3. Унификация текстов документов

По содержанию доку/менты делятся на индивидуальные -и типовые. «Типовые документы — документы, отражающие од-І нородные вопросы -и составленные по одинаковым образ-.] цам» §§ В 'настоящее время большая часть документов, со-3 здаваемых в учреждениях, іимеет индивидуальное содержа-¹ иие. Такие документы составляются каждый раз заново и их содержание не повторяется в других документах. Однако, не-j смотря іна многообразие документов, создающихся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, диапа^ зон производственных ситуаций, дающий повод для их состав-, ления, сравнительно ограничен. іБольшое количество докумен-] гов, создающихся «при однотипности «производственных ситуа-і ций, ставит вопрос о необходимости унификации и типизации документов со стороны их содержания, разработки сборников трафаретных документов. Трафаретные документы — докумен­ты, имеющие стандартный текст (часть текста) и, дополняю-; щее его, индивидуальное содержание.

Унификация и типизация документов, начатая в дореволю­ционном делопроизводстве, в советский период проводится не только в ведомственном, но и в общегосударственном масшта­бах. Уже в 20-е «годы отдельные наркоматы разрабатывают и издают трафаретные бланки. В первых стандартах на доку­менты (деловые 'письма, телефонограммы, протоколы заседа­ний)⁵⁰ наряду с унификацией формы документов частично за­трагивались и вопросы написания текстов документов.

І _:к0ішє iyt)U-X годо.в в связи с бурным ростом объемов Iff НИй ^{и нео}^^{ходнмостью} механизации и автоматизации ее Кб'отки интерес к проблемам унификации документов зна- Кельно усиливается. С середины 1960-х годов -начинается Ьра-ботка сборников типовых текстов отдельных крупных Йдприятий, учреждений: Ждановскрго завода тяжелого ма- Ьностроения, Московского завода малолитражных автомоби­ли, Министерства тяжелого, энергетического и транспортного Машиностроения, Министерства автомобильной промышлен­ности І многих других. -Кроме того, почти в каждом учрежде­нии, предприятии и организации применяется большее или меньшее количество отдельных трафаретизнрован'ных бланков, ^держащих постоянную информацию.

| .Составление документов с -применением трафаретных тек­стов основано на использовании'часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью :письма. Трафаретная часть документов заранее отпечатыва­ется-.на бланке, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, іпечатается на пишущей машине, на пи­шущем автомате.

Наибольшая (повторяемость текстов встречается в докумен­тах, направляемых в адрес подведомственных предприятий, [организаций и институтов.

Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех от­раслях народного хозяйства, 'причем как в пределах одного предприятия или учреждения, так и системы однородных предприятий или учреждений одного ведомства или -группы однородных учреждений и "предприятий разных ведомств. ||| ; кой, например, сборник разработан для всех молочиоконсерв- |ных комбинатов Всесоюзного объединения Союзконсервмо- : локо.

Особенно возрастает значение унификации текстов доку­ментов в настоящее 'время в связи с разработкой автоматизи­рованных систем управления и широким, внедрением элек­тронно-вычислительных машин, работа которых базируется на і единстве (показателей и сопоставимости данных в первичных ; и обобщающих документах.

Опыт по разработке трафаретных документов, накоплен­ий в (последние /годы, -позволяет наметить основные моменты •к выявления, создания и 'внедрения. Прежде всего выягсняют- ^е| Функции и задачи структур-ных «подразделений и какая до­кументация создается в процессе их выполнения. Выявление Документов с повторяющимся текстом и подлежащих трафа- Ретизаїции проводится -путем полистного просмотра всей доку­ментации за лрошедший тод или полгода. Работа по выявле­нию текстов, -подлежащих трафаретизации, будет особенно

І 67

успешной, если к ней 'будут привлечены исполнители, хорошої знающие каждый участок -работы. Они должны подсказать 1 на какие документы следует обратить особое внимание.

Выявив документы І повторяющимся іпо смыслу текстом',! на их основе 'составляется трафаретный текст. -При этом еле-1 дует стремиться, чтобы трафаретный бланк можно было ||J пользовать при «наибольшем .количестве ситуаций.

Подготовка трафаретного-бланка должіна вестись на основе! требований (Государственных стандартов на документамию.

Разработанные проекты трафаретных документов пред- ставляются в структурные подразделения »на согласование.¹ При этом они корректируются с участием сотрудников под­разделения, так как могут содержать 'специфические профес-,¹ сиональные термины и обороты. Согласованные трафаретные документы группируются по вопросам, на них составляется классификатор, и каждый трафаретный текст получает свой номер. Затем тексты комплектуются в сборник, .который утвер­ждается руководством предприятия или учреждения. Каждый текст, как правило, в сборниках /представлен в двух экземпля­рах: первый — трафаретный бланк, второй — заполненный об­разец. Сборник снабжается 'рекомендациями по организации внедрения трафаретных текстов.

Сборники рассылаются во все структурные подразделе­ния, -где определяется необходимый тираж каждого докумен­та, исходя из месячной потребности. После определения тира­жа, каждый трафаретный текст печатается в соответствующем количестве экземпляров и передается в структурные подраз­деления и в машинописное бюро. Трафаретные тексты вво­дятся в действие приказом руководителя предприятия или учреждения.

Порядок применения таких текстов предполагает несколь­ко вариантов.

Первый вариант. У исполнителя |имеется экземпляр сборника трафаретов. При составлении письма он находит в сборнике нужный текст и заполняет бланк -заказа в машбюро с указанием номера текста и вставок.

Прошу отпечатать «в- экз.

Текст №

Адрес

Вставки 1

-3

в Пр" составлении -письма он подоирает соответствующим гідрет, 'под копирку заполняет необходимое количество III Ш$ров и натравляет адресатам.

Шетий вариант. У исполнителя имеется набор трафа- в. При составлении письма он заполняет трафарет в одном £_еМ'_пляре и передает в машинописное бюро для .размноже- & Машинистка по номеру текста находит аналогичный тра- L_eT и впечатывает в него адрес и вставки или при необХоди- ости перепечатывает текст целиком. Экземпляр, заполненный L-авителем, подшивается вдело, а отпечатанные экземпляры управляются .по адресам.

Сборник типовых писем следует иметь на каждом рабочем іесте как справочный материал.

При разработке трафаретных документов следует одновре­менно стаївить вопрос о передаче права (подписания этих доку­ментов начальникам структурных подразделений, что упростит іуть движения документа и сократит время его оформленим. Применение трафаретных текстов позволит увеличить про- звддительность труда исполнителей, повысить оперативность іабот в сфере управления. Составитель, имеяіперед собой тра­фаретный текст, освобожден от кустарничества и раздумыва- ия над тем, как писать. Трафаретный текст предупреждает юзможноість пропуска важных частей информации. Адресату їблегчается ориентировка в информации, которая расположе­на в определенном порядке. Трафаретный текст, обеопечивая ючность и четкость изложения, требует минимальных затрат времени специалистов на составление и оформление докумен- гов. При использовании трафаретного текста заполняются только пропуски и адреса. Бремя на написание текста и его Редактирование -сокращается более, чем в 3 раза. Если на на­писание обычного письма затрачивается 15—20 минут, то на шолнение трафарета іне более 3—8 минут. Кроме исключе­ния стадии составления черновика, ликвидируется и много­кратная перепечатка текста.

і Работы по методике унификации текстов документов, их ти­пизации и трафаретиза-ции в общегосударственном масштабе Делись в рамках разработки Е'ГСД. В «.Основных положениях» р€Д выделен раздел «Подготовка служебных документов», Щ Рассматриваются вопросы унификации документов, тіра.ви- ¹³ их составления и оформления, и требования к текстам до­центов. Составной частью ЕГСД являются и утвержденные ^1Тандарты на организационно-распорядительную документа- ЇЇ¹⁰ (ГОСТ 6.38—72 — Основные положения и ГОСТ 6.39— ^Формуляр-образец).

їіт я ^И У^ниФ^икаини документов в общегосударственном мас- абе ЕГСД считает (целесообразным разработку схемы ^стР°ения текста каждого конкретного вида документа. ГОСТ

1.38—72 и Основные положения ЕГСД выдвигают требованцЗ деления текста документа на составные части — разделы, щт разделы, пункты и -подпункты с обязательной нумераций арабскими цифрами по правилам, приведенным в ГОСТ 1.5—68. Общие требования «к текстам документов изложены в! ЕГСД. При подготовке текстов документов рекомендуется-! заменять сложные предложения простыми, применять устойJ чивые (трафаретные) словосочетания, чаще использовать пряЗ мой «порядок слов в предложении (подлежащее, сказуемое, 1J1 полнение, определение после определяемого слова, В"ВОДНЫе слова в на-чале предложения и т. д.).

В плане дальнейшей унификации текстов документов ве-.| дутся разработки по сокращению и унификации их словарного! состава, упрощению (грамматики текстов.

4. Элементы текста

Важным элементом текста является заголовок. Заголовком документа называется обозначение его краткого содержания. В XVIII в. вместе с выделением наименования вида или раз ] новидности документа в самостоятельный элемент часто дава­лось его краткое содержание, например: «рапорт о получении указа». Позднее обозначение краткого содержания дается от-1 дельно, перед текстом, инюпда входит в состаїв бланка до.ку-1 мента, становясь таким образом обязательным элементом.

В XIX в. многие документы, в том числе и небольшие, име­ли заголовки. «(Положение о письмоводстве и делопроизводст-] ве -в военном ведомстве» отменяло составление заголовка к кратким и несложным документам. Вместе с тем указывало, что к большим и сложным текстам следовало давать такой за-1 головок, который бы мог -«служить готовой -записью во входяС щий журнал»⁵¹. Заголовки значительно облегчили ознакомле-] ние с документом и ускорили его обработку!

В советский (период уже в проекте «Общих правил доку-| ментации и документооборота» указывалось на .необходимость заголовка как элемента документа. «Перед текстом письма должно быть кратко указано его содержание в именительном падеже и в одной фразе, занимающей, как правило, не более одной строки»⁵². В ГОСТах на ОРД заголовок также назван ка-к обязательный «реквизит.

Все служебные организационно-распорядительные доку­менты формата А4 должны иметь заголовок независимо от ви­да, содержания и назначения документа. Без заголовка разре­шается составлять лишь ■короткие документы на формате А5 (148X210), извещения, телеграммы и телефонограммы.

Заголовок формулируется составителем документа. В нем _атко и точно | одной фразе должно быть отражено основ­ное содержание документа, например: «О поставке тары в у квартале»; «О распределении молодых специалистов».

Для документов сложных .по содержанию составляются Подзаголовки. Заголовок, помещается в левом верхнем углу документа под обозначением автора, номера и даты (рекви­зит 18). Заголовок значительно упрощает обработку докумен- _та. По нему сразу, не читая всего текста, можно получить представление о содержании документа. Заголовок облегчает регистрацию документа, его распределение на исполнение, контроль за сроком исполнения документа. Заголовок помога­ет правильному включению документов в дела и облегчает поиск нужного документа в деле. Обязательное составление заголовка важнейшее требование культурного составления документа.

,В ответных письмах перед заголовком после номера и даты отправляемого документа дается ссылка на индекс и дату ини­циативного документа (реквизит Л 5). Эти данные служат поис­ковым (признаком. По ним подбирается переписка по одному вопросу.

Многие служебные документы имеют приложения. В XIX в. приложения к документам стали оформляться самостоятельно. Указание о наличии приложения делалось или їв конце текста основного документа, или в блаїике, например: «С ириложени- | ем форм «письмоводства».

экз.

л. в.

Порядок оформления приложений в .советских документах до (последнего времени не был определен. Проект «Общих пра- I вил документации и документооборота» указывал лишь на не- I обходимость обозначения числа приложений без указания ко- I личества листов. Обычно приложения дополняют, разъясняют, І детализируют отдельные вопросы основного документа. В со­ответствии с требованиями 'ГОСТов указание на наличие при­ложения, упоминаемого в тексте, делается в виде отметки пос­ле текста документа перед подписью по форме:

Приложение на -

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экзем«пляров.

Например:

Приложение 1. Текст плана научно-исследовательских работ на 1978 г. на 2 л. ш 1 экз.

2. Отзывы по проекту плана на 3 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов <не указывается. Приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, датьіі подписи. (Кроме того, на приложениях в верхнем правом углу] делается отметка, указывающая на связь приложения с основу ным документом.

■Приложение і№ 1 к приказу директора завода I от 30.09.75. № 238

v. системы документации

1. Понятие «система документации»

Система документации представляет собой комплекс взаи­мосвязанных документов, в которых последовательно отража­ется деятельность определенной отрасли государственного управления (промышленности, сельского хозяйства, транспор­та, здравоохранения, культуры и т. д.), отдельная функция вправления (•планирование уфинансирование, материально-тех- | ническое снабжение и т. п.), уровень управления, определяе- I мый местом данного объекта в системе органов государствен­ной власти и .государственного управления (министерство, объ­единение, .предприятие; областной Совет депутатов трудящих- I ся, районный Совет депутатов трудящихся и т. д.).

В отраслевых системах документации фиксируется произ- I водственная деятельность, присущая конкретной отрасли на- I родного хозяйства, культуры, здравоохранения и т. п. Таких I систем будет столько, сколько существует отраслей. Причем I их количество в связи с научно-технической революцией, появ- I лением новых отраслей науки и техники постоянно увеличи- 1 вается.

і функциональных системах отражаются важнейшие функ- I ill управления: организация, планирование, регулирование, ] контроль и др. Функциональные системы могут быть либо во всех учреждениях, организациях и «предприятиях, либо в части I из них, либо только в отдельных.

Система документации характеризуется всеми теми призна- I ками, которые присущи другим системам. Основные из них:

• деление системы на подсистемы;

• взаимосвязь внутри и между системами;

• наличие внутренней организации;

• автономность элементов системы;

• способность к развитию и т. д.

Система документации отрасли или отдельной функции I Управления делится, в свою очередь, на подсистемы, определя- 1 ^емые содержанием документируемой деятельности.

В системе документации можно выделить ряд самостоя- , Ильных подсистем, характеризуемых определенной задачей | Управления или соответствующим уровнем управления.

Так, например, система плановой документации включает в себя в соответствии с функциями плановых органов подсис­темы организации и методологии планирования, перспективно­го планирования, текущего планирования. Такие подсистемы решают комплекс задач іпо планированию. Названные подсис­темы могут, в свою очередь, .подразделяться на более узкие подсистемы, отражающие решение отдельных задач: перспек­тивного планирования промышленности, сельского хозяйства, транспорта, связи и т. д.

Исследуя эту же -систему по уровням управления, можно наметить подсистемы документации, образуемой в Госплане СССР, Госпланах союзных и автономных республик, област­ных и районных плановых комиссиях.

Внутри системы, между ее элементами, существуют много­численные и разнообразные взаимосвязи, проявляющиеся в единстве задач, решаемых данной системой. Как отмечают спе­циалисты, «... важная особенность целостной системы состоит в наличии в ней внутренней организации, представляющей со­бой специфический способ взаимосвязи, взаимодействия обра­зующих его компонентов»

Документы в системе функционируют не изолированно. Каждый из них занимает определенное место, предназначен для определенных целей и отражает в своем содержании внешние и внутренние связи, а также иерархию системы управ­ления, что проявляется в обязательности актов «вышестоящих органов управления для нижестоящих.

Характерной особенностью систем документации является их взаимосвязь и взаимообусловленность, а нередко и взаим­ное проникновение друг в друга. Организационно-распоряди­тельная документация, например, тесно связана.как с отрасле­выми, так и с функциональными система-ми документации. В ней отражаются такие функции управления, как руководство, контроль, организационные вопросы, планирование, отчетность и т. п.

Организационно-распорядительная документация представ­ляет для других систем правовую основу. (ссылки на поста­новления, решения, приказы, инструкции и другие норматив­ные документы). В ней находит отражение ряд вопросов ис­полнительно-распорядительной деятельности органов управ­ления.

Тесно связаны между собой системы /плановой и отчетно- статистической документации. Так, если различные виды пла­нов входят в состав плановой до»кументации, то отчеты об их выполнении относятся к отчетно -ст ат истическо й системе.

і Афанасьев В. Г. Научное управление обществом. М., 1968, с. 9.

Связь проявляется на всех стадиях периода действия планов. _ка,_к в ходе переписки по их выполнению, так и на заключи­тельной—подведении итогов в «виде отчетов.

Таким образом, системы документации взаимосвязаны, взаимообусловлены, как и процессы управления, которые они обслуживают⁵³. Автономность системы проявляется в возмож­ности определенной самостоятельности функционирования и .развития каждой части системы. Это означает, что подсистема может функционировать и выполнять свои задачи относитель­но других подсистем данной системы в значительной степени самостоятельно. Так, например, в подсистеме «учет имущест­венно-материальных ценностей» ведутся книги и картотеки реализации товаров и материалов, по учету основных средств; акты о -приеме, сдаче и списании имущества и материалов; акты снятия наличия и остатков материалов и др. Все эти до­кументы выполняют важную и достаточно самостоятельную роль в производственной деятельности учреждения.

В то же время это не противоречит принципу'взаимосвязи с другими подсистемами в решении общих задач данной систе­мой. Каждая система непрерывно развивается вместе с услож­нением и развитием функций управления, которые она отража­ет. Наряду с этим развитие системы происходит и в связи с изменением -технологии управления, его технической оснащен­ности и усложнения управленческих задач.

Следовательно, система документации отвечает основным пр иэн а к а м с исте м ы.