки, ритуалы, выработанные и сохранившиеся в обществе. В опре­деленном аспекте документы можно рассматривать как инст­рукцию по применению этих систем, навыков, образцов и т. д., а само документирование—как процесс закрепления, концен- ||

трации и трансляции культуры. Культурную функцию наибо­лее эффективно выполняет комплекс документов. Именно в нем можно проследить концентрацию культурных традиций, j систем ценностей, образцов деятельности, обычаев, ритуалов, I норм поведения.

В управленческой функции документ выступает как сред- | ство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе реализации управления, т. е. наиболее значительный массив документации. Сюда относятся как документы организацион­но -раопорядителыюго характера (положения, уставы, поста­новления, распоряжения, решения, приказы, протоколы, цир­куляры, предписания и.т. д.)", так и документы еправочно-ин- формационные (справки, сводки, служебные письма, от­ношения и т. д.). Из многообразных средств управления — ор- г ан из а-ц ио н н ы х, зко номи чески х, инфор/м а ци онно - логи ч еюки х, социально-'паихолопических — только организационные мате­риализуются в документе.

Управление может быть эффективным лишь при наличии новой, актуальной, в том числе опережающей, информации, которая позволяет принимать своевременные и правильные ре­шения. Поэтому основное свойство документов, обладающих управленческой функцией, — их оперативный характер. Осо­бенно наглядно это выявляется в критических ситуациях. На­пример, информация об авариях, поступившая поздно, не имеет должной ценности, поскольку ничего изменить уже нельзя. Если же такая информация поступает вовремя и со­держит прогноз событий, то она обладает большой ценностью, поскольку позволяет принять действенные профилактические меры. Опережающая информация необходима, конечно, не только в аварийных .ситуациях, но и ^ при повседневном функ­ционировании управляющих оист&м.'Требование оперативно-

2 [ J Г j и II

сти дополняется требованием качества, т. е. оптимальности §|р| шеашй и других управляющих воздействий, фиксируемых кументом.

Документы, обладающие управленческой функцией, |Э I держат необходимое количество информации. Поэтому они I играют большую роль в информационном обеспечении упра.в. I леніия. По мере расширения производства процесс управления усложняется. Возникает необходимость новых информациоц- I ных потоков.

Уровень обработки информации определяется «иерархией I функций ашарата управления. На первом уровне производит- I ся сбор первичных данных, т. е. информации о фактическом I состоянии дел, «которая вы-ражается обычно в цифровой фор. I ме. На втором уровне первичные данные подвергаются груп- I пировке и обобщению. Этот процесс реализуется в сводках, рапортах, отчетах и тому подобных документах. На третьем уровне «выделяется информация, необходимая для решения за- дач управления. Она фиксируется в документах, содеіржащнх анализ и оценку как положения дел, так и различных управ­ляющих воздействий. На более вьґ-соких уровнях обработки информации подготавливаются варианты возможных решений. Однако окончательное решение принимается самим руководи­телем.

Информацию, обеспечивающую основную функцию управ­ления, — регулирование¹⁹, можно «разделить на ідіва ©ада: осве­домительную и распорядительную. Осведомительная информа­ция формируется, главным образом, на низших уровнях управ­ления. В процессе передачи ее «вверх», т. е. при движении от низших ступеней управления к высшим, .происходит ее сжатие, устранение избыточности и дублирования. Распорядительная информация генерируется на выоших уровнях управления. При движении ее «вниз» средние и низшие звенья управления обычно вырабатывают дополнительную информацию²⁵.

Управленческие документы имеют две основные под­функции:

1) стабилизации, нормального функционирования и совер­шенствования государственной системы в целом и каждого го­сударственного учреждения в отдельности;

19. Под регулированием понимается сохранение состояния объекта У^п' равления согласно заранее заданным нормам и предписаниям (указани­ям). (Урсул А. Д. Проблема информации в современной науке. Философ­ские очерки. М., 1975, с. 223.)

20. См. об этом, например: Глушков В. М., Доброе Г. Щ„ Tepeuft^H' ко В. И. Беседы об управлении. М., 1974, с. 33—36; Мамиконов А. Г. Управ' ление и информация. М., 1975, с. 113—116.

2) обеспечения нормального функционирования каждого члена данного социального института и данного общества в его конкретной социальной роли²⁶.

Документы, выполняющие управленческую функцию, мо­жно классифицировать в соответствии с элементами государ­ственного управления (прогнозирование, планирование, рабо­та с информацией, принятие управленческих государственно- властных решений, организаторская работа и регулирование, контроль) или в соответствии с функциями учреждения (об­щее руководство, планирование, финансирование, материаль­но-техническое обеспечение, -подготовка кадров и др.).

Управленческие документы отражают в специфической форме как структуру, так и стадии и циклы управления и в то же время сами оказывают серьезное воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ предстоит прежде всего в регулятивной, нормативной роли—-как регуля­тор различных сторон деятельности общества; государства, уч­реждения.

Правовая функция — функция фиксации, закрепления .и из­менения правовых норм и правоотношений. Существуют две | категории документов, наделенных правовой функцией:

1. изначально обладающие ею;

2. приобретающие ее на время.

В .первую категорию входят все документы, устанавливаю- I щие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоот- § ношения или прекращающие их действие, а также другие . документы, влекущие за собой юридические последствия. К і ним относятся, правовые акты представительных и распоряди- I тельных органов²⁷, т. е. все правовые акты органов государст- I венной власти (указы, законы, постановления и т. п.), судеб- t ные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты и, кро- I ме того, акты управления, издаваемые учреждениями, пред-. І приятиями и организациями и влекущие за собой определен- ; ные юридические последствия (приказы, распоряжения, инст- I рукции и т. д.). Сюда же следует зачислить документы, фикси- \ рующие договорные отношения: а) между государствами Г(пакты, договоры, трактаты, конвенции, соглашения и т. д.); і б) между государством и учреждением (жалованная грамота, І государственный акт на вечное пользование землей); в) меж- I ДУ учреждениями (акцепт, договор поставки, долевой дого­вор); г) между лицом и государством (жалованная, тархан­ная грамота); е) между лицом и учреждением (вкладная

грамота, подрядная за-пись, трудовое соглашение, контракт); ж) между частными лицами (данная, откупная, купчая, ка­бальная, закладная грамота, раздельная запись, расписка).

В эту же категорию входят такие документы, как метриче­ские свидетельства, .паспорта, дипломы об образовании, оправ­ки с места работы и с места жительства и т. д., и оправдатель­ные финансовые документы (приемные и сдаточные акты, на­кладные, приходные ордера на поступившие материалы, сче­тно-платежные требования на отпущенную продукцию и т. п.).

Ко второй категории принадлежат все документы, которые могут быть использованы как доказательство в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и органах управления. Например, сберегательная книжка или опись иму­щества признаются в нотариате доказательством факта нали­чия наследственного имущества, на основании 'которого (на­ряду с другими доказательствами) выдается свидетельство о праве на наследство. Список научных трудов, сам по себе ли­шенный какого-либо юридического значения, играет сущест­венную роль при зачислении на должность, (присвоении учено­го звания, как доказательство пригодности к исследователь­ской и преподавательской работе.

В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией. Так, документ, признанный судом в качестве вещественного доказательства, приобретает характер юридического факта, и, следовательно, правовую функцию.

Все документы, относящиеся к первой категории в еще большей степени, чем управленческие документы, играют со­циально-регулятивную .роль.

Функция учета ближе всего стоит к социальной, но если социальная функция закрепляет какую-то качественную опре­деленность, то функция учета дает количественную ха­рактеристику информации. Функция учета есть функция репи- страции и группировки в формализованном цифровом выраже­нии информации, связанной с хозяйственными, демографиче­скими и иньими социальными процессами с целью их анализа, контроля и оптимизации.

Еще в древности документы возникали в ответ на потреб­ность © учете земли, урожая, скота, населення, долгов и т. д. Со временем происходит возрастание роли учета, в первую очередь учета и контроля за производством и распределением. Особенно усилилась эта роль с переходом к социалистическо­му хозяйствованию, что вызвало к жизни формулу: «Социа­лизм — это учет»²³.

В документах, выполняющих функцию учета, отражены и систематизированы прежде всего многообразные проявления хозяйственной деятельности государства и его исполнительно- распорядительных органов. Учет—необходимое условие не только нормального процесса общественного воспроизводства, планирования »и управления экономикой, но и правильной по­литики в области демографии, урбанизации и во мнопих дру­гих сферах социальной жизни. Поэтому документы, наделен­ные функцией учета, фиксируют в специфической форме весь­ма широкий спектр информации. Основные виды учета —ста­тистический, бухгалтерский, оперативный — находят отраже­ние в статистических и финансово-экоиомичеаких документах.

Функция документа как исторического источника изучает­ся, так как изменяется роль самого документа в обществен- матикой, исследующими содержание документа и его форму.

Рассмотренные функции документа имеют следующие осо­бенности. Некоторыми функциями документ наделяется созна­тельно (информационной, управленческой, учета, отчасти ком­муникативной и правшой), другие присущи ему объективно и, ка/к правило, не осознаются автором (социальная, культурная, исторического источника, отчасти коммуникативная и пра­вовая) .

Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Например, указ —информационную, культурную, коммуникативную, со­циальную, управленческую, правовую, исторического источни­ка; аттестат зрелости — информационную, культурную, соци­альную, правовую, исторического источника. Однако поли­функциональность документа не исключает доминирующей ро­ли какой-либо одной его функции. В документе (например, в акте управления) обычно преобладает одна функция (в дан­ном случае управленческая), но в то же время он выполняет и другие функции (информ«ационную, коммуникативную, со­циальную, культурную, исторического источника). Автор до­кумента субъективно наделяет его, как правило, одной функ­цией (например, учета), объективно же этот документ несет и иные функции.

Удельный вес той или иной функции со временем изменяет­ся, так как изменяется роль самого документа в обществен­ных отношениях, в данной социальной системе, в процессе управления и т. д. Например, через 30, 50, 100 лет после соз­дания документа удельный вес коммуникативной, управлен­ческой, правовой и учетной функции уменьшается, тогда как остальные функции выходят на первый план. Это связано с тем, что оперативная, деловая информация, содержащаяся в документе, со временем превращается в ретроспективную, актуальность которой резко снижается, а действенность, нор­мативное и регулятивное значение и вовсе утрачивается.

Ш

Все перечисленные функции можно подразделить на функ- 1 ции оперативного характера, .время действия которых ограни- I чено (управленческая, правовая, учета), и функции постоянно I действующие, обеспечивающие историческую I социально-1 культурную преемственность (информационная, социальная, I культурная, коммуникативная, исторического источника). Та- I ким образом, одни функции со временем полностью исчерпы- I ваются и вытесняются другими, объективно заложенными, как I и первые, при создании документа.

Следовательно, функция документа, его целевое назначе- I ние, определяются необходимостью в реализации конкретной I общественной потребности. Особенно рельефно (Выражены функции «не в единичном документе, а в комплексе докумен- К тов, в крупном документальном массиве. Классификация до-1 кументов по функциональному признаку явится предпосылкой I более глубокого их изучения.

П. СПОСОБЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ