Теоретична довідка

Підготовка до відрядження включає в себе:

• підготовку документів на відрядження;

• підготовку документів для роботи у відрядженні;

• вибір транспорту;

• підготовку квитків на відповідний транспорт;

• підготовку багажу, який має включати всі важливі і необхідні речі і мати мінімальну вагу. Надмірно масивний багаж шкодить іміджу ділової людини і заважає вільному пересуванню. Рекомендуються для перевезення речей: валіза і невелика сумка (для першочергових речей). Чоловікам рекомендовано брати з собою повсякденний і вечірній костюм, жінкам – діловий костюм (класичне плаття) і вечірнє плаття.

• планування бюджету.

Найбільш поширеними формами ділового спілкування у відрядженнях є бесіди, переговори, публічні виступи.

Бесіда – це форма спілкування з метою обміну думками, інформацією, почуттями тощо і сприяє активізації зусиль партнерів для забезпечення співробітництва та впливу один на одного. Виділяють такі основні функції бесіди: обмін інформацією; формування перспективних заходів і процесів; контроль і реалізацію вже розпочатих дій; взаємне спілкування людей під час обговорення виробничих питань; підтримка ділових контактів; пошук, висунення і оперативна розробка робочих ідей; стимулювання діяльності і співпраці; розв’язання проблем, що виникли у діловому спілкуванні і т.д. Види бесід: ритуальні, глибинно-особистісні, ділові.

Переговори - це обмін думками, який відбувається з діловою метою і може мати як неофіційний, так і протокольний характер, який проводиться на різних рівнях і з різною кількістю учасників. Основні стратегії проведення переговорів: протистояння крайніх позицій; досягнення власної мети з одночасним збереженням відносин учасників; розв’язання проблеми, виходячи з її змісту (принциповий підхід). Стадії переговорів: аналіз ситуації, планування, дискусія.

Публічний виступ – це форма спілкування з групою людей (аудиторією), метою якої є передача інформації (фактів, знань, оцінок, вражень тощо). Успішність виступу зумовлене: орієнтацією лектора в умовах спілкування (визначення цілей та мотивів аудиторії, з’ясування особливостей присутніх, місця і часу зустрічі), сформованістю образу аудиторії і порівнянням його з реальними присутніми, обізнаністю з проблемою, ораторськими вміннями, попередньою підготовкою, зовнішнім виглядом, культурою поведінки тощо.

Проживання у відрядженні зазвичай здійснюється у готелях, гуртожитках, на приватних квартирах. Номер в готелі краще замовити завчасно. При оплаті за номер треба врахувати чайові, які є двох видів: традиційні (близько 10% добової норми проживання), додаткова оплата за особливу якість послуг портьє, покоївці, повару тощо). Не прийнято давати чайові працівникам бюро обслуговування. Обслуговування в готелі включає в себе систему додаткових послуг: подачу їжі в номер, масаж тощо, що вказується в спеціальному прейскуранті.

Проживання в зазначених місцях вимагає дотримання правил внутрішнього розпорядку, а також норм ввічливості.

Контрольні питання:

3. Які основні складові підготовки до відрядження?

4. Які документи готуються до відрядження?

5. Що включає в себе багаж ділової людини?

6. Які основні форми ділового спілкування використовуються на ділових зустрічах, конференціях?

7. Назвіть основні вимоги до спілкування у відрядженні?

8. Які вимоги щодо організації проживання у відрядженні?

Теми рефератів:

4. Зарубіжні ділові відрядження.

5. Організація дозвілля для ділових партнерів.

Література:

9. Дзюбенко О.Г., Присяжный Т.В. Культура дискуссии. – К., 1990.

10. Етика ділового спілкування: Курс лекцій / Т.К.Чмут, Г.Л.Чайка, М.П.Лукашевич, І.Б.Осечинська. – К., 1999.

11. Коваль А.П. Ділове спілкування. – К., 1992.

12. Леонтьев А.А. Психологические особенности деятельности лектора. – М., 1981.

13. Леонтьев А.А. Психология общения. – М., 1997.

14. Лозиця В.С. Психологія менеджменту. – К., 1997.

15. Мицич П. Как проводить деловые беседы: Пер. с серб.-хорв. – М., 1987.

16. Павлова К.Г. Психология спора. – Владивосток, 1988.

17. Романов М.В. Справочник по этикету для бизнесменов, туристов и отправляющихся в гости за рубеж. – К., 1994.

18. Секреты умелого руководителя / Сост. И.В.Липсиц. – М., 1991.

10.Томан І. Мистецтво говорити. – К., 1989.