9. Учёт процесса снабжения (заготовления).

Сущность процесса заготовления (снабжения) заключается в том, что организация за имеющиеся у нее деньги приобретает для своей деятельности все необходимые материальные ценности: сырье, материалы, топливо, товары и другое имущество. Между покупателем и поставщиком заключается договор поставки, где указываются все условия, связанные с куплей-продажей: наименование и характеристики материальных ценностей, их количество, цена, упа­ковка, способ доставки, порядок оплаты, штрафные санк­ции за нарушения договора и другие условия. Всю работу по снабжению организации выполняет отдел снабже­ния.

Кроме оплаты самих материальных ценностей, покупатель несет ряд дополнительных расхо­дов, связанных с покупкой и доставкой их на собственные склады. Эти дополнительные расходы называют транспортно-заготовителъными. К ним относят расходы по оплате перевозки (автомобильным, железнодорожным и другим транспортом), погрузочно-разгрузочные расходы, оплата командировочных расходов, различных сборов, таможенные пошлины, страхование грузов и другие. Эти два вида затрат — покупная стоимость и транспортно-заготовительные расхо­ды — составляют фактическую себестоимость материальных ценностей, приобретенных и доставленных в места хранения.

Отгрузка материалов в адрес покупателя оформляется накладной, которая сопровождает груз в пути. Получив от поставщика груз к перевозке вместе с накладной, станция (пристань) выдает ему квитанцию о приемке груза. Эту квитанцию поставщик отправляет покупателю почтой.

После отгрузки поставщик выписывает счет (при предварительной оплате) или платежное требование, которое сдает в банк, чтобы этот документ был послан также в банк плательщика. Один экземпляр платежного требования посылает почтой непосредственно покупателю. Платежные требования, квитанции о приеме грузов к перевозке, а также счета транспортных организаций вначале поступают в бухгалтерию покупателя, где их регистрируют в специальном журнале регистрации счетов и платежных требований. После регистрации полученные документы передаются в отдел снабже­ния для проверки: заказывались ли материалы, тех ли наименований, в том ли количестве, в эти ли сроки и по той ли стоимости. Если поставка материалов происходит в полном соответствии с договорными условиями, то платежные требования акцептуются, т. е. организация-покупатель дает согласие на их оплату. В случае нарушения договорных условий покупатель заявляет о своем отказе от акцепта. Плательщик может полностью или частично отказаться от акцепта в следующих случаях: при предъявлении платежных требований за не заказанные товары или не предусмотренные договором услуги; при отгрузке товаров по неправильному адресу и переадресования их поставщиком в пути следования; в том случае, если товары поставлены досрочно без согласия покупателя; когда поставлены недоброкачественные или некомплектные товары, а также товары, не соответствующие требованиям стандартов; в случае предъявления поставщиком бестоварного платежного требования (т. е. на не отгруженные фактически товары или на не оказанные услуги); когда оплата товаров или услуг уже была ранее произведена; если превышены установленные договором цены; отгружено излишнее количество товаров.

Отказываясь от акцепта, покупатель должен указать мотив отказа и сослаться на те пункты договора или условий поставки, которые нарушены поставщиком. Следует отметить, что за нарушение условий договоров поставщики и покупатели несут взаимную материальную ответственность.

В случае полного отказа от акцепта покупатель принимает товары на ответственное хранение. При этом материалы приходуются на забалансовый счет № 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение». На этом счете материалы, принятые на ответственное хранение, учитываются до тех пор, пока от поставщика не поступит распоряжение о возврате материалов, об их отгрузке в другой адрес или реализации на месте.

На основе квитанций, получаемых от поставщиков, и извещений о прибытии грузов, получаемых от станции (порта, пристани), отдел снабжения ведет журнал по учету поступающих в организацию грузов.

По квитанции и доверенности, выданной бухгалтерией, экспедитор получает груз в соответствии с данными, имеющимися в накладной, сопровождающей груз. Принимая груз, экспедитор должен проверить, нет ли на таре и упаковке следов боя, порчи, а также соответствует ли количество мест поступивших грузов данным, указанным в транспортной накладной.

При обнаружении недостачи материалов, боя, повреждений тары, товарная контора транспортной организации по требованию экспедитора обязана составить коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации. Одну копию акта станция должна выдать на руки экспедитору.

Получив материалы, экспедитор доставляет и сдает их на склад в сопровождении накладной заведующему складом. На основе накладной и платежного требования, переданного ему бухгалтерией, заведующий складом принимает материалы и выписывает приходные документы. При приемке производится проверка состояния поступивших грузов, их соответствия данным сопроводительных документов. В случае несоответствия количества и качества поступивших материалов данным сопроводительных документов составляется приемный акт. В дальнейшем на основе акта к поставщику будут предъявлены претензии за недостачу, бой и низкое качество материалов.

Если не обнаружено никаких расхождений с данными документов, то выписывается приходный ордер. Нередко вместо выписки приходных ордеров заведующий складом ставит штамп, удостоверяющий получение, на сопроводительный документ.