Документальное отражении, расчет и учет оплаты за непроработанное время

В некоторых случаях организация должна выплатить работникам те или иные суммы за неотработанное время. К таким выплатам, в частности, относятся:

• Оплата отпуска;

• Выплаты пособия по временной нетрудоспособности.

Оплата отпускных сотрудников и их расчет.

Работникам могут быть предоставлены следующие виды отпусков:

очередной ежегодный;

дополнительный;

учебный;

по уходу за ребенком;

без сохранения заработной платы.

Согласно ст.122 ТК, вновь поступивший сотрудник имеет право на отпуск, после 6 месяцев непрерывной работы. Право на отпуск также имеют сотрудники, работающие по совместительству. За всеми работниками, находящимися в ежегодном оплачиваемом отпуске сохраняется место работы и должность. Согласно ст.№115, работникам ежегодно предоставляется отпуск, продолжительностью 28 календарных дней при этом в период отпуска не включаются праздничные дни.

ст. 267 ТК РФ определен перечень лиц. которым законодательством установлены удлиненные отпуска. К таким категориям относят:

- инвалидов (минимальная продолжительность отпуска - 30 календарных дней);

- работников детских учреждений (минимальная продолжительность отпуска - 42 календарных дня);

- работников образовательных учреждений и педагогов (минимальная продолжительность отпуска - от 42 до 56 календарных дней) и т.д.;

- работников в возрасте до 18 лет (продолжительность отпуска - 31 календарный день, в удобное для них время).

Сотрудник имеет право , согласно ТК РФ, разбить отпуск на части. При этом одна из частей не может быть меньше 14 календарных дней.

Согласно ТК РФ, ст.127, сотрудник имеет право получить компенсацию за неиспользованный отпуск по согласованию с руководителем, свыше 14 обязательных дней отпуска и при увольнении за неиспользованный отпуск.

Ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются в соответствии с графиком, который утверждает администрация организации. График отпусков составляется по форме N Т-7 и утверждается не позднее чем за две недели до начала года. Оформляя отпуск работнику, бухгалтер должен подготовить приказ о предоставлении отпуска. Если отпуск предоставляется одному работнику, то приказ оформляют по форме N Т-6, если нескольким работникам - по форме N Т-6а.

Кроме того, при расчете отпускных бухгалтер должен заполнить форму N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику".

Указанные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

Для расчета отпускных необходимо рассчитать среднедневной заработок.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев.

При исчислении среднего заработка в соответствии с пунктом 5 Положения №992 из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:

а) за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ

б) работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

в) работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

г) работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;

д) работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

е) работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,4).

В случае если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось время в соответствии положением пунктом 5 Положения № 922 , средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,4), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.

Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,4) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.( Март 31 календарный день (22 рабочих) – сотрудник 12дней отработал с 1 по 16.03.11 - это 16 календарный день – расчет: 29,4 / 31 * 16= 15,17 календарных дней.)

1.Среднеднев. заработок (за день)=

Исходя из примера при не полностью отработанном периоде:

2.Среднеднев. заработок

Рассчитанная -а ср.днев. заработка умножается на кол-во дней отпуска и т.об. определяется общ.  -а отпускных работника.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю 6-дневной рабочей недели.

При этом для расчета - ы компенсации, рассчитывается ср.дневной заработок по методике расчета для оплаты отпусков. При расчете каждый день неиспользованного отпуска определяется по среднему значению (28/12) - 2,33 дня при предоставлении отпуска в календарных днях.

Если в расчетном периоде при определении отпускных и компенсаций происходило изменение  -ы оклада или ставки, то  -а заработка в расчетном периоде должна умножаться на соответствующий коэффициент повышения или понижения з/пл. В соответствии с п.16 Положения 922 ( с изменениями №916 от 11.11.2009) коэффициент на который повышаются начисленные в расчетном периоде за предшествующий повышению период времени суммы, будет определяться путем деления тарифной ставки, оклада установленных в месяце последнего повышения на тарифные ставки, оклады в каждом из месяцев расчетного периода. ( 22000/20000= 1,1)

В отдельных случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, работникам предоставляют отпуска в рабочих днях. Например, ст. 295 ТК РФ установлено, что сезонным работникам предоставляются оплачиваемые отпуска из расчета два рабочих дня за каждый месяц работы.

Для расчета среднего заработка в этом случае следует применять п. 11 Положения N 922. В соответствии с этим пунктом средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю 6-шестидневной рабочей недели.

Для равномерного отражения начисленных сумм отпускных, , организация может предусмотреть УП-ой создание резерва на оплату отпускных.  -а ежемесячных начислений резерва определяется в начале календарного года, исходя из общего объема  -ы отпускных предыдущего периода.

На  -у 1/12 от общего фонда отпускных предыдущего периода, делается проводка:

44,20,26

96

-на  -у создаваемого резерва

Если работник, в соответствии с графиком отпусков, затрачивает 2 или более отчетных периода (месяца), то согласно ПБУ 1/08, о непрерывности и временном допущении, расходы организации отражаются в том отчетном периоде, к которому они относятся, а не в том периоде, когда были произведены выплаты. Рассчитанная  -а отпускных д.б. выплачена сотруднику за 3 дня до его ухода в отпуск.

В учете на основании справки - расчета буду сделаны следующие бухгалтерские проводки:

44(96)

70

-на  -у отпускных, приходящихся на отчетный период месяца

97/расходы будущих периодов

70

-на  -у отпускных, относящихся к следующему периоду месяца