МИНИСТЕРСТВО ВЫСШЕГО И СРЕДНЕГО СПЕЦИАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РСФСР

Московский государственный историко-архивный институт

М. П. ИЛЮШЕНКО, Т. В. КУЗНЕЦОВА, Я. 3. ЛИВШИЦ

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

ДОКУМЕНТ И СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

1977 Учебное пособие Под редакцией доцента я- 3. Лившица

Москва —

Учебное пособие'подготовлено коллективом авторов — пре­подавателей кафедры доиу-ментоведения и организации госу­дарственного делопроизводства Моюковюкого государственного истор и ко-архивного института.

Введение и глаїва V написаны доцентом Лившицем Я. 3., гла'ва I —доцентом Илюшенко М< П., тла®,а ІЇ — доцентом Кузнецовой Т. В., главы III, IV — доцентами Илюшенко М. П. и Кузнецовой Т. В.

Авторский -коллектив выражает глубокую признательность профессорам їй преподав а тел ям Московского государственного историко-архивного института Ковальчук Н. А., Костомаро­ву М. Н., Люшину С. П., Мингалеву В. С., Окуневой Р. А., Ор­ловой Н. А., Селезневу Ml С., Степанову Е. А., Сшрчешо Л. Г., сотрудникам ВНИИДАД Банасюкевичу В. Д., Зайцеву А. //., Лихачеву М. Т., Соковой А. Н. тьдрушм товарищам за ценные советы и замечания ори подготовке рукописи к изданию.

Илюшенко М. П., Кузнецова Т. В., Лившиц #. 3.

документоведение'

Документ и системы документации Редактор Сушков JI. Н.

Сдано в набор 5/V1 1977 г. Л 107953 22/11-76 г. Лодп. в печ. Объем 5,25 п. л. Цена 70 icon. 3|к. 972, тир. 500

введение

Документоведение — научная дисциплина, изучающая в историческом развитии закономерности образования докумен­тов, способы их -создания, становление и развитие систем доку­ментации и систем документирования.

В соответствии «с этим в учебном in о с об и и излагаются -поня­тие документ, его функции, -способы документирования. Под­робно освещается процесс складывания формуляра документа и его реквизитов. Изложение ведется 1 историческом разрезе, позволяющем познать закономерности развития функций доку­мента, -становление его формуляра, особенности создания и оформления документа в различные периоды развития общест­ва. Далее освещаются теоретические основы классификации документов, складывание их >в шервичные и сложные «комплек­сы, возникновение и (развитие систем документации. В пособии прослеживается история становления и развития систем доку­ментирования, теоретические ©опросы научной и практической ценности документов.

Рассмотрение узловых вопросов теории документоведения в их историческом развитии имеет не только познавательное, но и большое 'практическое значение. В. И. Ленин учил: ««не за­бывать основной исторической связи, смотреть на каждый во­прос с точки зрения того, как известное явление в истории воз­никло, какие главные этапы в своем развитии это явление про­ходило, и с точки зрения этого его развития смотреть, чем данная вещь стала теперь» | Такой подход к изучению доку­ментоведения позволяет установить причинно-следственные связи, уяснить взаимосвязь документоведения со смежными науками, его роль В место в системе наук.

В. И. Ленин указывал в связи с этим: «Весь дух /марксиз­ма, вся его система требует, чтобы ікаждое положение рас­сматривать лишь (а) исторически; |g§ лишь в связи с дру­гими; jgf! лишь в связи с конкретным опытом истории»¹.

Применение принципа историзма к разработке проблем до­кументоведения дает возможность проследить, какие измене­ния претеріпевали взгляды на документ, системы дсжумента- ціні її документирования їв разные исторические периоды, как изменялась практика работы с документами, .какие на осно,ва« нии этого делались обобщения. Принцип (партийности і при­менении к документоведению означает необходимость за.нять определенную позицию, идейную установку в оцен.ке фаіктов, в «подходе .к решению -практических и научных задач. Диалек- тико-матеїриалистичеокий (принцип развития способствует ис­следованию вопроса о возникновении и становлении дакумен- говедения как научной дисциплины².

Особенностью становления и -развития документоведения является то обстоятельство, что оно шло от практических по­требностей, от .необходимости совершенствования организации делопроизводства. Конечно, становление документоіведения каїк научной дисциплины в XIX — начале XX в. находилось «>ще в зачаточном «состоянии.-

После Великой Октябрьской социалистической революции теоретические разработки в области делопроизводства -стали развертываться значительно шире. Стиміулом к развитию на­учных исследований послужили труды іВ. И. Ленина, їв кото­рых содержатся многочисленные указания .по вопросам науч­ной организации управленческого труда, в частности делопро­изводства.

В 1930—< 1940 гг. проблемы документоведения стали в.се более тесно увязываться, с архивоведением. Подтотов.ка в Мос­ковском государственном историко-архивном институте кадров специалистов высшей квалификации для работы в государст­венных архивах, а затем и работников ігосу.дарствен.ного дело­производства, вызвали необходимость научной разработки проблем документоведения, ставшей одной из іпрофилирующих дисциплин учебного плана. Взимание ік теоретическим пробле­мам документоведения особенно усилилось і Г960—1970 гг. в связи с разработкой и внедрением Единой государственной системы делопроизводства и информационной базы автомати­зированных систем управления.

Важнейшей задачей документоведения на современно-м зтаїпе является теоретическое обоснование /процессов докумен- таїционного обеспечения аппарата управления. Сама же орга­низация документных работ: прием, распределение, регистра­ция документов, контроль исполнения, справочная работа, практические вопросы классификации документов, порядок проведения экспертизы ценности, хранение и использование документов — іпредмет делопроизводства.

Знания в области документоведения необходимы для глу­бокого и всестороннего овладения делопроизводством, органи­зацией управленческого труда в учреждениях. Не зная основ­ных теоретических положений, заложенных ев документоведе­нии, нельзя .правильно решать вопросы .подготовки, обработки документов, .классификации и использования документной ин­формации. Большое значение документоведение имеет .при раз­работке информационной базы автоматизированных систем управления. Теоретические проблемы, исследуемые в докумен­товедении, помогают .рационально организовать документаци- онное обслуживание работы аппарата управления.

Методолопической базой документоведения, как и других наук; является марксизм-ленинизм. Марксистско-ленинская методология дает возможность познать документоведение в его развитии. Основополагающими для развития документове­дения как науки являются такие категории марксистской фи­лософии, іка.к форма и содержание, количество и качество, еди­ничное, особенное и всеобщее, причина и следствие и др.³, что позволяет -не только правильно подойти к определению ключе­вых .понятий документоведения, но и наметить оптимальные пути разрешения задач, стоящих іперед научной дисциплиной.

Из общеметодологичеаких положений'вытекают частные и специальные методы, применяемые в конкретных -науках. Под частными методами понимается система приемов, способов изучения (Предметов и явлений, применяемых в той или иной науке.

В до'кументоведении получили распространение такие част­ные методы, как описание, анализ, сопоставление, классифика­ция, обобщение, измерение и вычисление и др. Широко исполь­зуются общенаучные методы: системный, функциональный, моделирования, формализации, экономико-математические ме­тоды.

Специальные -методы тесно связаны с частными. Применя­ются они только в одной или нескольких близко связанных между собой науках. Область их распространения, таким об­разом, іуже частных методов.

К специальным методам їв документоведении относятся ме­тоды унификации и стандартизации документов, минимизации путей и процедур документооборота, однократности в дело­производственных операциях и документировании, выявления и отбора документов, экспертизы ценности документов и др.⁴.

Единство общеметодологических положений, частных и спе­циальных 'методов составляет методологию документоведения.

Источниками изучения документоведения являются труды В. И. Ленина и решения Коммунистической партии. В этих до­кументах содержится «ряд цен-ных указаний, имеющих метоДо. логическое значение ДЛЯ решения теоретических 'вопросов до. кументоведения.

Другой важной группой источников являются законода­тельные акты и материалы. За дореволюционный .период зако­нодательный материал, опубликованный в «Полном 'собрании законов Российской им/перии» и «Оводе законов Российской империи», характеризует системы документации и документи­рования, сложившиеся в учреждениях XVIII—XIX вв. В .совет­скую эпоху законодательство по документоведению нашло от­ражение в «Собраниях узаконений РСФСР», «Собраниях за­конов СССР», «(Собраниях '/постановлений правительства СССР» и союзных республик, в ««Ведомостях Верховного Со­вета СССР» и союзных республик. Для удобства пользования этими актами они опубликованы в учебном пособии «Сборник законодательных актов по делопроизводству (1917 — 1970 гг.)»⁵.

Литература по документоведению невелика. В дореволюци­онный период некоторые теоретические обобщения в части классификации документации и определения ряда понятий из области делопроизводства ХіІХ в. были предприняты Н. В. Варадинавым⁶, а в начале XX в. И. И. Рихтером⁷.

Нет специальных работ по документоведению и в советский период. Отдельные теоретические вопросы поднимались в из­даваемой в 1920-х пг. литературе по делопроизводству, кото­рая в основном представляла руководства практического ха­рактера для работников советских учреждений. Особого вни­мания в области теоретических обобщений заслуживают рабо­ты Н. В. Русинова, С. Н. Голубова, П. В. Верховіского⁸.

Наиболее серьезно в теоретическом плане вопросы о доку­менте, его функциях, системах документирования .были постав­лены в учебном пособии К. Г. Митяева «Теория и практика архивного дела» ^,0. Этим вопросам был посвящен первый раз­дел пособия «Общее документоведение». Более углубленную и расширенную трактовку вопросы документоведения получили сначала в учебном пособии К. Г. Митяева «История и ор-гани- зация делопроизводства в СССР»", а затем в учебном лосб^ бии «.История делопроизводства в СССР» под ред. Я. 3. Лив­шица и В. А. Цикулина ⁹. Отдельным «вопросам документове­дения посвящен ряд статей, помещенных в журнале «Совет­ские архивы», трудах Московского государственного историко- архиївного института, т.рудах Всесоюзного научно-исследова­тельского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и др.

Как «научная дисциплина документоведение тесно связано с архивоведением, документалистикой, информатикой, источ­никоведением, теорией управления, правовыми дисциплинами. Документоведение в настоящее время оказывает прямое и не­посредственное влияние на состояние и развитие архивоведе­ния .как науки. Это объясняется тем, что архивы, призванные хранить и использовать документальные богатства, выполняют свои задачи тем успешнее, чем более качественны документы, созданные в делопроизводстве.

С развитием общественных отношений и научно-техниче­ского прогресса возникли и начали бурно развиваться доку­менталистика, информатика, базирующиеся на, документной информации. Известное .влияние на их развитие оказало доку­ментоведение, накопившее значительный опыт в изучении до­кумента. Документалистика —кибернетическая дисциплина, изучающая динамику и структуру информационных потоков и массивов ¹⁰. В отличие от документоведения, документалисти­ка рассматривает їдоку мент как любую фиксированную инфор­мацию. Информатика занимается «исследованием методов и средств сбора, .переработки, хранения, поиска и распростране­ния научной информации» ^м.

Документоведение использует опыт исследования докумен­та, накопленный источниковедением, дипломатикой, археогра­фией, и, в свою очередь, оказывает влияние на развитие этих наук. Особенно близко к документоведению источниковедение, так как обе эти науки изучают структуру, свойства документ­ной (источниковедческой) информации в историческом раз­витии.

На развитие документоведения значительное влияние ока­зывает теория управления, поскольку в документах отража­ются функции управления. В документах фиксируется вся мно­гогранная деятельность учреждений, организаций и пред/прия­тии. Рациональная организация документных ра'оот способст­вует совершенствованию управленческой деятельности. Доку­ментоведение связано с юридическими дисциплинами, особен- но в области разработки правовых аспектов управления.

На базе теории документоведения строятся такие приклад, ные научные дисциплины, ка/к организация делопроизводства, информационное (документное) обеспечение управления, до' кументная лингвистика, оршроектирование. В этой связи «до­кументоведение призвано изучать и обобщать опыт делопроиз­водства с целью выработки научно обоснованных положений и рекомендаций, .призванных повышать эффективность дело­производственных .процессов» ¹¹.

Тесная связь документоведения с рядом, научных дисцип­лин, постоянное расширение и углубление их в связи с научно- технической революцией, означают в то же время и влияние достижений теории документоведения на развитие других наук. Разработка и совершенствование методов подготовки, обработки, хранения и использования документной информа­ции, оптимизация документных потоков, систем документации, систем документирования оказывают значительное влияние на совершенствование управления, методов исследований доку­мента и систем документации сопредельными науч'ньпми дис­циплинами.

Настоящее учебное пособие рассчитано на студентов Мос­ковского государственного истори ко-архивного института (фа­культет государственного делопроизводства; факультет архив­ного дела — специальность «научно-техническая' информа­ция»). Оно может быть использовано и студентами других ву­зов, изучающими проблемы документоведения, сотрудниками научно-исследовательских институтов, государственных архи­вов. служащими советских учреждений.

Пособие состоит из двух частей. В первой части рассматри­вается теория документа и систем документации, во второй части — развитие систем документирования.

і. ДОКУМЕНТЫ И ИХ ФУНКЦИИ